Dự án

Menu: Realty CRM → CRM Master → Projects

1. Dự án trong nghiệp vụ bất động sản Việt Nam

Với chủ đầu tư, một dự án không chỉ là một cái tên. Nó là một pháp nhân đầu tư gắn với một chuỗi giấy tờ: quyết định chủ trương đầu tư, quy hoạch chi tiết 1/500, giấy phép xây dựng, và sau này là các văn bản xác nhận đủ điều kiện bán hàng. Mọi hợp đồng mua bán ký với khách đều dẫn chiếu về những giấy tờ đó.

Trong Realty CRM, dự án là gốc của mọi thứ. Phân khu, toà, tầng, sản phẩm, bảng giá, đợt mở bán, chính sách chiết khấu, chỉ tiêu doanh số, chi phí bán hàng — tất cả đều treo vào một dự án. Khai dự án sai ngay từ đầu thì mọi nghiệp vụ phía sau đều lệch theo, và sửa về sau rất đắt vì dữ liệu đã lan ra hàng trăm chứng từ.

Trên bản demo có sẵn năm dự án với 473 sản phẩm, đủ các loại hình cao tầng, thấp tầng và thương mại, để anh/chị thử cả hai nhánh nghiệp vụ khác nhau.

2. Mã dự án — thứ xuất hiện khắp nơi

Trường	Bắt buộc	Ghi chú
Tên dự án	✔	Dịch được sang ngôn ngữ khác
Mã dự án	✔	Duy nhất toàn hệ thống
Thứ tự		Sắp xếp trong danh sách

Tên hiển thị luôn có dạng [MÃ] Tên dự án. Mã dự án là tiền tố trong mã phân khu, mã toà và mã sản phẩm, đồng thời xuất hiện trên số hợp đồng, phiếu thu và các báo cáo.

Vì sao phải chọn mã cho kỹ: ở dự án thật, mã căn hộ như S1-18.06 được nhân viên bán hàng, khách hàng, ngân hàng và cả đơn vị quản lý vận hành dùng suốt mười năm. Đổi mã dự án về sau đồng nghĩa đổi cách gọi tên toàn bộ rổ hàng — thứ mà không ai muốn làm khi đã có khách ký hợp đồng.

Nên chọn mã ngắn, viết hoa, không dấu, và không mã hoá thông tin dễ đổi vào đó (đừng nhét năm khởi công hay tên chủ đầu tư).

3. Phân loại — để lọc, không ràng buộc nghiệp vụ

Loại hình dự án: Nhà ở · Thương mại · Hỗn hợp · Biệt thự · Nhà phố · Officetel.

Phân khúc: Bình dân · Trung cấp · Cao cấp · Hạng sang.

Hai trường này chỉ dùng để phân loại và lọc báo cáo. Chúng không quyết định hành vi hệ thống — trường quyết định hành vi là Loại hình phát triển ở mục kế tiếp. Nhiều người nhầm hai nhóm này với nhau.

4. Loại hình phát triển — trường quyết định nhiều thứ nhất

Đây là trường quan trọng nhất trên form dự án, và cũng là trường dễ khai qua loa nhất.

Giá trị	Nghĩa	Vòng đời theo dõi ở
Cao tầng	Chung cư, officetel	Toà
Thấp tầng	Biệt thự, liền kề, shophouse	Phân khu
Hỗn hợp	Có cả hai	Toà (mặc định)

Vì sao phải phân biệt

Cao tầng và thấp tầng là hai mô hình kinh doanh khác nhau, không chỉ khác chiều cao:

Cao tầng bán quyền sở hữu một căn hộ trong toà nhà, cộng quyền sử dụng chung phần diện tích chung. Cả toà thi công và bàn giao theo một nhịp. Giá tính trên một đơn giá cho toàn căn.

Thấp tầng bán một lô đất kèm công trình trên đất. Về bản chất là hai tài sản: quyền sử dụng đất và công trình xây dựng. Điều này kéo theo hai hệ quả rất thực tế:

Thuế khác nhau. Chuyển quyền sử dụng đất không chịu thuế giá trị gia tăng, còn phần xây dựng thì chịu. Vì vậy hợp đồng thấp tầng thường tách rõ giá đất và giá xây — nếu gộp làm một, kế toán không xuất được hoá đơn đúng.
Tiến độ thanh toán khác nhau. Phần đất và phần xây thường có hai lịch thanh toán riêng, vì việc bàn giao đất và hoàn thiện nhà không cùng thời điểm.

Realty CRM hỗ trợ tách giá Đất và Xây ở khâu bảng giá, nhưng nó chỉ bật đúng khi cây rổ hàng được khai đúng loại hình ngay từ đầu.

