Phụ lục Hợp đồng (Amendment)

Phụ lục Hợp đồng (Amendment)

Phụ lục là document pháp lý sửa đổi HĐ đang active. Khi HĐ đã ký + đang thực hiện nhưng cần thay đổi điều khoản (giá, diện tích, thời hạn, …) → không sửa trực tiếp HĐ mà tạo Phụ lục.

Tại sao không sửa HĐ trực tiếp?

HĐ active = đã ký pháp lý + đã sinh hoá đơn. Sửa trực tiếp:

• KH có thể tranh chấp (không biết thay đổi)
• Hoá đơn cũ không khớp HĐ mới
• Audit trail bị phá vỡ

Phụ lục giải quyết: 2 bên ký phụ lục riêng, thay đổi rõ ràng, audit đầy đủ.

Các loại thay đổi cần Phụ lục

Loại	Mô tả	Vd
Đổi giá	Tăng/giảm giá thuê hoặc phí QL	Thuê đất 50→55 USD/m²/y vì market tăng
Mở rộng diện tích	KH thuê thêm phần đất kế bên	Thêm 1000 m²
Thu hẹp diện tích	KH trả lại 1 phần	Trả 500 m² unused
Gia hạn	Tăng thời hạn HĐ	50 → 70 năm
Đổi địa điểm	Đổi lô đất khác	Lô A1 → A2 do quy hoạch
Thêm/bớt service	Thêm phí kết nối / IT / bảo vệ	Thêm “Phí bảo vệ 24/7” 500K/tháng
Đổi điều khoản	Update terms khác	Đổi escalation từ 5%/5y → 3%/5y
Đổi người ký	KH thay GĐ ký HĐ	Cao Thuỳ Dương → Nguyễn Văn B

Cấu trúc Amendment

zone.contract.amendment
├── contract_id: HĐ gốc
├── name: PL-2026-0042-001 (auto-gen, số thứ tự phụ lục của HĐ này)
├── amendment_type: price / area / duration / service / location / terms
├── reason: lý do (free text)
├── effective_date: ngày hiệu lực
│
├── changes: JSON diff
│   {
│     "monthly_rent": {"old": 250_000_000, "new": 275_000_000},
│     "billing_items": {
│       "added": [...],
│       "removed": [...],
│       "modified": [...]
│     }
│   }
│
└── state: draft / pending / approved / signed / active

State machine

Draft → Pending Approval → Approved → Signed → Active
                                ↓
                            (reject)
                                ↓
                            Cancelled

Tạo Phụ lục

Bước 1. Mở HĐ cần sửa

Bán hàng → Hợp đồng → chọn HĐ active

Bước 2. Click “Tạo Phụ lục”

Header HĐ có nút “Tạo Phụ lục” (chỉ hiện khi state = active).

Wizard amendment mở ra.

Bước 3. Chọn loại Amendment

Radio button:

• 💰 Đổi giá
• 📏 Đổi diện tích
• 📅 Gia hạn
• ➕ Thêm service
• ➖ Bớt service
• 📍 Đổi địa điểm
• 📝 Đổi điều khoản

Mỗi loại mở UI khác để Đại config thay đổi.

Bước 4. Configure changes

Vd: Đổi giá

Form hiện ra:

• Field: Monthly rent
• Old value: 250,000,000 (read-only, từ HĐ)
• New value: 275,000,000 (Đại nhập)
• Effective date: 1/1/2027

Vd: Thêm billing item

Form click “Add a line”:

• Item type: “Phí bảo vệ 24/7”
• Cadence: monthly
• Unit price: 500,000
• Start date: 1/1/2027

Bước 5. Reason (lý do)

Field text — bắt buộc. Vd:

• “KH mở rộng nhà máy, thêm 1000 m²”
• “Market giá tăng, escalation early do quote cũ”
• “KH yêu cầu service bảo vệ 24/7 từ Q1/2027”

Bước 6. Save

State Phụ lục = draft. Số PL auto-gen.

Approval workflow

Phụ lục thường cần Manager approve (vì thay đổi pháp lý quan trọng).

1. Sales rep submit: click “Submit for Approval”
2. State = pending
3. Manager nhận email + activity
4. Review diff (changes), reason
5. Approve → state = approved
6. Reject → back to draft (kèm lý do)

Ngưỡng approval

Tùy loại + giá trị thay đổi:

Thay đổi	Ai duyệt
Đổi giá ≤ 5%	Sales rep tự (no approval)
Đổi giá 5-15%	Manager
Đổi giá > 15%	CEO
Đổi diện tích	Manager
Gia hạn ≥ 10 năm	CEO
Đổi địa điểm	CEO (impact pháp lý lớn)

Cấu hình ngưỡng tại Cấu hình → Approval Thresholds.

