Khế ước nhận nợ (KW)
9. Khế ước nhận nợ (KW)
Phần tiêu đề “9. Khế ước nhận nợ (KW)”9.1. Mục đích
Phần tiêu đề “9.1. Mục đích”Khế ước nhận nợ (KW) — tiếng Anh là Promissory Note hoặc Drawdown Document — là chứng từ pháp lý xác nhận doanh nghiệp nhận tiền vay từ ngân hàng cho 1 hạn mức cụ thể.
Mỗi lần doanh nghiệp cần rút tiền từ Hạn mức tín dụng đã được NH cấp, phải lập 1 KW mới với đầy đủ thông tin:
- Số tiền rút trong đợt này
- Lãi suất + phương pháp tính
- Thời hạn vay (tenor)
- Mục đích sử dụng vốn
- Kế hoạch trả gốc/lãi
KW là đơn vị tài chính cốt lõi của module Quản lý vay — mọi nghiệp vụ phía sau (giải ngân, tính lãi, trả nợ, đối chiếu) đều xoay quanh KW.
Khi nào dùng KW?
Phần tiêu đề “Khi nào dùng KW?”- ✅ Doanh nghiệp đã ký Hợp đồng tín dụng (HĐTD) với NH (vd hạn mức tổng 100 tỷ)
- ✅ Có 1 Hạn mức cho vay thuộc HĐTD đó (vd hạn mức “Vốn lưu động” 50 tỷ)
- ✅ Cần rút 1 đợt cụ thể (vd 10 tỷ cho HĐ thi công móng dự án Dalat)
- → Lập KW 10 tỷ rút từ Hạn mức “Vốn lưu động”
Mối quan hệ với các entity khác
Phần tiêu đề “Mối quan hệ với các entity khác”Hợp đồng tín dụng (HĐTD) ← Ký 1 lần / NH / chu kỳ └── Hạn mức (Facility) ← Sub-limit theo mục đích └── KW (Khế ước) ← Rút 1 đợt ├── Lịch lãi ← Auto-generate ├── Giải ngân ← Tiền về TK nhà thầu ├── Trả nợ ← Theo lịch / trích thu auto └── Phụ lục ← Gia hạn, đổi lãi suất...9.2. Vòng đời (Workflow) của KW
Phần tiêu đề “9.2. Vòng đời (Workflow) của KW”KW có 6 trạng thái, đi tuần tự:
| Trạng thái | Ý nghĩa | Hành động chuyển tiếp |
|---|---|---|
| Nháp | KTT tạo mới, đang điền | Click “Gửi NH duyệt” |
| Đã gửi NH | Chờ NH duyệt | NH duyệt → KTT click “NH duyệt” |
| NH đã duyệt | NH đã ký, chuẩn bị giải ngân | Tạo Giải ngân + chứng từ |
| Hiệu lực | Đã giải ngân, đang trả nợ | Trả nợ định kỳ / trích thu auto |
| Đã tất toán | Trả đủ gốc + lãi | (kết thúc) |
| Huỷ | Huỷ trước khi NH duyệt | (kết thúc) |
🔒 Khi KW chuyển sang Hiệu lực, hệ thống KHÔNG cho sửa các trường giá trị (số tiền, lãi suất, tenor). Mọi thay đổi sau đó phải qua Phụ lục KW (xem Phụ lục Khế ước).
9.3. Các bước tạo và sử dụng KW
Phần tiêu đề “9.3. Các bước tạo và sử dụng KW”Bước 1 — Vào menu
Phần tiêu đề “Bước 1 — Vào menu”Vào Quản lý Vay → Khế ước nhận nợ → Tất cả KW (hoặc “Đang hiệu lực” nếu chỉ xem KW active).
Click nút “Tạo mới” (góc trên trái).
