Manager — Hướng dẫn nghiệp vụ

Là Manager Parkone (Trưởng phòng kinh doanh / Phó GĐ / Giám đốc KCN), bạn không tạo deal trực tiếp mà quản lý + phê duyệt quyết định quan trọng. Parkone đặt bạn ở 4 cửa kiểm soát:

Cửa kiểm soát	Khi nào kích hoạt	Tần suất
1. Duyệt giảm giá Đặt cọc	Sales rep áp giảm giá vượt ngưỡng config	Hàng tuần
2. Duyệt Phụ lục Hợp đồng	Sales rep tạo Phụ lục với Δ vượt ngưỡng	Hàng tháng
3. Duyệt Phiếu chấm dứt HĐ	Sales rep / KH yêu cầu kết thúc HĐ sớm	Theo case
4. Theo dõi KPI + Dashboard	Hàng ngày / hàng tuần	Liên tục

Bạn cũng có trách nhiệm không có flow cứng: review chiến lược Lease Policy, định ngưỡng phê duyệt, quyết định nâng tier license khi Sales đề nghị.

1. Vai trò của bạn

Khác với Sales rep (tạo deal) và Finance Controller (xử lý tiền), bạn là cửa kiểm soát rủi ro — mọi quyết định nhượng bộ tài chính lớn đều qua tay bạn. Parkone tự động chặn ở ngưỡng, đẩy Activity cho bạn, và ghi audit đầy đủ để bạn quyết nhanh mà vẫn truy vết được.

2. Duyệt giảm giá Đặt cọc

2.1. Cơ chế ngưỡng

Admin setup ngưỡng zone_deposit_approval_threshold trong Settings (vd. 200,000,000 VNĐ). Khi Sales rep tạo Đặt cọc:

Δ giảm giá ≤ ngưỡng → auto-approve (approval_state = approved), Sales tiếp tục flow ngay
Δ giảm giá vượt ngưỡng → state pending, Activity ping bạn

2.2. Nơi xem yêu cầu chờ duyệt

📍 Bảng điều khiển › My Activities → filter “Đặt cọc chờ duyệt”

Hoặc trực tiếp Bán hàng › Đặt cọc → filter approval_state = pending.

2.3. Mở case duyệt

Click vào Đặt cọc → tab Phê duyệt hiện đầy đủ:

Giá trị HĐ chuẩn (nếu không giảm) — ước tính từ policy gốc
Giá trị deal hiện tại — đã apply discount Sales rep
Δ giảm giá — chênh lệch tuyệt đối + %
Lý do giảm — Sales rep phải nhập (bắt buộc)
Tab Cấu thành — review từng line: sản phẩm + đơn giá + discount %
Tab Lịch sử — chatter audit ai sửa cái gì khi nào

2.4. Quyết định

Sau khi review, bấm 1 trong 3:

✅ Phê duyệt → approval_state: pending → approved. Sales tiếp tục gửi Đặt cọc cho KH.

❌ Từ chối → popup yêu cầu nhập lý do (bắt buộc). State pending → rejected. Sales nhận activity → chỉnh discount + gửi duyệt lại.

📝 Yêu cầu bổ sung thông tin → comment trong chatter (không đổi state). Sales bổ sung context (vd. “deal này KH đang được một CĐT đối thủ chào giảm thêm 5% mới chốt”) rồi trình lại.

2.5. Khi nào nên từ chối

Phải từ chối:

Lý do mơ hồ (“KH yêu cầu”, “deal hot”) — không có data cạnh tranh
Discount vượt cả ngưỡng phòng kinh doanh (vd. 30% land discount)
KH không có hồ sơ rõ (vốn đầu tư, lao động chưa verify)

Có thể duyệt (kèm điều kiện):

Có data cạnh tranh chứng minh (vd. KCN khác offer 25M USD/ha, ta đang 28M)
KH FDI quy mô lớn, mang lại upstream chain (ngành phụ trợ theo)
Discount one-time, không tạo precedent (vd. “giảm 5% chỉ deal này, viết note rõ ràng trong Đặt cọc”)

3. Duyệt Phụ lục Hợp đồng

3.1. Khi nào cần bạn

Sales rep tạo Phụ lục → bấm Trình duyệt → state draft → pending_approval. Nếu Δ giá trị vượt zone_amendment_approval_threshold → cần bạn duyệt.