Render PDF Phụ lục

1. Phụ lục state = approved
2. Click ”📝 Render từ template” → chọn “Mẫu Phụ lục HĐ”
3. OnlyOffice mở với data prefilled:
   • Header: PL-XXX cho HĐ ZC-XXX
   • Bảng so sánh Trước / Sau (auto từ changes JSON)
   • Ngày hiệu lực
   • Lý do
4. Edit nếu cần (thêm điều khoản đặc biệt)
5. Save → file Word + PDF lưu vào Phụ lục

📸 Screenshot: PDF Phụ lục với bảng so sánh Trước/Sau

Ký Phụ lục

1. Email PDF Phụ lục cho KH
2. KH in, ký, đóng dấu → scan trả lại
3. Chủ đầu tư ký + đóng dấu bản giấy → scan lưu Chatter
4. Sales rep / Admin: Phụ lục form → click “Mark Signed”
5. State = signed. Field date_signed auto-fill today.

Apply Phụ lục lên HĐ

Khi state = signed + đạt effective_date:

1. Cron auto chạy daily, check Phụ lục có effective_date ≤ today + state = signed
2. Apply changes lên HĐ:
   • Update billing_items theo diff
   • Update monthly_rent header
   • Update milestones nếu có
3. Phụ lục state = active
4. Hoá đơn từ effective_date trở đi dùng giá / config mới

Hoặc Admin có thể manual apply: click nút “Apply Now” trên Phụ lục.

Đã apply không undo dễ

Khi Phụ lục đã apply → HĐ bị thay đổi. Hoá đơn sinh ra dùng config mới.

Nếu cần “rollback”:

• Tạo Phụ lục mới revert changes
• Hoặc Admin manual edit HĐ (cẩn thận với hoá đơn cũ)

→ Review kỹ trước khi apply.

Theo dõi Phụ lục

Trên HĐ form

Tab “Amendments” liệt kê tất cả phụ lục của HĐ:

#	Số PL	Loại	Hiệu lực	State
1	PL-0042-001	Đổi giá	1/1/2027	Active
2	PL-0042-002	Thêm service	1/3/2027	Signed
3	PL-0042-003	Đổi điều khoản	1/6/2027	Pending

List Phụ lục global

Bán hàng → Phụ lục → list tất cả Phụ lục trong workspace.

Filter:

• My amendments
• Pending approval
• Signed but not yet active (waiting for effective_date)

Cancel Phụ lục

Nếu Phụ lục đã ký nhưng cần huỷ (vd 2 bên thoả thuận lại):

1. Mở Phụ lục
2. Click “Cancel” → confirm dialog
3. Chọn lý do
4. State = cancelled

• Nếu chưa apply → không ảnh hưởng HĐ
• Nếu đã apply → cần tạo Phụ lục mới revert (theo chính sách audit)

Báo cáo Phụ lục

Báo cáo → Amendment Reports:

Frequency

• Trung bình bao nhiêu phụ lục / HĐ?
• Phụ lục theo loại (price / area / …)
• Trend qua các năm

Financial Impact

• Tổng tiền thay đổi do amendments (positive / negative)
• KH có nhiều phụ lục giảm giá → review

Câu hỏi thường gặp

Phụ lục có thay đổi nhiều thứ cùng lúc không?

KỸ THUẬT: có (1 Phụ lục có nhiều changes).

Nhưng không khuyến nghị — Phụ lục pháp lý nên focus 1 chủ đề:

• 1 Phụ lục đổi giá
• 1 Phụ lục khác mở rộng diện tích
• …

Lý do: nếu 1 thay đổi bị KH phản đối → toàn bộ Phụ lục stuck. Tách ra dễ approve từng phần.

Phụ lục có cần thu phí ký không?

Tùy KCN policy. Một số chủ đầu tư charge:

• Phí pháp lý sửa HĐ: 5-10 triệu / lần
• Phí ký mới: theo % giá trị thay đổi

→ Add 1 billing_item one-time vào Phụ lục cho phí này (KH trả thông qua hoá đơn lease tháng sau).

Effective date có thể là quá khứ không?

Không khuyến nghị. Hoá đơn đã post với config cũ → backdate phụ lục sẽ gây lệch.

Nếu thật sự cần (vd ký Phụ lục tháng 6 nhưng hiệu lực từ tháng 5):

• Manual adjust hoá đơn tháng 5 (FC task)
• Hoặc tạo credit note bù đắp

Phụ lục có chấm dứt HĐ không?

KHÔNG. Phụ lục = sửa HĐ. Chấm dứt HĐ dùng workflow riêng (Termination) — xem trang Chấm dứt.

KH có ký Phụ lục online không?

Hiện tại: PDF + ký giấy + scan.

Roadmap Q4 2026: tích hợp e-signature (DocuSign / VnEID) — KH ký điện tử, không cần in giấy.

Liên kết liên quan

• Hợp đồng
• Chấm dứt HĐ
• Doc Engine — render PDF Phụ lục