Vòng đời theo dõi ở đâu

Trường này còn quyết định cấp nào giữ trạng thái vòng đời. Lý do rất thực tế:

Ở dự án cao tầng, toà S1 có thể đang vận hành với cư dân đã ở, trong khi toà S3 còn đang thi công phần thân. Mỗi toà đi một nhịp riêng, nên toà giữ trạng thái.
Ở khu thấp tầng, cả cụm biệt thự làm hạ tầng, xây và bàn giao cùng lúc. Từng căn không có nhịp riêng, nên phân khu giữ trạng thái.

Hệ thống tự đặt Vòng đời theo dõi ở từ Loại hình phát triển, nhưng anh/chị sửa đè được cho từng dự án. Sau khi đặt, các nút chuyển pha chỉ hiện trên form của cấp giữ vòng đời; cấp còn lại hiển thị dòng nhắc chỉ chỗ.

5. Vì sao dự án KHÔNG có trạng thái riêng

Mở form dự án, anh/chị sẽ thấy không có nút chuyển trạng thái nào. Đây là quyết định thiết kế có chủ ý, không phải thiếu sót.

Một dự án thật gần như không bao giờ ở đúng một pha. Dự án phân kỳ đầu tư năm giai đoạn thì rất bình thường khi giai đoạn 1 đã bàn giao sổ, giai đoạn 3 đang bán, giai đoạn 5 còn trên giấy. Ép tất cả vào một ô trạng thái duy nhất sẽ tạo ra một con số vừa sai vừa khiến người đọc yên tâm nhầm.

Thay vào đó hệ thống tính ra hai trường chỉ đọc:

Pha tổng thể — pha xa nhất trong số các phân khu (hoặc toà). Dùng để lọc nhanh, ví dụ chỉ hiện dự án đang bán.
Tóm tắt pha — phân bố thật, ví dụ 3 selling, 2 construction, 1 operation. Đây mới là con số nên đọc.

Muốn đổi pha thì vào phân khu hoặc toà, tuỳ Vòng đời theo dõi ở.

Tám pha vòng đời

#	Pha	Ý nghĩa nghiệp vụ
1	Quy hoạch	Đang làm thủ tục, chưa có gì để bán
2	Trước mở bán	Truyền thông, nhận giữ chỗ, chưa ký hợp đồng
3	Đang bán	Bán chính thức, ký hợp đồng mua bán
4	Thi công	Đang xây, thu tiền theo tiến độ
5	Bàn giao nhà	Giao chìa khoá, khách nhận nhà
6	Bàn giao sổ	Cấp và trao giấy chứng nhận
7	Vận hành	Cư dân đã ở, chuyển sang quản lý vận hành
8	Kết thúc	Đóng dự án

Vì sao tách pha 5 và pha 6. Ở Việt Nam, bàn giao nhà và bàn giao sổ hồng thường cách nhau nhiều tháng đến vài năm. Cư dân đã dọn vào ở, đã đóng phí quản lý, đã sửa nội thất — trong khi hồ sơ cấp giấy chứng nhận vẫn đang chạy. Gộp hai mốc này lại sẽ làm hỏng hai thứ: dự báo dòng tiền (đợt thanh toán cuối thường gắn với việc bàn giao sổ) và công tác chăm sóc khách hàng sau bán, vốn kéo dài đúng trong khoảng thời gian ở giữa.

6. Công tắc mở bán — tách rời khỏi pha vòng đời

Cho phép hoạt động bán hàng là một cờ độc lập với pha. Một dự án đang ở pha Đang bán vẫn có thể chưa được phép bán.

Vì sao phải tách

Theo pháp luật kinh doanh bất động sản Việt Nam, nhà ở hình thành trong tương lai chỉ được bán khi hội đủ điều kiện: hoàn thành phần móng, có văn bản của Sở Xây dựng xác nhận đủ điều kiện đưa vào kinh doanh, và có bảo lãnh của ngân hàng cho nghĩa vụ tài chính của chủ đầu tư với khách hàng.

Trên thực tế, bộ phận kinh doanh thường sẵn sàng trước khi hồ sơ pháp lý xong. Nếu để pha vòng đời vừa mô tả tiến độ vừa cho phép bán, sẽ có hai lỗi hay xảy ra: hoặc đội bán hàng nhận cọc khi chưa đủ điều kiện, hoặc phải giả vờ để dự án ở pha thấp hơn thực tế để khoá bán — làm hỏng luôn báo cáo tiến độ.

Tách thành công tắc riêng giải quyết cả hai. Pha nói dự án đang ở đâu; công tắc nói đã được phép bán chưa.

Cách công tắc hoạt động

Cờ này nhân với cờ cùng tên ở phân khu và toà:

Sản phẩm được phép bán = Dự án bật VÀ Phân khu bật (nếu có) VÀ Toà bật

Khi kết quả là không, sản phẩm biến mất khỏi giỏ hàng Direct Sale — nhân viên không còn thấy và không chọn được căn đó từ màn hình bán hàng.

