Cập nhật ngày đến hạn thanh toán

Menu: Realty CRM → Customer Support → Cập nhật

1. Vì sao cần dời ngày đến hạn

Lịch thanh toán sinh tự động từ chính sách, nhưng thực tế luôn có ngoại lệ:

• Khách gặp khó khăn, chủ đầu tư đồng ý giãn một đợt
• Tiến độ thi công chậm, đợt gắn với mốc thi công phải lùi theo
• Ngân hàng giải ngân chậm hơn dự kiến
• Sai sót khi khai chính sách, phát hiện sau khi đã ký

Chứng từ Cập nhật là nơi ghi nhận những thay đổi đó — có số chứng từ, có lý do, có ngày cũ và ngày mới, thay vì sửa lén trong lịch.

2. Hai loại cập nhật

Loại	Đối tượng thay đổi
Cập nhật ngày đến hạn	Ngày đến hạn của một đợt trong lịch thanh toán
Cập nhật ngày dự kiến bàn giao	Ngày dự kiến bàn giao của sản phẩm

Chọn loại, chọn đối tượng, hệ thống tự điền ngày cũ. Nhập ngày mới và lý do, rồi bấm Áp dụng.

3. Áp dụng làm gì

Với ngày đến hạn: ghi ngày mới vào đợt đã chọn, đánh dấu đây là ngày dời tay, lưu ngày cũ để đối chiếu, và ghi một dòng vào nhật ký của phiếu cọc nêu rõ đợt nào dời từ ngày nào sang ngày nào, kèm bao nhiêu đợt bị dời theo.

Với ngày dự kiến bàn giao: ghi ngày mới vào sản phẩm.

Danh sách Trễ hạn thanh toán cập nhật ngay theo ngày mới.

4. Hai lựa chọn dời kèm

Dời một đợt hiếm khi chỉ ảnh hưởng đúng đợt đó. Hai cờ trên chứng từ xử lý hai tình huống hay gặp:

Cờ	Mặc định	Làm gì
Đồng bộ các bộ lịch	Bật	Dời luôn các đợt cùng ngày đến hạn trong cùng phiếu cọc
Dời cả các đợt sau	Tắt	Đẩy mọi đợt có ngày muộn hơn đi đúng số ngày vừa dời

Vì sao đồng bộ bật sẵn. Sản phẩm tách giá Đất và Xây có ba bộ lịch chạy song song. Người dùng thường chọn đợt ở bộ chi tiết, trong khi màn hình thu tiền và danh sách trễ hạn của loại hợp đồng này lại đọc bộ tổng hợp. Dời một bộ mà bỏ hai bộ kia thì đã thoả thuận giãn nợ với khách rồi mà hệ thống vẫn báo trễ và vẫn tính lãi phạt. Đồng bộ theo ngày đến hạn cũ là cách bắt đúng các đợt tương ứng nhau giữa ba bộ.

Vì sao dời cả chuỗi lại tắt sẵn. Đây là thao tác nặng: một lần bấm có thể đổi ngày của hàng chục đợt kéo dài vài năm. Chỉ bật khi thoả thuận với khách thật sự là giãn toàn bộ tiến độ, chứ không phải chỉ khất một đợt. Nếu chỉ khất một đợt mà bật cờ này, khách sẽ được lùi cả những đợt chưa ai đồng ý lùi.

Khi tắt cờ này, các đợt sau giữ nguyên ngày cũ, kể cả khi chính sách khai theo kiểu nối chuỗi. Dời đợt 3 lùi hai tháng thì đợt 4 vẫn ở ngày cũ và có thể rơi vào trước đợt 3 — kiểm lại thứ tự ngày sau khi áp dụng.

5. Hai điều phải biết trước khi dùng

Không hoàn tác được

Không có nút hoàn tác. Chứng từ đã áp dụng thì không đưa về nháp được. Muốn quay lại ngày cũ thì lập chứng từ cập nhật thứ hai trỏ ngược về ngày cũ.

Vì vậy hãy kiểm kỹ ngày mới trước khi bấm Áp dụng.

Số đợt giữ nguyên, thứ tự ngày thì không

Ngày dời tay được ghi nhớ theo số đợt, không theo vị trí trong chuỗi. Dời đợt 2 xuống sau đợt 4 thì đợt 2 vẫn mang số 2 và vẫn giữ đúng ngày đã thoả thuận — hệ thống không đánh số lại cho khớp thứ tự ngày.

Đây là chủ ý: số đợt là thứ đã ghi trong hợp đồng và trong các chứng từ thu tiền đã phát hành. Đánh số lại thì phiếu thu cũ trỏ sai đợt.

Hệ quả cần nhớ: sau khi dời lệch chuỗi, đọc lịch theo số đợt sẽ thấy ngày không tăng dần. Muốn xem theo thời gian thì sắp xếp theo cột ngày đến hạn.

6. Ngày dời tay sống sót qua lần dựng lại lịch

Lịch thanh toán được dựng lại mỗi khi đổi chính sách thanh toán, đổi ngày cọc, đổi giá, đổi chiết khấu, hoặc khi áp dụng phụ lục hợp đồng. Cách dựng là xoá sạch lịch cũ rồi sinh mới từ chính sách.

Ngày đã dời bằng chứng từ Cập nhật được đánh dấu là ngày dời tay. Trước khi xoá, hệ thống chụp lại các ngày đó theo khoá bộ lịch — phần giá trị — số đợt, dựng lịch mới xong thì đặt lại vào đúng chỗ, và ghi một dòng vào nhật ký phiếu cọc nêu rõ đã giữ nguyên bao nhiêu đợt.

Đúng với cả hợp đồng một chính sách lẫn hợp đồng thấp tầng ba bộ lịch.

Vì sao phải làm vậy. Ngày đến hạn đã dời không phải là dữ liệu kỹ thuật — nó là thoả thuận với khách hàng, thường có văn bản kèm theo. Để một thao tác sửa giá vô tình xoá mất thoả thuận đó là chuyện chỉ bị phát hiện khi khách gọi hỏi vì sao bị đòi nợ, tức là đã muộn.

Vẫn còn một chỗ cần cẩn thận: nếu lần dựng lại đi kèm đổi chính sách thanh toán sang chính sách có số đợt khác, thì các số đợt cũ không còn tương ứng nữa. Đợt nào không tìm được số tương ứng trong lịch mới sẽ theo ngày tính từ công thức. Sau khi đổi chính sách, hãy đọc lại nhật ký phiếu cọc xem đã giữ được bao nhiêu đợt so với số đợt đã dời.

7. Số chứng từ

Chứng từ cập nhật mang số dạng UPD/<số thứ tự>.