Bước 2 — Điền thông tin cơ bản
Phần tiêu đề “Bước 2 — Điền thông tin cơ bản”Section “Thông tin cơ bản”:
| Trường | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Số KW | Tự sinh sau khi save (vd KW/2026/001) | (để trống, hệ thống tự gen) |
| HĐTD | Chọn HĐTD đã ký với NH | HĐTD/2026/001 — Vietcombank — 100 tỷ |
| Hạn mức | Auto-load các hạn mức thuộc HĐTD | Vốn lưu động — 50 tỷ |
| Đối tác NH | Auto-load từ HĐTD | Ngân hàng TMCP Ngoại thương VN |
| Mục đích sử dụng vốn | Auto-load từ Hạn mức, có thể override | Vốn lưu động — Thi công móng dự án Dalat |
| Số tiền vay | Số tiền rút trong đợt KW này | 10,000,000,000 đ |
Section “Lãi suất”:
| Trường | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Lãi suất (%/năm) | Auto-load từ Hạn mức, override nếu khác | 9.5% |
| Phương pháp tính lãi | Dư nợ giảm dần / Cố định | Dư nợ giảm dần |
| Quy ước ngày tính lãi | Thực tế/360 / Thực tế/365 / 30/360 | Thực tế/360 (chuẩn NH VN) |
Section “Thời gian + Kế hoạch trả”:
| Trường | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ngày giải ngân | Ngày tiền về | 15/03/2026 |
| Tenor (tháng) | Thời gian vay | 24 tháng |
| Ngày đáo hạn | Auto = giải ngân + tenor | 15/03/2028 |
| Kế hoạch trả gốc | Bullet / Đều / Tuỳ chỉnh | Trả gốc cuối kỳ (Bullet) |
| Chu kỳ trả lãi | Hằng tháng / Quý / Năm | Hằng tháng |
Bước 3 — Save Nháp
Phần tiêu đề “Bước 3 — Save Nháp”Click “Lưu” (góc dưới hoặc Cmd+S).
Sau khi save:
- Số KW tự sinh
- Trạng thái = Nháp
- Có thể sửa mọi trường
Bước 4 — Gửi NH duyệt
Phần tiêu đề “Bước 4 — Gửi NH duyệt”Khi đã điền đầy đủ, click button “Gửi NH duyệt” ở thanh trạng thái trên cùng form.
Trạng thái chuyển sang Đã gửi NH. KTT KHÔNG sửa được giá trị nữa (chỉ sửa được nếu kéo về Nháp).
Bước 5 — NH duyệt → Hiệu lực
Phần tiêu đề “Bước 5 — NH duyệt → Hiệu lực”Sau khi NH thông báo đã duyệt (qua email/SMS/ký giấy):
- KTT click button “NH duyệt” → trạng thái chuyển NH đã duyệt
- Tiến hành Giải ngân (xem Giải ngân) — tạo Giải ngân + Hồ sơ giải ngân
- Sau khi giải ngân lần đầu thành công → KW tự chuyển Hiệu lực
- Lịch lãi auto-generate theo Tenor + Chu kỳ
9.4. Tab “Lịch lãi” — Lịch trả nợ tự động
Phần tiêu đề “9.4. Tab “Lịch lãi” — Lịch trả nợ tự động”Sau khi KW vào trạng thái NH đã duyệt (hoặc Hiệu lực), tab Lịch lãi sẽ tự sinh các kỳ trả nợ.
Cơ chế tính lãi
Phần tiêu đề “Cơ chế tính lãi”Mỗi kỳ lãi:
Tiền lãi = Dư nợ × Lãi suất × (Số ngày kỳ / Quy ước ngày)Ví dụ KW 10 tỷ, lãi 9.5%/năm, quy ước Thực tế/360:
| Kỳ | Ngày bắt đầu | Ngày kết thúc | Số ngày | Dư nợ | Tiền lãi |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15/03/2026 | 14/04/2026 | 30 | 10,000,000,000 | 79,166,667 |
| 2 | 15/04/2026 | 14/05/2026 | 30 | 10,000,000,000 | 79,166,667 |
| 3 | 15/05/2026 | 14/06/2026 | 31 | 10,000,000,000 | 81,805,556 |
| … | … | … | … | … | … |
| 24 | 15/02/2028 | 14/03/2028 | 29 | 10,000,000,000 | 76,527,778 |
Tổng lãi 24 tháng = 1,900,000,000 đ (xấp xỉ).
