Chấm dứt Hợp đồng (Termination)

Chấm dứt Hợp đồng (Termination)

Termination là workflow kết thúc HĐ trước thời hạn (date_end). Phức tạp hơn HĐ tự hết hạn vì có nhiều thứ phải settle: phạt, hoàn cọc, hoá đơn dở dang, trả lô.

Termination vs Expiry

• Expiry = HĐ đến date_end, hết hạn tự nhiên. State closed đơn giản.
• Termination = chấm dứt trước hạn → workflow phức tạp.

Trang này hướng dẫn Termination.

Các trường hợp Termination

Trường hợp	Ai khởi tạo	Phạt	Hoàn cọc
KH chủ động	KH	Có (theo HĐ)	Có / Không (theo policy)
Chủ đầu tư đơn phương	Chủ đầu tư	Bồi thường cho KH	100% + lãi
Bất khả kháng	2 bên thoả thuận	Miễn	Theo phần đã sử dụng
Vi phạm HĐ	Bên không vi phạm	Có (theo điều khoản phạt)	Không hoàn

Cấu trúc Termination

zone.contract.termination
├── contract_id: HĐ gốc
├── name: TER-2026-0042-001
├── reason_type: customer_voluntary / developer_unilateral / force_majeure / breach
├── reason_detail: text mô tả cụ thể
├── effective_date: ngày HĐ chính thức kết thúc
├── notice_date: ngày thông báo chấm dứt
│
├── financial_settlement:
│   ├── unbilled_amount: số tiền chưa thu (KH cần trả)
│   ├── outstanding_invoices: list hoá đơn unpaid
│   ├── penalty_amount: phạt
│   ├── deposit_refund: số tiền hoàn cọc
│   └── net_settlement: cuối cùng KH nhận / trả bao nhiêu
│
├── lot_status_change: lô đất → available
│
└── state: draft / pending / approved / signed / executed

State machine

Draft → Pending Approval → Approved → Signed → Executed
                                                  ↓
                                       (HĐ.state = terminated)
                                       (Lô.state = available)

Tạo Termination

Bước 1. Mở HĐ active

Bán hàng → Hợp đồng → chọn HĐ cần chấm dứt

Bước 2. Click “Chấm dứt HĐ”

Header HĐ có nút “Chấm dứt HĐ” (chỉ hiện khi state = active).

Wizard termination mở ra.

Bước 3. Chọn loại Termination

Radio button:

• 👤 KH chủ động chấm dứt
• 🏢 Chủ đầu tư đơn phương
• 🌪 Bất khả kháng (Force Majeure)
• ⚖ Vi phạm HĐ

Bước 4. Nhập thông tin

Field	Vd	Bắt buộc
Reason type	customer_voluntary	✅
Reason detail	”KH chuyển sản xuất sang Thailand, không cần lô đất nữa”	✅
Notice date	15/6/2026 (KH gửi văn bản thông báo)	✅
Effective date	15/9/2026 (3 tháng thông báo trước theo HĐ)	✅

Bước 5. Tính settlement

Wizard auto-compute settlement:

Outstanding (KH chưa trả)

Liệt kê hoá đơn unpaid của HĐ:

• HĐ-2026-001: 250,000,000 (overdue 2 tháng)
• HĐ-2026-002: 250,000,000 (current)

Tổng outstanding: 500,000,000

Penalty (Phạt)

Theo điều khoản HĐ:

• VD: 6 tháng tiền thuê (1,500,000,000)
• Hoặc: 10% giá trị HĐ còn lại
• Hoặc: theo tỷ lệ thời gian còn lại

Sales rep nhập vào field penalty_amount.

Deposit Refund

Theo policy:

• Full: hoàn 100% cọc còn lại = 3,000,000,000
• Partial 50%: 1,500,000,000
• Nonrefund: 0

Net Settlement

KH cần trả Chủ đầu tư: outstanding + penalty
KH được nhận Chủ đầu tư: deposit_refund
Net = (outstanding + penalty) - deposit_refund

Vd:
  Outstanding: 500M
  Penalty: 1,500M
  Deposit refund: 1,500M
  Net: 500M (KH trả thêm 500M cho Chủ đầu tư)

Hoặc:

  Outstanding: 0 (no overdue)
  Penalty: 0 (force majeure miễn)
  Deposit refund: 3,000M
  Net: -3,000M (Chủ đầu tư hoàn 3 tỷ cho KH)

Bước 6. Save

Termination state = draft. Số TER auto-gen.

Approval

Termination luôn cần Manager / CEO approve (impact tài chính + pháp lý lớn).

1. Sales rep submit
2. State = pending
3. Manager review settlement calculation
4. Approve / Reject
5. Approved → ký với KH

Tier approval

Net Settlement (VND)	Ai duyệt
≤ 500M	Manager
500M - 5B	CEO
> 5B	Board / Owner

Render PDF Termination

Click ”📝 Render từ template” → chọn “Mẫu Thoả thuận chấm dứt HĐ”.

OnlyOffice mở với data prefilled:

• Header: TER-XXX cho HĐ ZC-XXX
• Lý do chấm dứt
• Bảng settlement chi tiết
• Effective date
• 2 bên ký

Sales rep + Pháp chế edit nếu cần → Save.

