Thông báo

Menu: Realty CRM → Customer Support → Thông báo

1. Một màn hình cho sáu loại thông báo

Suốt vòng đời một căn nhà, chủ đầu tư phải gửi khách nhiều loại thông báo chính thức. Realty CRM gom tất cả vào một chứng từ, phân biệt bằng loại thông báo:

Loại	Dùng khi
Nhắc thanh toán	Trước ngày đến hạn, nhắc khách chuẩn bị
Thông báo quá hạn	Khách đã trễ, đòi nợ theo mức độ tăng dần
Thông báo bàn giao	Mời khách nhận nhà, kèm lịch và hồ sơ cần mang
Thông báo nhận GCN	Mời khách nhận giấy chứng nhận
Thông báo chính sách	Thay đổi chính sách, quy định nhà chung cư
Khác

Gom một chỗ có lợi thế rõ: mở hồ sơ một khách là thấy toàn bộ lịch sử đã gửi gì cho họ — điều rất cần khi tranh chấp, vì chủ đầu tư phải chứng minh đã thông báo hợp lệ trước khi áp dụng chế tài.

2. Nội dung

Mỗi thông báo gồm tiêu đề (bắt buộc) và nội dung dạng văn bản có định dạng, gắn với khách hàng, và gắn thêm được dự án, sản phẩm, phiếu cọc.

Soạn tay được hoàn toàn. Nhưng với hai loại thông báo hay gửi nhất — nhắc thanh toán và đòi nợ quá hạn — nên lấy mẫu từ chính sách thay vì gõ lại, vì lý do ở mục dưới.

3. Lấy mẫu từ chính sách thanh toán

Mỗi chính sách thanh toán mang sẵn sáu mẫu thông báo — một mẫu nhắc trước hạn, bốn mẫu đòi nợ theo mức độ tăng dần, một thông báo cuối cùng — kèm các mốc ngày quy định khi nào dùng mẫu nào.

Trên thông báo, chọn đợt thanh toán đang có vấn đề. Hệ thống tự điền hai thứ:

Trường	Cách hệ thống điền
Chính sách	Lấy từ chính sách thanh toán của hợp đồng chứa đợt đó
Mức thông báo	Gợi ý theo số ngày quá hạn thật của đợt, đối chiếu với các mốc khai trên chính sách

Bấm Lấy mẫu từ chính sách thì tiêu đề và nội dung được điền sẵn, đã ghép đúng tên khách, mã căn, số hợp đồng, số tiền còn thiếu và số ngày quá hạn. Sửa lại thoải mái trước khi gửi.

Vì sao để hệ thống gợi ý mức thông báo. Các mốc ngày nằm trên chính sách nhưng người gửi phải tự nhớ, nên cùng một mức độ trễ mà mỗi nhân viên chọn một mức khác nhau: người trễ 90 ngày nhận thư nhẹ nhàng, người trễ 10 ngày nhận thông báo vi phạm. Khi ra tranh chấp, chuỗi thông báo không nhất quán là điểm yếu — chủ đầu tư phải chứng minh đã cảnh báo theo đúng trình tự trước khi áp chế tài. Để hệ thống đối chiếu ngày là bỏ được cái sai đó, còn quyền quyết vẫn ở người gửi vì mức thông báo đổi tay được.

Hệ thống không tự gửi theo lịch. Mẫu được lấy khi người dùng bấm nút, và thông báo chỉ đi khi người dùng bấm Gửi. Không có tác vụ nền nào tự rà đợt quá hạn rồi gửi thư — chủ ý, vì một thông báo vi phạm hợp đồng gửi nhầm thì không rút lại được.

4. Gửi và vết ghi

Bấm Gửi thì hệ thống đăng nội dung vào hộp trao đổi của chứng từ, có khách hàng trong danh sách người nhận, và ghi lại thời điểm gửi.

Vài điều cần biết:

• Thông báo đã gửi thì không huỷ, không sửa, không gửi lại được. Cần gửi lại thì lập thông báo mới
• Không có bản in PDF đính kèm
• Không có gửi tin nhắn SMS hay Zalo từ màn hình này

Việc không cho sửa sau khi gửi là chủ ý: thông báo đã phát hành là chứng cứ, sửa được thì mất giá trị pháp lý.

5. Đề xuất cách dùng cho ba loại chính

Nhắc thanh toán — gửi trước hạn khoảng một tuần. Nguồn danh sách: lọc lịch thanh toán theo ngày đến hạn sắp tới.

Thông báo quá hạn — gửi theo mức độ tăng dần. Nguồn danh sách: Realty CRM → Collection → Trễ hạn thanh toán, đã nhóm sẵn theo sáu bậc tuổi nợ. Chọn đợt trên thông báo rồi bấm lấy mẫu, mức thông báo sẽ khớp với độ trễ mà không cần tra lại chính sách.

Thông báo bàn giao — gửi khi lịch bàn giao đã chốt. Nội dung nên có: thời gian, địa điểm, hồ sơ khách cần mang, số tiền còn phải nộp trước khi nhận nhà.

6. Số chứng từ

Thông báo mang số dạng NTC/<số thứ tự>.