Phạm vi của chốt này. Nó lọc ở giỏ hàng Direct Sale. Nó không chặn việc tạo phiếu giữ chỗ hay phiếu cọc bằng đường khác — chẳng hạn mở thẳng menu và chọn căn bằng tay. Với đội bán hàng đi qua giỏ hàng thì công tắc là đủ; nếu cần khoá tuyệt đối một căn, hãy đổi trạng thái sản phẩm sang Khoá.

Bẫy thường gặp. Bật công tắc ở dự án nhưng quên bật ở toà thì sản phẩm vẫn không hiện, và người dùng thường đi tìm nguyên nhân ở bảng giá hoặc ở quyền truy cập. Khi một căn không xuất hiện trong giỏ hàng, hãy kiểm ngược từ sản phẩm lên ba cấp, đừng kiểm từ trên xuống.

7. Địa chỉ theo mô hình hành chính hai cấp

Địa chỉ khai theo thứ tự từ lớn tới nhỏ: Quốc gia, rồi Tỉnh/Thành phố, rồi Phường/Xã, cuối cùng là Số nhà và tên đường.

Lưu ý: không có cấp Quận/Huyện. Hệ thống dùng danh mục phường/xã theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp hiện hành, với hơn ba nghìn đơn vị phường/xã trên toàn quốc. Danh sách phường/xã tự lọc theo tỉnh đã chọn; đổi tỉnh thì phường/xã đang chọn bị xoá để tránh ghép sai cặp tỉnh và phường.

Vĩ độ và kinh độ khai được để phục vụ bản đồ và ứng dụng bán hàng trên di động.

8. Quy hoạch, pháp lý và các bên chủ đầu tư

Quy hoạch: tổng diện tích đất (ha), diện tích xây dựng (ha), tỉ lệ cây xanh, mật độ xây dựng. Đây là các chỉ tiêu trong quy hoạch chi tiết, dùng cho tài liệu bán hàng và đối chiếu khi khách hỏi.

Pháp lý: tình trạng theo năm mốc — Duyệt quy hoạch · Giấy phép xây dựng · Giấy phép công trình · Giấy phép nghiệm thu đưa vào sử dụng · Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất — kèm số và ngày văn bản. Đây là thông tin đội bán hàng bị khách hỏi thường xuyên nhất, nên để ngay trên form dự án thay vì trong thư mục tài liệu.

Các bên chủ đầu tư khai ba vai riêng, vì trong thực tế chúng thường không trùng nhau:

Chủ đầu tư chính — pháp nhân đứng tên dự án.
Đồng chủ đầu tư — các bên góp vốn, có thể nhiều.
Đơn vị phát triển bán hàng — đơn vị đứng ra tổ chức bán, có khi là công ty con hoặc đối tác.

Tách ba vai giúp trả lời đúng câu hỏi “hợp đồng ký với ai” và “hoa hồng trả cho ai” ở các khâu sau.

9. Nội dung phục vụ bán hàng

Câu định vị, điểm nhấn bán hàng, mô tả, ảnh dự án, ảnh mặt bằng tổng thể, tài liệu giới thiệu đính kèm, cùng thông tin nhà mẫu: địa chỉ, hotline, email, website.

Ảnh mặt bằng tổng thể ở đây là ảnh tĩnh dùng cho tài liệu. Muốn mặt bằng bấm được từng căn, tô màu theo tình trạng bán, thì dùng chức năng Stacking Plan — nó nhận chính ảnh này rồi tự dò từng ô và map sang sản phẩm.

10. Các nút trên form

Ba nút thống kê mở thẳng danh sách đã lọc sẵn theo dự án: Phân khu · Toà · Sản phẩm. Form còn hiển thị số tầng và số sản phẩm còn bán — con số đáng nhìn nhất khi mở một dự án ra xem.

11. Thứ tự khai một dự án mới

Loại sản phẩm trước tiên — khai một lần dùng chung mọi dự án, để hệ thống điền sẵn số phòng ngủ, phòng tắm, hướng nhìn khi nạp sản phẩm.
Tạo dự án — mã, tên, loại hình phát triển, địa chỉ.
Tạo phân khu nếu dự án chia khu. Bắt buộc trên thực tế với dự án thấp tầng.
Tạo toà — kể cả dự án biệt thự cũng phải có toà, vì sản phẩm bắt buộc thuộc một toà.
Tạo tầng cho từng toà.
Nạp sản phẩm.
Lập bảng giá và đợt mở bán.
Bật công tắc mở bán ở cả ba cấp khi hồ sơ pháp lý đủ điều kiện.