Báo cáo

Menu: Báo cáo

1. Báo cáo khác gì với màn hình danh sách

Realty CRM có nhiều màn hình trả lời tốt câu hỏi “đang thế nào”: Trễ hạn thanh toán, Chi phí theo đợt mở bán, Bảng kê đối soát, năm dashboard điều hành. Chúng lọc được, nhóm được, bấm vào từng dòng xem chi tiết được.

Cái chúng không làm được là mang đi họp. Giao ban tuần không ai chiếu Odoo lên màn hình, và ban lãnh đạo thường muốn một tờ giấy đọc xong trong ba phút rồi ký vào.

Ba báo cáo ở đây kết xuất PDF theo phạm vi người dùng chọn. Nội dung được rút gọn có chủ ý: chỉ những con số ra quyết định, kèm ghi chú cuối trang giải thích số lấy từ đâu.

2. Chọn phạm vi

Mở menu báo cáo, chọn phạm vi rồi bấm In PDF.

Trường	Áp dụng cho
Dự án	Cả ba. Để trống nghĩa là tất cả dự án
Từ ngày / Đến ngày	Chỉ Doanh số theo kỳ
Chỉ hiện dự án đang có nợ quá hạn	Chỉ Công nợ theo dự án

Công nợ và tồn kho không có khoảng thời gian, vì cả hai là số dư tại một thời điểm chứ không phải phát sinh trong kỳ. Nợ tính tới lúc in, tồn kho là ảnh chụp rổ hàng lúc in.

Mọi báo cáo đều in ở đầu trang thời điểm kết xuất và tên người in. Báo cáo không ghi thời điểm là báo cáo không dùng được sau một tuần, và không ghi người in thì không ai trả lời được câu “số này ai lấy ra”.

3. Công nợ theo dự án

Trả lời: tiền đang nằm ở đâu, và bao nhiêu đang có vấn đề.

Mỗi dự án một dòng, gồm số hợp đồng, giá trị hợp đồng, đã thu, tỉ lệ thu, còn phải thu. Phần bên phải tách riêng phần đang quá hạn, chia theo đúng sáu bậc tuổi nợ của màn hình Trễ hạn thanh toán — để người đọc không phải dịch giữa hai cách chia.

Dưới bảng là lãi phạt tạm tính trên toàn bộ đợt quá hạn, và danh sách mười khách nợ quá hạn nặng nhất kèm số đợt trễ, số ngày trễ nhiều nhất, số tiền còn thiếu và lãi phạt.

Danh sách mười khách là phần dùng nhiều nhất. Công nợ hiếm khi phân bố đều — thường vài khách chiếm phần lớn số tiền, và đó là nơi một cuộc gọi có tác dụng nhất.

Ba điều cần biết khi đọc.

Chỉ tính hợp đồng đã ký và đã bàn giao; hợp đồng nháp không vào báo cáo.

Hợp đồng thấp tầng hai chính sách đọc trên bộ lịch Tổng hợp, các hợp đồng còn lại đọc bộ chi tiết — cùng quy tắc với màn hình Thu tiền, nếu không thì cùng một khoản tiền bị đếm hai lần.

Lãi phạt là số tham chiếu, không phải số phải thu. Xem Tiến độ thanh toán.

4. Doanh số theo kỳ

Trả lời: trong khoảng thời gian này bán được gì và thu về bao nhiêu.

Mỗi dự án một dòng, bốn cặp cột cho bốn chặng: giữ chỗ · đặt cọc · hợp đồng ký · tiền thu về, mỗi chặng gồm số lượng chứng từ và số tiền.

Mỗi chặng đếm theo ngày của chứng từ chặng đó — giữ chỗ theo ngày giữ chỗ, cọc theo ngày cọc, hợp đồng theo ngày hợp đồng, tiền theo ngày phiếu thu. Nghĩa là một căn giữ chỗ tháng 3, cọc tháng 4, ký tháng 6 sẽ xuất hiện ở ba kỳ khác nhau, mỗi kỳ một cột.

Bốn cột này không cộng lại được. Chúng là bốn chặng của cùng một vòng đời, cộng lên là đếm bốn lần cùng một giao dịch. Báo cáo cố ý không có cột tổng ngang để không ai vô tình làm phép cộng đó.

Chỉ tính chứng từ còn hiệu lực: bỏ giữ chỗ đã huỷ hoặc hết hạn, cọc chưa thu tiền, hợp đồng nháp, và phiếu thu chưa xác nhận.

5. Tồn kho rổ hàng

Trả lời: còn bao nhiêu hàng bán được, và nằm ở đâu.

Mỗi dự án một dòng đậm, bên dưới là từng toà. Các cột là bảy trạng thái của rổ hàng: Còn bán · Đang giữ chỗ · Đã đặt cọc · Đã ký HĐ · Đã bàn giao · Khoá/giữ lại · Nháp.

Chia tới cấp toà là có lý do: điều hành cần biết hàng tồn dồn ở đâu. Một dự án bán được 60% nghe ổn, nhưng nếu 40% còn lại nằm gọn trong một toà thì đó là vấn đề của riêng toà đó — hướng nhìn, tầng thấp, hay giá sai — chứ không phải vấn đề của cả dự án.

Cột “Đã bán” tính trên số căn đã mở bán, tức tổng số căn trừ đi căn Nháp:

(đã mở bán − còn bán) ÷ đã mở bán

Căn Nháp là hàng chưa tung ra, nằm ngoài cả tử lẫn mẫu. Nếu tính cả vào mẫu số thì một dự án nạp sẵn 500 căn nhưng mới mở bán 50 căn sẽ hiện tỉ lệ bán rất thấp, trong khi thực tế 50 căn đó đã bán hết.

Vì rổ hàng chỉ cho một trạng thái cho mỗi căn tại một thời điểm, các cột trạng thái cộng lại luôn đúng bằng cột Tổng căn. Nếu không khớp thì có căn sai trạng thái, và đó là dấu hiệu cần kiểm tra ngay.

6. Điều báo cáo không làm

• Không xuất Excel. Cần số liệu để tính tiếp thì dùng màn hình danh sách hoặc pivot rồi xuất từ đó.
• Không tự gửi định kỳ. Không có tác vụ nền nào tự in rồi gửi email hằng tuần.
• Không có báo cáo so sánh kỳ này với kỳ trước. Muốn so thì in hai kỳ rồi đặt cạnh nhau.
• Không lưu lại bản đã in. Mỗi lần bấm là tính lại từ dữ liệu hiện tại, nên in lại cùng phạm vi sau một tuần sẽ ra số khác. Cần giữ bản chốt thì lưu file PDF ra ngoài.