Ước lượng 3 điểm — cam kết bằng khoảng tin cậy

“Hạng mục này bao lâu xong?” — “Khoảng 20 ngày.” Con số đơn lẻ ấy che giấu điều quan trọng nhất: độ bất định. 20 ngày nếu mọi việc suôn sẻ khác hẳn 20 ngày kể cả mưa bão. Ước lượng 3 điểm buộc đội dự án nói ra cả ba kịch bản — và cho phép cam kết bằng xác suất thay vì cảm tính.

Ba điểm và hai công thức

Với mỗi công việc, hỏi người thực thi ba câu:

• O (Optimistic) — thuận lợi nhất thì bao lâu?
• M (Most likely) — thường thì bao lâu?
• P (Pessimistic) — xui nhất thì bao lâu?

Công thức	Tính	Khi nào dùng
Triangular	(O + M + P) / 3	Ba kịch bản đáng tin ngang nhau
Beta / PERT	(O + 4M + P) / 6	Tin kịch bản “thường” hơn — phổ biến nhất
Độ lệch chuẩn σ	(P − O) / 6	Đo độ bất định của ước lượng
Phương sai	((P − O) / 6)²	Cộng dồn bất định nhiều công việc

Khoảng tin cậy — ngôn ngữ của cam kết

Với ước lượng PERT và σ:

Khoảng	Xác suất nằm trong khoảng
Ước lượng ± 1σ	≈ 68%
Ước lượng ± 2σ	≈ 95%
Ước lượng ± 3σ	≈ 99,7%

Ví dụ: hạng mục hoàn thiện có O = 15, M = 20, P = 33 ngày.

• PERT = (15 + 4×20 + 33) / 6 = 21,3 ngày
• σ = (33 − 15) / 6 = 3 ngày
• Cam kết 95%: 21,3 ± 6 → “từ 15 đến 27 ngày, gần như chắc chắn không quá 27”

So sánh hai cách trả lời chủ đầu tư: “20 ngày” (rồi trễ thành thất hứa) và “kế hoạch 21 ngày, cam kết không quá 27 với xác suất 95%” — cách thứ hai vừa thật vừa giữ được uy tín.

Giá trị với người điều hành

• Lộ ra việc rủi ro cao: hai việc cùng PERT 21 ngày nhưng σ = 1 và σ = 5 là hai câu chuyện khác nhau — việc σ lớn cần làm rõ trước khi cam kết.
• Buffer có căn cứ: dự phòng tiến độ/ngân sách đặt theo σ tổng (căn bậc hai của tổng phương sai chuỗi găng), thay vì “cộng đại 10%”.
• Chống cả hai thái cực: ước lượng ép (chỉ lấy O) và ước lượng thủ thân (đôn P) đều hiện nguyên hình khi phải khai đủ ba điểm.

Các sai lầm dễ mắc phải

1. Hỏi một con số rồi tự cộng dự phòng — dự phòng chồng dự phòng ở mọi cấp, tổng kế hoạch phình vô lý.
2. P không thật sự bi quan — “xui nhất” phải tính cả điều đã từng xảy ra (chờ giấy phép, nghiệm thu lại), không phải “hơi chậm một chút”.
3. Áp một tỷ lệ buffer cho mọi việc — việc chắc chắn và việc bất định cần dự phòng khác nhau; σ tồn tại để phân biệt điều đó.
4. Không lưu lại O/M/P — cuối dự án không so được thực tế với ước lượng thì lần sau không khá hơn.

Áp dụng trong thực tế

Dự toán & kế hoạch trong hệ sinh thái BSD

• Dự toán trong Realty Project quản lý ước lượng chi phí – khối lượng theo hạng mục có phiên bản và phê duyệt: nền để lưu O/M/P, đối chiếu thực tế qua nghiệm thu và rút kinh nghiệm định mức qua từng dự án.
• Dự phòng ngân sách theo mức bất định mô phỏng trên Acterys (kịch bản what-if trên Power BI) — thay vì một tỷ lệ cứng cho mọi dự án.
• Ở Parkone, ước lượng 3 điểm hữu ích nhất cho mốc giải phóng mặt bằng — hạng mục bất định cao nhất của dự án khu công nghiệp.

Tiếp theo: lượng hóa những điều có thể xảy ra — Rủi ro & EMV →