Bước 5b — Mua hàng: vật tư nông nghiệp, NVL sản xuất đường và mua sắm chung

Nhà máy đường mua ba nhóm hàng rất khác nhau, và Agrione tách bạch chúng ngay từ đơn mua bằng trường Mục đích mua:

Mục đích mua	Mua gì	Nhập về kho	Dùng cho
Vật tư nông nghiệp	Phân bón, hom giống, thuốc BVTV (bảo vệ thực vật), công cụ	Kho Vật tư nông nghiệp (VTNN)	Cấp phát đầu tư cho nông dân theo phiếu yêu cầu đầu tư (Bước 5)
NVL sản xuất đường	Vôi CaO, lưu huỳnh, hóa chất trợ lắng, bao PP, chỉ may	Kho Vật tư sản xuất (VTSX)	Lệnh sản xuất đường tiêu hao theo BOM (Bước 8)
Mua sắm chung	Bảo hộ lao động, nhiên liệu, đồ dùng nhà máy	Kho tùy chọn	Vận hành chung

Chọn Mục đích mua trên đơn, hệ thống tự trỏ phiếu nhập về đúng kho — nhân viên mua hàng không phải nhớ cấu trúc kho.

Đường dẫn: menu Vận hành → Đơn mua hàng (ngay trong Agri Farmer, không phải chuyển sang ứng dụng khác). Bộ lọc có sẵn ba mục đích + nhóm theo “Mục đích mua”.

flowchart TD
    A1["VTNN — gom nhu cầu cả vụ theo nhà cung cấp"]
    A2["NVL sản xuất đường"]
    A3["Mua sắm chung"]
    B["Đơn mua hàng → nhận kho đúng kho đích"]
    C["Cấp phát VTNN cho nông dân<br/>tự sinh phiếu xuất kho, trừ tồn"]
    A1 --> B
    A2 --> B
    A3 --> B
    B --> C

1. Vật tư nông nghiệp: gom nhu cầu cả vụ thành đơn mua

Điểm mạnh nhất của luồng này: không nhập tay danh sách cần mua. Nhu cầu vật tư của từng thửa đã được sinh sẵn từ quy trình canh tác (Bước 4) — phòng nông vụ chỉ việc gom lại thành đơn đặt nhà cung cấp.

1.1 Gom từ Mùa vụ

Mở Kế hoạch → Mùa vụ, vào mùa vụ đang chạy (ví dụ Vụ mía 2025-2026 — NM Sông Con).
Bấm nút Tạo đơn mua — hệ thống quét toàn bộ dòng nhu cầu đã xác nhận loại Giống và Vật tư (có gắn sản phẩm, còn số lượng đầu tư, chưa nằm trong đơn mua nào), rồi:
- Gom theo nhà cung cấp: mỗi NCC một đơn nháp — NCC lấy từ Bảng giá nhập hàng của sản phẩm (nhà cung cấp đầu tiên), sản phẩm chưa khai NCC thì dồn về một NCC mặc định để xử lý sau;
- Cộng dồn theo sản phẩm: 3.200 dòng nhu cầu của 141 thửa co lại còn vài dòng mỗi đơn (ví dụ: toàn bộ NPK 16-16-8 của vụ = 1 dòng, đúng tổng số lượng);
- Gắn ngược từng dòng nhu cầu vào dòng đơn mua — bấm lại lần nữa sẽ không gom trùng, và trên mùa vụ có nút thống kê xem lại các đơn đã tạo.
Mở từng đơn nháp: rà số lượng (trừ tồn kho sẵn có nếu muốn), sửa đơn giá theo báo giá thật, rồi Xác nhận đơn hàng.

Ví dụ Sông Con: một lần bấm sinh 5 đơn — Bình Điền (phân NPK), Vinacam (urê + kali), VFC (thuốc BVTV), Viện SRI (hom giống), Netafim (tưới) — tổng gần 5 tỷ đồng cho cả vụ.

1.2 Nhận hàng vào Kho VTNN

Đơn đã xác nhận sinh phiếu nhập Kho Vật tư nông nghiệp. Hàng về: mở phiếu nhập (nút Nhận hàng trên đơn) → kiểm số thực nhận → Xác nhận. Tồn kho VTNN tăng — đây chính là nguồn hàng để cấp phát đầu tư.

1.3 Cấp phát đầu tư trừ thẳng tồn kho

Khi CBNV ghi nhận giao vật tư cho nông dân (trên phiếu yêu cầu đầu tư, Bước 5 mục 3), hệ thống tự sinh phiếu xuất Kho VTNN mang tên nông dân:

Đủ tồn → phiếu xuất hoàn tất ngay, tồn kho giảm đúng lượng đã giao;
Thiếu tồn → phiếu ở trạng thái chờ để thủ kho xử lý (nhập thêm hoặc điều chỉnh), việc ghi nhận cấp phát không bị chặn;
Dòng dịch vụ (công làm cỏ, dịch vụ máy…) không tạo phiếu kho — chỉ hàng hóa lưu kho mới trừ tồn.

Nhờ vậy chuỗi khép kín: mua → nhập VTNN → cấp phát cho nông dân → tồn kho thật, đối chiếu được với xác nhận “Đã nhận” của nông dân trên app (Bước 9).

2. NVL sản xuất đường

Tạo đơn trực tiếp ở Vận hành → Đơn mua hàng → Mới:

Trường	Cách nhập	Ví dụ
Nhà cung cấp	Chọn NCC (đã khai ở Bước 3, mục 5)	Vôi công nghiệp Kim Đỉnh
Mục đích mua	NVL sản xuất đường — phiếu nhập tự trỏ Kho VTSX
Dòng sản phẩm	Chọn mã SX-* , số lượng theo kế hoạch vụ ép	SX-VOI 40.000 kg · SX-S 5.000 kg

Xác nhận → nhận hàng vào Kho Vật tư sản xuất; lệnh sản xuất đường sẽ tiêu hao từ kho này theo định mức BOM. Bao bì thành phẩm (bao PP, chỉ may) cũng đi đường này.

3. Mua sắm chung

Vẫn màn Đơn mua hàng, chọn mục đích Mua sắm chung — dùng cho bảo hộ lao động, nhiên liệu máy phát, đồ dùng nhà máy… Sản phẩm chưa có trong danh mục thì tạo mới ngay trên dòng đơn. Nhóm này không ràng kho cụ thể, kế toán bóc chi phí theo bộ lọc “Mua sắm chung”.

Các sai lầm dễ mắc phải

Gom đơn mua khi nhu cầu chưa xác nhận — nút Tạo đơn mua chỉ lấy dòng nhu cầu đã xác nhận; thấy “không có gì để mua” thì kiểm tra lại bước xác nhận nhu cầu ở Bước 4.
Sản phẩm chưa khai nhà cung cấp — các dòng này dồn về NCC mặc định thay vì NCC thật; nên khai Bảng giá nhập hàng cho sản phẩm mua thường xuyên để đơn gom đúng nơi ngay.
Quên chọn Mục đích mua — đơn vẫn tạo được nhưng hàng nhập nhầm kho (mặc định Kho VTNN); NVL sản xuất nằm ở kho VTNN sẽ lệch cả hai báo cáo tồn.
Ghi cấp phát trước khi nhập kho — phiếu xuất sẽ treo ở trạng thái chờ vì thiếu tồn; nên nhận hàng từ NCC vào Kho VTNN trước đợt giao vật tư cho nông dân.