3.2. Review Phụ lục

📍 Bán hàng › Phụ lục HĐ → filter state = draft

Mở Phụ lục → kiểm tra:

HĐ gốc — đúng HĐ active không
Ngày hiệu lực — không quá xa quá khứ (không nên hồi tố)
Snapshot điều khoản TRƯỚC vs billing items MỚI — so sánh từng dòng
Δ giá trị tổng — tăng (+) hay giảm (−)? % thay đổi
Lý do — Sales phải ghi rõ (KH gặp khó / mở rộng diện tích / đổi cadence…)
Audit trail chatter — ai sửa cái gì khi nào

3.3. Quyết định Phụ lục

Như Đặt cọc, 3 option:

✅ Phê duyệt → state draft → approved. Hệ thống tự:

Backup billing items hiện tại của HĐ
Replace bằng items mới từ Phụ lục
Recompute monthly_rent, totals, VAT
Recompute next_invoice_date
Audit chatter trên HĐ

❌ Từ chối → state draft → rejected. Sales có thể Reset to Draft → sửa → trình lại.

3.4. Cảnh báo

4. Duyệt Phiếu chấm dứt Hợp đồng

4.1. Bối cảnh

KH muốn chấm dứt HĐ sớm — thường do:

KH phá sản / dừng dự án
Force majeure (thiên tai, dịch bệnh, quy hoạch đổi)
CĐT đơn phương chấm dứt (KH vi phạm điều khoản nghiêm trọng)
Hai bên thoả thuận (mutual termination)

4.2. Sales tạo Phiếu chấm dứt

Sales bấm ⛔ Chấm dứt trên HĐ active → tạo zone.contract.termination ở state draft:

Lý do: force_majeure / customer_default / developer_request / mutual
Ngày chấm dứt thực tế
Hoàn cọc % bao nhiêu? Phạt bao nhiêu?
Damage assessment (nếu có hư hỏng lô đất)

State HĐ active → pending_termination (lock một số action).

4.3. Mở Phiếu duyệt

📍 Bán hàng › Phiếu chấm dứt HĐ → filter state = draft

Review:

Lý do — có chính đáng không? Có chứng cứ kèm theo không?
% refund cọc — theo policy hợp lý không?
Số tiền phạt — theo policy hay deal-specific?
Damage — có ảnh chụp hiện trường không?
Ảnh hưởng tài chính — Δ doanh thu mất + chi phí phục hồi lô đất

4.4. Quyết định

✅ Phê duyệt: HĐ pending_termination → terminated. Hệ thống:

Tạo credit note refund cọc theo % đã chốt
Tạo invoice phạt (nếu có)
Lô đất leased → available sau N ngày làm sạch
Tất cả billing items recurring cancelled

❌ Từ chối: HĐ rollback pending_termination → active. Sales đàm phán tiếp với KH.

5. Theo dõi KPI + Dashboard

5.1. Bảng điều khiển Manager

📍 Bảng điều khiển › Manager Dashboard (Enterprise tier)

Layout 4 zone:

Zone A — Sales Pipeline tuần này:

Số Lead mới
Số Cơ hội qualified
Số Báo giá đã gửi
Số Đặt cọc đã ký
Số HĐ đã activate
Conversion rate giữa các stage

Zone B — Tài chính tháng:

Doanh thu thực thu (paid invoices)
Doanh thu ghi nhận (posted invoices)
Doanh thu dự kiến (recurring billing items)
Tỉ lệ overdue
Top 5 KH nợ

Zone C — Lấp đầy KCN:

% lô đất leased / tổng
% reserved (đang treo deal)
% available (còn trống)
Diện tích lấp đầy theo tháng (trend chart)

Zone D — Cảnh báo:

HĐ sắp hết hạn 30/60/90 ngày
Quota license sắp đầy (trên 80%)
Bảo hành thiết bị hết hạn 30 ngày
Service request SLA breach

5.2. Drill-down

Click vào bất kỳ con số / chart → mở list view có filter pre-applied. Vd. click “8 HĐ sắp hết hạn 30 ngày” → mở list HĐ với filter x_renewal_status = upcoming_30d.

5.3. Export báo cáo cho ban giám đốc

📍 Parkone › Báo cáo › Executive KPI → chọn period → bấm Export PDF

PDF gồm:

Executive summary 1 trang
5 chart KPI chính
Bảng top 10 deal
Trend 6 tháng gần nhất

Gửi qua email cho Ban giám đốc / Hội đồng quản trị hàng tháng.

6. Cấu hình + Quản lý chiến lược

Ngoài 4 flow phê duyệt, bạn quản lý các quyết định chiến lược dài hạn:

6.1. Review + chỉnh Lease Policy

📍 Parkone › Cấu hình › Chính sách thuê

Định kỳ (hàng quý) review:

Policy nào match nhiều deal nhất? → đảm bảo chiết khấu hợp lý
Policy nào chưa match deal nào trong 6 tháng? → có thể obsolete, archive
Có chính sách mới cần thêm? (vd. chính sách “Khu công nghệ cao chuyên ngành chip” 2027 mới ban hành)

Sửa Policy KHÔNG ảnh hưởng SO/HĐ đã apply (snapshot immutable). Chỉ deal mới.

