Nghiệm thu & thanh toán theo khối lượng — tạm ứng, IPC, giữ lại

Tiền trong thi công không chảy theo hóa đơn như thương mại — nó chảy theo một vòng lặp riêng: tạm ứng → làm → nghiệm thu khối lượng → chứng chỉ thanh toán → trả tiền có khấu trừ. Ai nắm vòng lặp này nắm được cả chi phí lẫn dòng tiền; ai lơ mơ một mắt xích (nhất là thu hồi tạm ứng và tiền giữ lại) thường phát hiện ra bằng tranh chấp lúc quyết toán.

Vòng lặp thanh toán

Tạm ứng (advance). Ký gói XL-01 giá 6,5 tỷ, tạm ứng 20% = 1.300 triệu (kèm bảo lãnh tạm ứng của ngân hàng — xem bảo lãnh trong RealtyPro). Đây là cho vay trước khối lượng, không phải thanh toán — phải thu hồi dần vào các kỳ sau.

IPC (Interim Payment Certificate — chứng chỉ thanh toán giữa kỳ). Mỗi kỳ (thường theo tháng hoặc theo mốc), hai bên nghiệm thu khối lượng hoàn thành, nhân đơn giá hợp đồng, ra giá trị kỳ. Từ đó:

Tiền trả kỳ này = Khối lượng nghiệm thu kỳ
               − Thu hồi tạm ứng (theo tỷ lệ)
               − Tiền giữ lại (retention)

Ví dụ IPC-04 của gói XL-01:

Dòng	Số tiền (triệu đ)
Khối lượng nghiệm thu kỳ (theo đơn giá hợp đồng)	850,0
Thu hồi tạm ứng 20%	−170,0
Giữ lại 5%	−42,5
Thực trả nhà thầu kỳ này	637,5

Tiền giữ lại (retention). Mỗi kỳ giữ 5%, thường chạm trần 5% giá hợp đồng (gói XL-01: 325 triệu) thì ngừng giữ. Một nửa trả khi nghiệm thu hoàn thành, nửa còn lại trả hết thời hạn bảo hành (12 tháng) — hoặc thay bằng bảo lãnh bảo hành để nhà thầu lấy tiền sớm.

Ba sổ phải khớp nhau

Sổ	Câu hỏi	Cộng dồn từ
Lũy kế nghiệm thu	Gói này đã làm được bao nhiêu tiền khối lượng?	Các IPC
Lũy kế thực trả	Đã trả nhà thầu bao nhiêu?	Ủy nhiệm chi
Số dư tạm ứng & giữ lại	Còn “nợ nhau” bao nhiêu?	= chênh của hai sổ trên

Lũy kế nghiệm thu chính là lớp thực chi trong ba lớp chi phí, và cũng là nguồn của EV trong EVM — một lần nghiệm thu nuôi cả ba hệ báo cáo.

Giá trị với người điều hành

Chuẩn hóa được vòng lặp này, mỗi kỳ chỉ cần liếc ba con số của từng gói: % khối lượng lũy kế (làm đến đâu), số dư tạm ứng chưa thu hồi (còn ứng trước bao nhiêu), giữ lại lũy kế (đệm bảo hành dày chưa). Gói nào khối lượng đứng yên mà tạm ứng còn cao — đó là gói cần ra công trường hỏi chuyện.

Các sai lầm dễ mắc phải

1. Nghiệm thu trên giấy lệch hiện trường — khối lượng “vẽ” ở một kỳ sẽ phải trả giá ở kỳ quyết toán; giám sát độc lập và chụp ảnh mốc là rẻ nhất.
2. Quên thu hồi tạm ứng — trả đủ 100% giá trị kỳ trong khi tạm ứng chưa thu hồi là double-pay tạm thời; đến cuối gói mới đòi thì căng thẳng không cần thiết.
3. Giữ lại xong… quên trả — hết bảo hành mà không trả nốt retention làm hỏng quan hệ nhà thầu tốt; đặt lịch nhắc theo ngày hết bảo hành.
4. IPC không tra được về dòng BOQ — thanh toán theo “ước tỷ lệ phần trăm” thay vì khối lượng × đơn giá từng công tác là mất dấu vết khi kiểm toán.

Áp dụng trong thực tế

Trong hệ sinh thái BSD

• RealtyPro Project chạy nghiệm thu – thanh toán trên hợp đồng theo đúng vòng lặp: khối lượng kỳ, thu hồi tạm ứng, giữ lại tự khấu trừ theo tham số hợp đồng — ba sổ ở trên là ba góc nhìn của cùng một dữ liệu, không phải ba file Excel.
• Kỳ thanh toán lớn cần rút vốn vay: lịch IPC nối thẳng vào kế hoạch giải ngân khoản vay — trả nhà thầu và rút ngân hàng khớp nhịp (dòng tiền dự án).

Quay lại bức tranh chung: Tổng quan & bản đồ chi phí xây dựng → · Trang tiếp theo: Phát sinh & dự phòng →