Ký Termination

1. Email PDF cho KH
2. KH in, ký, đóng dấu → scan trả
3. Chủ đầu tư ký + đóng dấu → scan lưu
4. Click “Mark Signed” → state = signed

Execute Termination

Khi đạt effective_date:

Bước 1. Cron auto / Manual

Daily cron check Termination signed + effective_date ≤ today → trigger execute.

Hoặc Admin click “Execute Now” trên Termination.

Bước 2. Apply changes

System auto:

1. HĐ state → terminated

   • Field date_terminated = effective_date
   • Field termination_id link

2. Lô đất state → available

   • KCN có thể cho thuê lại cho KH khác

3. Outstanding invoices:

   • Hoá đơn unpaid → mark “Final Demand”
   • Email nhắc nợ FC
   • FC chase KH thu nốt

4. Penalty Invoice:

   • Tạo Customer Invoice mới (penalty)
   • Mô tả: “Phạt chấm dứt HĐ trước hạn theo Điều X HĐ ZC-XXX”
   • Amount = penalty_amount

5. Deposit Refund:

   • Tạo Customer Credit Note (refund deposit)
   • Sau khi FC chuyển tiền → mark “Refunded”

6. Recurring invoices dừng:

   • Cron sinh hoá đơn skip HĐ này
   • Không có invoice tương lai

Bước 3. Bàn giao lô đất

Sales rep + KH + Maintenance team đi kiểm tra lô đất:

• Tình trạng lô (KH có để lại gì không)
• Damage assessment
• Cleanup requirements

Maintenance tạo Service Request nếu cần restore lô.

Bước 4. Mark Executed

Khi tất cả settle xong:

• Outstanding paid hoặc written off
• Penalty paid
• Refund issued (nếu có)
• Lô đất bàn giao

Click “Mark Executed” trên Termination → state = executed.

Theo dõi Termination

Trên HĐ form

Tab “Termination” show details nếu HĐ đã / đang chấm dứt:

• Termination ID
• Reason type + detail
• Settlement breakdown
• Effective date
• State

List Termination global

Bán hàng → Terminations → list tất cả.

Filter:

• In progress (signed, pending execute)
• Executed
• By reason type

Báo cáo Termination

Báo cáo → Termination Reports:

Frequency

• Số HĐ terminated / tổng HĐ → tỷ lệ chấm dứt sớm
• Trend qua các năm
• Lý do phổ biến

Financial Impact

• Tổng penalty thu được
• Tổng deposit refund chi ra
• Net impact

Lot Cycle

• Bao lâu lô đất từ available → leased → terminated → available?
• Average duration mỗi state

Câu hỏi thường gặp

KH terminated rồi muốn quay lại — tạo HĐ mới hay revert?

Tạo HĐ mới. Termination không revert được.

Lý do: settlement đã xong, lô đã available, có thể đã cho thuê KH khác.

→ KH muốn thuê lại: tạo Cơ hội mới → Báo giá → Đặt cọc → HĐ mới.

Khi nào penalty nên = 0?

• Force majeure (thiên tai, dịch bệnh, chính sách nhà nước)
• 2 bên thoả thuận
• Chủ đầu tư đơn phương (lỗi của Chủ đầu tư)

KH chủ động chấm dứt KHÔNG nên = 0 (sẽ không có rào cản kinh tế, KH dễ huỷ).

Force majeure cụ thể được công nhận khi nào?

Theo điều khoản HĐ. Thường:

• Thiên tai (bão, lũ, động đất)
• Chiến tranh, biểu tình
• Đại dịch (COVID-19)
• Chính sách nhà nước (cấm hoạt động ngành)

KH cần cung cấp văn bản chứng minh (vd quyết định nhà nước, báo cáo thiệt hại).

Outstanding KH không trả — làm sao?

Quy trình:

1. Soft chase: email, call, gặp trực tiếp
2. Final demand letter: gửi văn bản chính thức yêu cầu trả
3. Mediation: thương lượng giảm trừ (vd KH khó khăn, chấp nhận 50%)
4. Legal: kiện ra toà nếu số tiền lớn + KH cố ý không trả
5. Write off: ghi bút toán xóa nợ (cuối cùng, sau khi mọi cách thất bại)

FC + Manager + Pháp chế quyết định từng case.

Penalty + Outstanding cùng 1 hoá đơn được không?

KHÔNG nên — kế toán muốn rõ ràng:

• Outstanding = các invoices recurring chưa trả (đã có numbers riêng)
• Penalty = invoice mới (number riêng)
• Refund = credit note riêng

Tách rõ → audit dễ.

Termination có cần ký giấy không hay e-sign được?

Hiện tại: PDF + ký giấy + scan (như HĐ thường).

Termination có giá trị pháp lý cao → nên ký giấy + đóng dấu cẩn thận, không nên e-sign.

E-signature Q4 2026 sẽ hỗ trợ — nhưng Termination có thể vẫn giữ ký giấy do tính chất quan trọng.

Liên kết liên quan

• Hợp đồng
• Phụ lục
• Đặt cọc — Refund Policy
• FC — Đối chiếu + thanh toán