Kế hoạch trả gốc Bullet → trả 10 tỷ vào kỳ 24 (15/03/2028).
Cột hiển thị trên Lịch lãi
Phần tiêu đề “Cột hiển thị trên Lịch lãi”| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Kỳ | Số kỳ (1, 2, …, N) |
| Ngày BĐ / Ngày KT | Khoảng thời gian kỳ |
| Số ngày | Số ngày trong kỳ (29-31) |
| Dư nợ kỳ | Dư nợ đầu kỳ |
| Lãi suất (%/năm) | Lãi suất áp dụng kỳ này |
| Gốc kỳ | Số gốc phải trả kỳ này (= 0 nếu Bullet, kỳ cuối = full) |
| Lãi kỳ | Tiền lãi tính được |
| Gốc đã trả | Σ amount_principal allocate vào kỳ |
| Lãi đã trả | Σ amount_interest allocate vào kỳ |
| Gốc còn | = Gốc kỳ − Gốc đã trả |
| Lãi còn | = Lãi kỳ − Lãi đã trả |
| Trạng thái | Dự kiến / Một phần / Đã trả / Quá hạn |
Cập nhật khi có thay đổi
Phần tiêu đề “Cập nhật khi có thay đổi”- Phụ lục đổi lãi suất → Lịch lãi tự re-compute từ kỳ áp dụng phụ lục
- Trả nợ trước hạn → Số ngày kỳ rút ngắn, lãi giảm tương ứng
- Trả nợ qua giấy báo NH → Auto-allocate vào đúng kỳ (xem Bảo lãnh ngân hàng)
Net-off chênh lệch lẻ
Phần tiêu đề “Net-off chênh lệch lẻ”Khi NH trích đủ tiền nhưng còn lệch vài đồng do làm tròn (vd kỳ lãi 1,627,500,000 đ, NH trích 1,627,499,999 đ, chênh 1 đ):
→ Click button “Net-off lẻ” ở dòng kỳ đó → hệ thống tạo write-off repayment cho con số 1 đ → kỳ về Đã trả đủ.
Ngưỡng auto net-off: 100,000 đ (chi tiết xem Trả nợ & Trích thu).
9.5. Tab “Phân bổ công trình”
Phần tiêu đề “9.5. Tab “Phân bổ công trình””Nếu doanh nghiệp dùng cả module Realty Project (quản lý dự án), tab này cho phép phân bổ KW vào các hạng mục công trình:
| Cột | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Hạng mục | Hạng mục công trình của dự án | Móng cọc khu A |
| Tỷ lệ (%) | % của KW phân bổ vào hạng mục | 60% |
| Số tiền phân bổ | = Tổng KW × Tỷ lệ | 6,000,000,000 đ |
| Mục đích | Ghi chú cụ thể | Mua bê tông + thép giai đoạn 1 |
Phân bổ này dùng để capitalize lãi vay vào giá thành công trình theo VAS Thông tư 200 §54 — lãi vay được hạch toán TK 241 (XDCB dở dang) thay vì TK 635 (chi phí tài chính).
