Thanh lý cọc

Menu: Realty CRM → Sale → Operations → Thanh lý cọc

1. Khi nào dùng

Thanh lý cọc dùng khi phiếu cọc phải kết thúc mà khách đã nộp tiền.

Ngược lại với Hủy cọc, hệ thống chỉ cho chọn những phiếu cọc đã thu tiền, và nếu cố dùng cho phiếu chưa thu đồng nào thì báo lỗi và chỉ sang Hủy cọc.

Tình huống thường gặp: khách đổi ý, khách không vay được ngân hàng, khách vi phạm tiến độ nộp tiền, hoặc hai bên thoả thuận dừng.

2. Ba con số của một lần thanh lý

Con số	Cách có
Khách đã thanh toán	Lấy tự động từ phiếu cọc
Tiền phạt / mất cọc	Nhập tay
Hoàn lại khách	Tự tính = Đã thanh toán − Tiền phạt

Tiền hoàn không bao giờ âm: nếu tiền phạt lớn hơn số đã thu, hệ thống để về 0 chứ không tạo ra khoản khách phải nộp thêm.

Ô Hoàn lại khách tự tính nhưng sửa tay được. Đây là chủ ý — thực tế đàm phán thanh lý thường ra con số tròn khác với công thức, ví dụ hoàn 500 triệu chẵn thay vì 512.340.000. Cho sửa tay thì chứng từ khớp với biên bản thoả thuận hai bên đã ký.

Tiền phạt trong nghiệp vụ

Mức phạt do hợp đồng đặt cọc quy định, không do hệ thống áp. Thông lệ ở Việt Nam là khách đơn phương dừng thì mất cọc, còn chủ đầu tư dừng thì hoàn cọc và bồi thường thêm. Hệ thống chỉ ghi lại con số hai bên đã thống nhất.

3. Thanh lý cọc làm những gì

1. Phiếu cọc chuyển sang Đã hoàn tiền
2. Sản phẩm từ Đã đặt cọc trả về Còn bán
3. Nếu tiền hoàn lớn hơn 0 → tự sinh phiếu hoàn tiền bên Collection, ở trạng thái đã xác nhận, gắn với khách, dự án, sản phẩm và phiếu cọc
4. Ghi vào nhật ký phiếu cọc: số phiếu thanh lý, số tiền hoàn, số tiền phạt
5. Sinh chứng từ thanh lý mang số riêng, có liên kết ngược tới phiếu hoàn tiền

Việc tự sinh phiếu hoàn tiền là điểm đáng chú ý: kế toán không phải lập tay, và phiếu hoàn luôn khớp với chứng từ thanh lý. Nếu tiền hoàn bằng 0 (khách mất trắng cọc) thì không sinh phiếu hoàn — vì không có tiền ra.

4. Vì sao tách khỏi Hủy cọc

Hai chức năng có thể gộp làm một, nhưng tách ra có lý do vận hành rõ ràng:

• Phân quyền khác nhau. Huỷ một phiếu chưa có tiền là việc của nhân viên bán hàng. Quyết định hoàn bao nhiêu, phạt bao nhiêu là việc của cấp quản lý, và có khi cần cả pháp chế.
• Chứng từ khác nhau. Thanh lý cọc luôn đi kèm biên bản thoả thuận và phiếu chi. Huỷ cọc thì không.
• Số chứng từ khác nhau, để tra cứu và thống kê tách bạch.

Hai thông báo lỗi của hai chức năng chỉ ngược sang nhau, nên người dùng không bao giờ bị kẹt: chọn nhầm là được chỉ ngay sang cái đúng.

5. Số chứng từ

Chứng từ thanh lý cọc mang số dạng TLC/<năm>/<số thứ tự>.

6. Ảnh hưởng tới hàng đợi giữ chỗ

Khi phiếu cọc kết thúc, phiếu giữ chỗ đang ở trạng thái Thắng trên căn đó cần được hoàn tác. Lúc đó các phiếu giữ chỗ Tạm dừng trên cùng căn sẽ tự sống lại với đồng hồ mới, và người kế tiếp trong hàng đợi tới lượt.

Nghĩa là một thương vụ đổ không làm mất hàng đợi đã xây — khách xếp sau vẫn còn nguyên thứ tự.