Tạm ứng cho nhà thầu / NCC

17. Tạm ứng cho nhà thầu / NCC

17.1. Mục đích

Tạm ứng — chủ đầu tư / tổng thầu ứng trước tiền cho nhà thầu / nhà cung cấp (NCC) trước khi có hóa đơn, thường bằng vốn vay ngân hàng. Sau khi nhà thầu xuất hóa đơn, khoản tạm ứng được cấn trừ vào hóa đơn đó.

Module giải quyết trọn vòng đời: đề nghị → phê duyệt → thanh toán (giải ngân bằng KW) → cấn trừ vào hóa đơn khi có.

17.2. Vòng đời (Workflow)

Trạng thái	Ý nghĩa	Chuyển tiếp
Nháp	KTT lập đề nghị tạm ứng	”Gửi duyệt”
Chờ duyệt	Chờ Manager phê duyệt	Manager “Phê duyệt” / “Từ chối”
Đã duyệt	Sẵn sàng giải ngân bằng KW	Giải ngân qua Hồ sơ giải ngân
Thanh toán một phần	Đã giải ngân MỘT PHẦN qua ≥1 hồ sơ	Giải ngân tiếp cho đủ
Đã thanh toán	Đã giải ngân ĐỦ giá trị tạm ứng	Cấn trừ vào hóa đơn
Đã cấn trừ đủ	Cấn trừ hết vào hóa đơn (kết thúc)
Đã huỷ	Huỷ trước khi cấn trừ	Reset Nháp

🔒 Chỉ Manager (nhóm “Tạm ứng / Manager”) phê duyệt được — User tạo + submit nhưng KHÔNG tự duyệt.

17.3. Tạo đề nghị tạm ứng

Realty Project → Tạm ứng → Tạo mới:

Trường	Mô tả
Số tạm ứng	Tự sinh TU/YYYY/NNNN
HĐ nhà thầu / PO mua hàng	Chọn 1 trong 2 (đối tượng cần tạm ứng)
Bên nhận tạm ứng	Auto-fill từ HĐ/PO — nhà thầu/NCC
Giá trị tạm ứng	Tổng số tiền cần ứng
Mục đích	VD “Tạm ứng vật tư đợt 1”, “Mua bê tông”

Save → “Gửi duyệt” → Manager mở → “Phê duyệt”.

17.4. Thanh toán tạm ứng bằng KW (giải ngân)

Tạm ứng đã duyệt được thanh toán bằng vốn vay qua Hồ sơ giải ngân của KW (xem Giải ngân):

1. Mở KW → tab Giải ngân → tạo đợt giải ngân
2. Trong Hồ sơ giải ngân: field “Tạm ứng” — pick đề nghị tạm ứng (thay vì “Hóa đơn”; chỉ chọn 1 trong 2)
3. Field “Số tiền sẽ thanh toán kỳ này” tự gợi ý = phần chưa thanh toán của tạm ứng
4. KW giải ngân xong (state = Đã giải ngân) → tạm ứng cập nhật trạng thái theo số tiền thực nhận

Thanh toán TỪNG PHẦN qua nhiều hồ sơ

1 tạm ứng có thể thanh toán qua nhiều hồ sơ giải ngân — mỗi hồ sơ 1 phần (vd tạm ứng 400tr: hồ sơ 1 giải ngân 200tr → trạng thái “Thanh toán một phần”, hồ sơ 2 giải ngân 200tr còn lại → “Đã thanh toán”).

Form tạm ứng hiển thị Đã thanh toán / Chưa thanh toán để KTT theo dõi. Trạng thái “Đã thanh toán” CHỈ khi Σ tiền các hồ sơ đã giải ngân = đủ giá trị tạm ứng. Hệ thống chặn giải ngân vượt giá trị tạm ứng.

17.5. Cấn trừ vào hóa đơn

Khi nhà thầu xuất hóa đơn (vendor bill), KTT cấn trừ tạm ứng đã thanh toán vào hóa đơn:

1. Mở tạm ứng → tab “Cấn trừ vào hóa đơn” → Add a line
2. Chọn Hóa đơn — chỉ hiện hóa đơn của đúng nhà thầu, đã posted, và chưa thanh toán hết (not_paid / partial)
3. Nhập Số tiền cấn trừ — không vượt số tạm ứng còn lại + không vượt số hóa đơn còn phải trả
4. Save → hóa đơn cập nhật Amount Due giảm + trạng thái thanh toán (Partial / Paid)

1 tạm ứng → cấn trừ nhiều hóa đơn (cấn từng phần). Khi Σ cấn trừ = giá trị tạm ứng → trạng thái “Đã cấn trừ đủ”.

17.6. Ví dụ — KĐT nghỉ dưỡng Dalat

1. Tạo tạm ứng 400 tr cho Nhà thầu A (HĐ thi công móng) → gửi duyệt → Manager phê duyệt
2. KW vay giải ngân đợt 1 (200 tr) pick tạm ứng này → Thanh toán một phần (đã 200 / chưa 200)
3. KW giải ngân đợt 2 (200 tr) → Đã thanh toán (đủ 400 tr)
4. Nhà thầu A xuất hóa đơn 250 tr → KTT cấn trừ 250 tr → hóa đơn Amount Due = 0 (Paid), tạm ứng còn lại 150 tr
5. Hóa đơn tiếp 150 tr → cấn trừ nốt → tạm ứng “Đã cấn trừ đủ”

17.7. Lưu ý

• Không huỷ tạm ứng đã cấn trừ đủ — tạo bút toán điều chỉnh kế toán nếu cần
• Tạm ứng đã thanh toán + có cấn trừ → phải xoá dòng cấn trừ trước khi huỷ
• Giải ngân tạm ứng chuyển thẳng TK nhà thầu (chuẩn NH VN — như mọi giải ngân, Giải ngân)