9.6. Tab “Phụ lục”
Phần tiêu đề “9.6. Tab “Phụ lục””Hiển thị các phụ lục đã apply lên KW (xem chi tiết Phụ lục Khế ước):
- Gia hạn: kéo dài ngày đáo hạn
- Đổi lãi suất: lãi suất mới áp dụng từ kỳ X
- Đổi giá trị: tăng/giảm số tiền vay (rút thêm hoặc trả bớt)
- Tất toán trước hạn: kết thúc KW trước Tenor
9.7. Tab “Giải ngân” + Tab “Trả nợ”
Phần tiêu đề “9.7. Tab “Giải ngân” + Tab “Trả nợ””- Giải ngân: liệt kê các đợt giải ngân + hồ sơ giải ngân thuộc KW (xem Giải ngân)
- Trả nợ: liệt kê các repayment đã thực hiện cho KW, gồm cả manual và auto-debit từ giấy báo NH (xem Lịch lãi)
9.8. Ví dụ số liệu thực tế
Phần tiêu đề “9.8. Ví dụ số liệu thực tế”Tình huống
Phần tiêu đề “Tình huống”Công ty An Phú Construction đang thi công dự án KĐT nghỉ dưỡng Dalat. Cần vay 10 tỷ từ Vietcombank để thanh toán nhà thầu thi công móng cọc khu A.
Bước thực hiện
Phần tiêu đề “Bước thực hiện”-
HĐTD đã ký: HĐTD/2026/001 với Vietcombank, hạn mức tổng 100 tỷ
-
Hạn mức cho vay: “Vốn lưu động” 50 tỷ (lãi 9.5%/năm)
-
Tạo KW rút 10 tỷ từ hạn mức trên
-
Gửi NH duyệt → NH ký giấy duyệt → KTT cập nhật state
-
Tạo Giải ngân:
- Đợt 1: 6 tỷ thanh toán HĐ thi công móng cọc
- Đợt 2: 4 tỷ thanh toán HĐ mua bê tông
-
Theo dõi Lịch lãi: mỗi tháng kỳ ~79 triệu đ
-
Tất toán cuối Tenor 24 tháng:
- Tổng lãi đã trả: ~1.9 tỷ
- Trả gốc 10 tỷ kỳ cuối
- KW chuyển Đã tất toán
Hiệu quả
Phần tiêu đề “Hiệu quả”- ⏱ Tự động hóa toàn bộ: nhập 1 lần KW, hệ thống sinh Lịch lãi 24 kỳ
- 🔍 Kiểm soát: KTT biết được dư nợ NH thực tế bất cứ lúc nào
- 📊 Báo cáo: dữ liệu KW này tự xuất hiện trong “Kế hoạch thanh toán năm” và “Tổng hợp HĐTD” (xem Báo cáo & Kiểm thử)
- 💰 Phân bổ công trình: lãi vay 1.9 tỷ tự cap vào giá thành dự án Đà Lạt theo VAS
9.8b. Phí Khế ước nhận nợ
Phần tiêu đề “9.8b. Phí Khế ước nhận nợ”Ngoài lãi, NH có thể thu phí KW. Cấu hình trên form KW, group Lãi suất:
| Cách tính | Hoạt động |
|---|---|
| % trên lãi | % tự load từ NH (Liên hệ → NH → tab Realty Identity → ”% phí KW trên lãi”), phí kỳ = % × lãi kỳ. Sửa được cả % lẫn tổng. |
| Số tiền cố định | Nhập tổng phí → chia ĐỀU các kỳ (kỳ cuối nhận phần dư làm tròn) |
Tab Lịch lãi thêm cột “Phí kỳ” (sửa tay từng dòng được) — Tổng phải trả kỳ = Gốc + Lãi + Phí. Khi trả nợ / trích thu, allocation theo thứ tự lãi → phí → gốc; kỳ chỉ “Đã trả” khi đủ cả 3.
