Chi phí thực (AC)
2. Chi phí thực (AC)
Phần tiêu đề “2. Chi phí thực (AC)”2.1. Mục đích
Phần tiêu đề “2.1. Mục đích”AC (Actual Cost) = tiền đã thực chi cho từng hạng mục, lấy từ hóa đơn nhà thầu (vendor bill). Trước đây hóa đơn chỉ biết thuộc dự án/HĐ nào — không biết chi cho đầu việc nào → không so được với dự toán từng hạng mục.
Gắn AC vào hạng mục là mắt xích để tính CPI = EV / AC (Kiểm soát chi phí (EVM)): mỗi đồng chi ra tạo được bao nhiêu đồng giá trị nghiệm thu.
2.2. Gắn hạng mục trên dòng hóa đơn
Phần tiêu đề “2.2. Gắn hạng mục trên dòng hóa đơn”Trên hóa đơn nhà thầu (Hóa đơn NCC), mỗi dòng chi phí có 2 cột:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Hạng mục (AC) | Đầu việc/hạng mục mà dòng chi phí này thuộc về |
| Nhóm chi phí | Chiều phân loại (đối chiếu dự toán cùng nhóm) — tuỳ chọn |
Nguyên tắc ghi nhận:
- Chỉ hóa đơn đã vào sổ (posted) mới tính vào AC
- Hóa đơn mua vào cộng, hóa đơn điều chỉnh giảm (refund) trừ
- Giá trị tính = số trước thuế của dòng
2.3. Split — 1 dòng hóa đơn chia nhiều đầu việc
Phần tiêu đề “2.3. Split — 1 dòng hóa đơn chia nhiều đầu việc”Có chi phí dùng chung nhiều hạng mục (vd thuê cẩu tháp tháng 6 phục vụ cả Tầng hầm lẫn Phần thân). Dùng tab “Phân bổ chi phí (AC)” trên hóa đơn:
- Chọn dòng hóa đơn cần chia
- Thêm từng dòng phân bổ: hạng mục + (nhóm chi phí) + số tiền
- Tổng phân bổ không vượt giá trị dòng — hệ thống chặn
Dòng hóa đơn có phân bổ → AC tính theo phân bổ (bỏ qua cột “Hạng mục (AC)” trên dòng). Không có → tính theo cột trên dòng như thường.
2.4. Xem AC theo hạng mục
Phần tiêu đề “2.4. Xem AC theo hạng mục”Mở Hạng mục dự án → tab “Chi phí thực (AC)”: tổng AC + danh sách từng dòng hóa đơn đã gắn (số hóa đơn, trạng thái, nhóm chi phí, thành tiền) — truy ngược được từng đồng chi phí về chứng từ gốc.
2.5. Ví dụ — KĐT nghỉ dưỡng Dalat
Phần tiêu đề “2.5. Ví dụ — KĐT nghỉ dưỡng Dalat”- Hóa đơn bê tông 500 triệu, dòng gắn “Phần móng — Tháp A” → posted → AC hạng mục +500 tr
- Hóa đơn thuê cẩu 300 triệu dùng chung → tab Phân bổ: Tầng hầm 200 tr + Phần thân 100 tr → AC mỗi hạng mục nhận đúng phần mình
- Refund điều chỉnh bê tông −50 tr (gắn cùng hạng mục) → AC còn 450 tr
2.6. Lưu ý
Phần tiêu đề “2.6. Lưu ý”- Dòng không gắn hạng mục (và không split) → không vào AC hạng mục nào — nên rà “hóa đơn chưa gắn” định kỳ để AC không thiếu.
- Chi phí ngoài hóa đơn (lương kỹ sư nội bộ, phân bổ chung…) chưa nằm trong AC — phạm vi hiện tại là chi phí qua hóa đơn nhà thầu.
- Kế toán vẫn hạch toán tài khoản như thường — cột hạng mục là chiều quản trị bổ sung, không ảnh hưởng bút toán.
Đọc thêm phương pháp luận (Cẩm nang quản trị BSD): Ba lớp chi phí — ngân sách, cam kết, thực chi · EVM — đo lường hiệu quả