Ghi nhận thanh toán (full)

Ghi nhận thanh toán (full)

FC receive bank statement → đối chiếu với Invoice → ghi nhận Payment linked. State Invoice tự chuyển Paid.

Luồng chuẩn

1. Nhận thông báo KH đã chuyển

• Bank statement (SMS / online banking)
• Hoặc KH gửi ảnh chứng từ CK

2. Xác định Invoice tương ứng

• Match theo Nội dung CK — thường là số HĐ (vd INV-2026-125)
• Nếu KH quên ghi content → match theo số tiền + partner

3. Mở Invoice trong Parkone

Hoá đơn → Customer Invoices → tìm INV-2026-125 → click

4. Click “Register Payment”

Nút màu tím trên header (Invoice state = Posted, Payment state = Not Paid)

5. Điền form Payment

Modal opens với auto-fill:

Field	Default	Ý nghĩa
Journal	Bank (default)	Chọn TK bank nhận tiền
Amount	Invoice.amount_residual	Số tiền còn thiếu = tổng HĐ (full)
Payment Date	Today	Ngày ghi nhận (thường = ngày bank statement)
Memo	INV-2026-125	Reference / mô tả
Payment Reference	(Đại nhập số chứng từ bank)	vd “BIDV-CK-20260815-0142”

6. Click “Create Payment”

Odoo tạo record account.payment link với Invoice.

7. State thay đổi

• Invoice.payment_state → Paid
• Journal entry mới trong sổ kế toán:
  • Debit: 131 (Phải thu KH) — offset entry cũ
  • Credit: 1121 (Bank) — tiền vào

8. Chatter log

• “Payment of X registered by FC lúc HH:MM”
• Attach memo + reference

Fields chi tiết trong form Payment

Journal (Sổ kế toán)

• Bank — nếu KH chuyển khoản
• Cash — nếu KH trả tiền mặt (rare, chỉ cho HĐ nhỏ)
• Wire transfer — nếu là chuyển khoản quốc tế (KH FDI)

Chọn đúng journal → journal entry đúng account.

Payment Method

• Manual — FC nhập tay (mặc định)
• Batch Deposit — batch cùng ngày (rare)

Currency

• Auto-fill từ Invoice currency
• Nếu KH trả USD cho HĐ VND → phải chọn Currency = USD, và Odoo prompt exchange rate

Case KH trả bằng currency khác

1. HĐ ký VND: Total = 250,000,000 VND
2. KH trả USD: 10,000 USD (tỷ giá spot 25,000 → tương đương 250M VND)
3. Register Payment:
   • Journal: Bank USD (khác Bank VND)
   • Currency: USD
   • Amount: 10,000
   • Odoo compute exchange gain/loss
4. Payment created + linked Invoice
5. Nếu tỷ giá thời điểm khác tỷ giá HĐ → journal entry auto có “Exchange Gain” hoặc “Exchange Loss”

Verify Payment đã link

Sau khi Register:

• Invoice → tab Journal Items → thấy 2 entries: entry gốc (Post) + entry payment
• Invoice → smart button “1 Payment” — click → xem detail payment
• Chatter → log “Payment registered”

Bulk Register Payment

Nếu KH trả nhiều Invoices 1 lần chuyển khoản:

1. Hoá đơn → Customer Invoices → filter theo partner KH
2. Tick chọn nhiều rows (vd 3 Invoices)
3. Menu Action → Register Payment
4. Modal: nhập amount tổng (=sum 3 Invoices)
5. Odoo tự split payment cho 3 Invoices

Payment không match — Partial

Nếu KH trả 50M cho Invoice 100M → xem Thanh toán partial.

Refund payment (nếu ghi nhận sai)

Đại lỡ Register Payment cho sai Invoice:

1. Mở Payment (từ Invoice smart button hoặc menu Kế toán → Payments)
2. Menu Action → Cancel Payment
3. Confirm → Payment cancelled
4. Journal entry auto-reverse
5. Invoice → payment_state rollback về Not Paid

Tạo lại Payment cho Invoice đúng.

FAQ

Nút “Register Payment” không hiện

• Verify Invoice state = Posted (không Draft)
• Verify payment_state != Paid (đã paid rồi thì không hiện)
• Verify FC có group Kế toán / Accountant

Payment Date khác Invoice date

Bình thường. Invoice date = ngày Post HĐ. Payment date = ngày KH thật sự trả.

Vd: HĐ post 1/8, KH trả 15/8 → Payment Date = 15/8.

KH trả trước hạn

Không sao. Payment Date < Due Date → vẫn ghi nhận bình thường. State = Paid.

Bank rớt tiền — tôi thấy trong bank statement nhưng chưa vào TK

Rare, nhưng nếu xảy ra:

• Chưa Register Payment cho đến khi tiền vào thực tế TK
• Đợi 1-2 ngày, tiền vào → mới Register

Muốn record cash payment KH đến văn phòng

• Journal: Cash
• Amount: đủ 100%
• Payment Method: Manual
• Ghi receipt cho KH (in trực tiếp từ Odoo Payment form)

Liên kết liên quan

• Thanh toán partial + multiple
• Đối chiếu bank statement
• Post HĐ