9.8c. Thông báo Nợ/Có — điều chỉnh lãi hồi tố
Phần tiêu đề “9.8c. Thông báo Nợ/Có — điều chỉnh lãi hồi tố”Khi NH đổi lãi suất qua phụ lục nhưng doanh nghiệp đã thanh toán kỳ lãi trước khi phụ lục có hiệu lực → NH tính chênh lệch và phát hành:
- Thông báo Nợ (truy thu) — khách phải trả thêm
- Thông báo Có (truy hoàn) — khách được giảm trừ
Ghi nhận tại menu Quản lý Vay → Thông báo Nợ/Có: chọn KW + số tiền (theo chứng từ NH) + kỳ áp dụng (mặc định kỳ chưa thanh toán sớm nhất) → “Áp dụng vào kỳ” → tạo dòng “Điều chỉnh” trong lịch lãi (tô đỏ, ref số thông báo), tăng/giảm số phải trả kỳ đó.
Nguyên tắc: kỳ đã trả KHÔNG bị sửa (khớp sổ phụ NH + audit) — chênh lệch luôn phân bổ vào kỳ chưa thanh toán. Dòng Điều chỉnh không bị xoá khi “Tạo lại lịch lãi”.
9.8d. Điều chỉnh lãi suất hàng loạt
Phần tiêu đề “9.8d. Điều chỉnh lãi suất hàng loạt”NH gửi 1 thông báo điều chỉnh LS áp cho nhiều KW: dùng Quản lý Vay → Khế ước → Điều chỉnh LS hàng loạt (quyền Loan Manager):
- Lọc KW theo NH / HĐTD / hạn mức → “Tải danh sách KW”
- Xoá dòng KW không điều chỉnh (không phải mọi KW đều đổi)
- Chọn mode: Delta ±% (NH đổi lãi tham chiếu — LS mới = hiện tại
- delta, biên độ per-KW giữ nguyên) hoặc Đặt đồng loạt; sửa tay từng dòng được
- Xác nhận → mỗi KW sinh 1 Phụ lục đổi LS riêng + áp dụng (kỳ chưa trả tính theo LS mới)
Cột cảnh báo ”⚠ Cần thông báo”: KW có kỳ đã trả sau ngày hiệu lực — phần đó chờ Thông báo Nợ/Có của NH (9.8c), wizard không tính lại.
9.9. Lưu ý quan trọng
Phần tiêu đề “9.9. Lưu ý quan trọng”⚠ KHÔNG sửa giá trị KW sau khi NH đã duyệt — phải qua Phụ lục (Phụ lục Khế ước) để có audit trail.
⚠ Lịch lãi tự sinh tự động — KHÔNG cần nhập tay. Nếu cần điều chỉnh số ngày kỳ, dùng wizard “Re-generate lịch lãi” trong menu thao tác KW.
⚠ Net-off chênh lệch lẻ chỉ áp dụng khi ≤ 100,000 đ. Vượt ngưỡng phải tạo trả nợ chính thức (audit trail).
⚠ Tenor đếm theo tháng, không phải ngày. Đáo hạn = ngày giải ngân
- N tháng (vd giải ngân 15/03/2026, tenor 24 → đáo hạn 15/03/2028).
9.10. Phím tắt & mẹo
Phần tiêu đề “9.10. Phím tắt & mẹo”| Phím tắt | Hành động |
|---|---|
Cmd+S (Mac) / Ctrl+S (Windows) | Lưu KW |
Cmd+/ | Mở dropdown chọn HĐTD nhanh |
Tab | Di chuyển giữa các field |
Cmd+B | Toggle bookmark KW (xem nhanh) |
Mẹo: trên list KW, dùng filter “Sắp đáo hạn” (cron hệ thống auto cập nhật) để nhanh chóng review các KW gần đáo hạn cần gia hạn hoặc tất toán.
Tiếp theo
Phần tiêu đề “Tiếp theo”→ Giải ngân — Giải ngân & Hồ sơ giải ngân: cách tạo các đợt giải ngân sau khi KW được NH duyệt.
→ Phụ lục Khế ước — Phụ lục KW: cách lập phụ lục khi cần thay đổi giá trị, lãi suất, hoặc gia hạn KW.