Modeled data sources & OfficeConnect

Bài cuối series, dành cho kế toán lập báo cáo trên Excel: modeled data source là “cube” tài chính (Ledger/Subledger) mà OfficeConnect — add-in Excel/PowerPoint/Word của Workday — kéo số vào ô. Kế toán giữ nguyên file Excel quen thuộc, số thì refresh thẳng từ Workday.

Nền tảng và cache

OfficeConnect chạy trên Windows (add-in Office); mỗi tenant expose tối đa 3 reporting model. Dữ liệu đến Excel qua ba lớp cache — hiểu chúng để khỏi hoảng khi “số chưa thấy đổi”:

Cache	Chu kỳ	Ép làm mới
Model data (số liệu ledger)	Cập nhật hằng ngày	Task `Clear Financial Reporting Caches` (dùng sau khi đổi cấu hình/đóng sổ gấp)
Security	~1 giờ	—
Tỷ giá (FX)	~24 giờ	—

Giới hạn truy vấn: 3 năm dữ liệu trượt, ≤15 dimension tùy chọn, ≤1 triệu cell/truy vấn (đã ghi trong bài Hiệu năng và giới hạn).

Vì sao số OfficeConnect có thể lệch report thường?

Bốn khác biệt by design — đối soát trước khi kết luận “sai số”:

Security là hợp (union) các domain tài chính của user — có thể thấy rộng hơn report thường (contextual từng field).
Làm tròn muộn (tính xong mới làm tròn) — lệch ±1 đơn vị so với report cộng các số đã làm tròn.
Không tự loại trừ interworktag elimination — báo cáo hợp nhất phải tự xử lý dòng loại trừ.
Không tự tính retained earnings năm hiện hành như một số report giao sẵn.

Prism reporting model — đưa dữ liệu Prism vào cube tài chính

Phần đáng tiền nhất bài: trộn dữ liệu Prism (chi tiết subledger, dữ liệu hệ thống ngoài) vào cùng cube với ledger Workday để OfficeConnect kéo chung một chỗ.

flowchart TB
  P["Prism data source<br/>(đã publish)"] --> M["Create Field Mapping<br/>for Reporting Model<br/>(cube Ledger·Subledger)"]
  M --> V["Custom versions<br/>(mặc định: Accounting Center<br/>Journals; thêm: Specified Value /<br/>Source Field + Prism Ledger Type WID)"]
  M --> F["Custom fields<br/>(chỉ INSTANCE làm dimension;<br/>Text → qua Analytic Dimension)"]
  V & F --> OC(["OfficeConnect:<br/>ledger + Prism<br/>chung một cube"])
  style OC fill:#e7f5ea,stroke:#2e7d32

Các luật cấu hình phải thuộc:

Map đủ mọi field bắt buộc của model — thiếu mapping là truy vấn trả 0-value âm thầm, không báo lỗi.
Mỗi Prism data source chỉ được map vào model đúng một lần.
Custom version: mặc định dữ liệu Prism nhận version Accounting Center Journals; muốn tách version riêng (Actuals vs dữ liệu ngoài) thì khai Specified Value (một version cố định) hoặc Source Field (đọc từ field chứa WID của Prism Ledger Type — phải nạp WID vào dữ liệu từ khâu chuẩn bị Prism).
Custom field làm dimension: chỉ field kiểu Instance đứng thẳng làm dimension được; field Text phải đi vòng qua Analytic Dimension (dựng trong Prism trước rồi mới map).
Hợp nhất đa nguồn: nhiều Prism data source góp về cùng model bằng cách join qua WID chung — công thức quen dùng khi gom subledger từ nhiều hệ thống nguồn.

Chuẩn bị dữ liệu phía Prism (dataset, publish, Analytic Dimension) xem series Prism Analytics — bài này chỉ lo khúc gắn vào reporting model.

Khi nào chọn gì — chốt series

Report thường/Composite cho báo cáo trong Workday có drill; Worksheets cho bảng tính sống trong Drive; OfficeConnect khi tổ chức đã chuẩn hóa bộ báo cáo Excel/PowerPoint và cần số tự refresh — đặc biệt khi Slides ngừng hoạt động 16/10/2026, OfficeConnect là đường chính thống còn lại cho deck số liệu.

Chắt lọc từ Workday Reporting and Analytics Administrator Guide (mục Modeled Data Sources for OfficeConnect) — doc.workday.com.