6.2. Đặt ngưỡng phê duyệt

📍 Cấu hình › Cài đặt › Parkone:

zone_deposit_approval_threshold: bao nhiêu là “đáng để Manager review”? Khuyến nghị: 5-10% giá trị HĐ trung bình. KCN có Avg HĐ 50 tỷ → ngưỡng 2.5-5 tỷ.
zone_amendment_approval_threshold: tương tự cho Phụ lục. Khuyến nghị: thấp hơn (manager cần biết mọi thay đổi lớn).

Đặt ngưỡng quá thấp → bạn ngập trong activity duyệt vặt. Quá cao → Sales tự duyệt deal rủi ro.

6.3. Quyết định nâng tier license

Khi Cấu hình › Subscription & Quotas báo “gần đầy”:

80% → cảnh báo, lên kế hoạch
95% → nâng cấp ngay (cron timeout 1-2 tháng, không vội)

Liên hệ BSD qua trang /contact để báo giá tier mới (Standard / Pro / Unlimited / Managed).

7. Tình huống đặc biệt

7.1. Sales rep “lách” — không vượt ngưỡng nhưng tổng nhiều deal cộng lại lớn

Triệu chứng: Sales tạo 10 Đặt cọc, mỗi cái discount 9.9% (vừa dưới 10% ngưỡng) → tất cả auto-approve. Tổng discount 10 deal = 1 tỷ → bạn không biết.

Fix:

Bật báo cáo tuần “Total discount approved auto” để xem trend
Đặt ngưỡng theo % thay vì số tuyệt đối — VND ngưỡng = giá trị deal × 5%
Quarterly review với Sales: cộng hết discount auto-approve

7.2. Phụ lục tạo ra khi HĐ đã quá hạn

Triệu chứng: HĐ state expired (quá date_end), Sales muốn tạo Phụ lục gia hạn nhưng button disabled.

Fix:

HĐ expired không tạo Phụ lục — phải tạo HĐ gia hạn mới (renewal flow)
Hoặc Manager (chỉ Manager) override: vào HĐ → set state về active → sales tạo Phụ lục bình thường
Workaround tốt nhất: nhắc Sales tạo Phụ lục gia hạn TRƯỚC khi date_end (90 ngày prior)

7.3. KH yêu cầu chuyển HĐ sang công ty khác (chuyển nhượng)

Triệu chứng: KH “Cty A” muốn chuyển HĐ sang “Cty B” (M&A, đổi pháp nhân).

Quy trình:

Sales tạo Phụ lục đổi customer_id (cần Manager duyệt)
Bạn review: Cty B có đủ điều kiện không (hồ sơ tài chính, vốn, ngành)?
Có thoả thuận chuyển nhượng giấy tờ (notarized) không?
Phí chuyển nhượng (nếu có) — tạo invoice riêng
Approve Phụ lục → HĐ flip sang Cty B

Lưu ý: portal user của Cty A cũ phải deactivate sau, để Cty B tạo mới.

8. Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể xoá Phụ lục đã approve không? Không. Approved là immutable. Cần đảo ngược → tạo Phụ lục mới ngược lại + Manager duyệt.

Có cách nào duyệt batch nhiều Đặt cọc cùng lúc? List view → tick checkbox → Action › Bulk Approve. Cẩn thận — không có popup confirm cho từng cái.

Sales rep nghỉ việc, các Activity của họ chuyển sang ai? Vào Người dùng › tài khoản Sales đã nghỉ › tab Activities → Action › Reassign all. Hoặc Manager Dashboard hiện list orphan activities.

KPI Dashboard có thể custom thêm zone không? Có. Liên hệ BSD qua /contact để custom dashboard theo KPI riêng của KCN bạn. Free tier có dashboard mặc định 4 zone; Enterprise tier có dashboard editor.

Có thể export tất cả deal của Sales rep cụ thể ra Excel để review không? Có. Bán hàng › Báo giá → filter salesperson = [tên] → list view → Action › Export. Chọn các field cần (KH / total / state / date) → Export CSV/Excel.

Báo cáo tuần được gửi tự động không? Có nếu setup cron email. Vào Cấu hình › Technical › Email Templates → tìm “Manager Weekly Report” → bật + gán recipient (bạn). Gửi sáng thứ 2 hàng tuần.

Tôi không thấy menu “Phiếu chấm dứt HĐ” trong sidebar? Menu chỉ visible cho group Zone Pro / Manager. Check quyền: Cấu hình › Users › tài khoản của bạn › Access Rights › Parkone. Phải có group Manager assigned.

Liên kết liên quan

Hướng dẫn Sales rep — Hiểu workflow Sales để duyệt tốt
Hướng dẫn Finance Controller — Workflow tài chính song hành
Hướng dẫn Admin setup — Đặt ngưỡng phê duyệt
Module Phụ lục — Reference chi tiết
Module CPQ Lease — Hiểu Lease Policy bạn quản lý