Biểu mẫu (mẫu tài liệu Word)

Menu: Realty CRM → Customer Support → Mẫu tài liệu

1. Vì sao mẫu nằm ngoài phần mềm

Hợp đồng mua bán bất động sản là văn bản pháp lý. Thể thức của nó do pháp chế doanh nghiệp quyết, đã qua rà soát, có khi đã đăng ký mẫu hợp đồng theo mẫu với cơ quan quản lý. Mỗi chủ đầu tư một kiểu, và cùng một chủ đầu tư thì mỗi dự án cũng có thể khác.

Nếu phần mềm dựng sẵn mẫu hợp đồng bên trong, mọi sửa đổi câu chữ — kể cả sửa một dấu phẩy — đều phải qua đội kỹ thuật. Điều đó không hợp với cách bộ phận pháp chế làm việc.

Cách của Realty CRM: mẫu là file Word do doanh nghiệp tự soạn và tự tải lên. Phần mềm chỉ làm một việc là điền dữ liệu vào các chỗ đã đánh dấu. Pháp chế sửa mẫu trong Word như bình thường, tải lên đè bản cũ, xong.

2. Khai một mẫu

Trường	Nghĩa
Tên mẫu	Tên hiện trong danh sách khi người dùng bấm in
Áp dụng cho	Loại chứng từ mà mẫu này dùng được — hợp đồng, phụ lục, phiếu cọc hay phiếu thu
Tệp Word	File .docx đã đánh dấu chỗ điền
Xuất PDF	Bật thì file trả về là PDF thay vì Word
Thứ tự	Sắp xếp trong danh sách chọn mẫu

Mỗi loại chứng từ có thể có nhiều mẫu. Ví dụ hợp đồng có mẫu cho căn hộ và mẫu cho biệt thự, hoặc mẫu tiếng Việt và mẫu song ngữ.

Xuất PDF dùng LibreOffice cài sẵn trong hệ thống, không cần cấu hình gì thêm. Bật khi tài liệu gửi cho khách, để họ không sửa được. Tắt khi tài liệu còn phải chỉnh tay trước khi ký.

3. Đặt mã điền trong file Word

Mở file Word, gõ mã điền vào đúng chỗ cần dữ liệu. Cú pháp là hai dấu ngoặc nhọn:

Số hợp đồng: {{ record.name }}
Bên mua: {{ record.partner_id.name }}
CMND/CCCD: {{ record.partner_id.vn_national_id }}
Giá trị hợp đồng: {{ record.contract_amount }}

Ngay trên form mẫu có bảng tra đầy đủ khoảng 70 mã điền, chia theo tám nhóm:

• Hợp đồng · Bên mua · Bên bán (chủ đầu tư) · Dự án và sản phẩm
• Giá tách Đất/Xây · Giá tổng hợp
• Lịch thanh toán · Đồng sở hữu

Ngoài dữ liệu chứng từ còn có {{ company.name }}, {{ user.name }} (người in) và {{ today }}.

Lặp bảng nhiều dòng

Lịch thanh toán và danh sách đồng sở hữu có số dòng thay đổi theo từng hợp đồng, nên cần cú pháp lặp. Trong bảng Word, đặt ở ô đầu tiên của dòng mẫu:

{%tr for l in record.installment_combined_ids %}

và ở dòng ngay sau đó:

{%tr endfor %}

Dòng ở giữa được nhân bản cho từng đợt thanh toán. Bốn danh sách lặp được: lịch tổng hợp, lịch phần Đất, lịch phần Xây, và danh sách đồng sở hữu.

Tiền tố %tr báo cho hệ thống nhân bản cả dòng bảng, không phải chỉ ô chữ. Thiếu tiền tố này thì bảng ra sai cấu trúc.

4. Tạo tài liệu

Nút Tạo tài liệu nằm trên chín loại chứng từ:

Nhóm	Chứng từ
Bán hàng	Phiếu giữ chỗ · Đặt cọc
Hợp đồng	Hợp đồng mua bán · Phụ lục · Chuyển nhượng · Chấm dứt · Thanh lý
Thu tiền	Phiếu thu
Bàn giao	Biên bản bàn giao

Bấm nút, chọn mẫu, hệ thống trộn dữ liệu của đúng chứng từ đang mở rồi trả về file để tải xuống. Danh sách mẫu hiện ra đã lọc theo loại chứng từ — mở phụ lục thì chỉ thấy mẫu dành cho phụ lục.

Tài liệu đã tạo được ghi một dòng vào nhật ký chứng từ, nêu tên mẫu đã dùng.

5. Khi mã điền sai

Gõ nhầm tên trường — ví dụ {{ record.code }} trong khi hợp đồng dùng record.name — thì hệ thống báo lỗi nêu rõ tên trường không tồn tại, kèm nhắc kiểm lại placeholder trong file Word. Không sinh ra file rỗng hay file thiếu dữ liệu.

Đây là chủ ý: một hợp đồng in ra thiếu số tiền hoặc thiếu tên khách mà không ai để ý còn nguy hiểm hơn nhiều so với một thông báo lỗi.

Đối chiếu tên trường với bảng tra ngay trên form mẫu, đừng đoán.

6. Một lưu ý về bản demo

Mẫu Hợp đồng mua bán trên bản demo là mẫu khung để thử cơ chế, không phải hợp đồng mua bán thật. Nội dung chỉ có vài dòng minh hoạ cho thấy dữ liệu được điền đúng.

Doanh nghiệp dùng thật cần tải lên mẫu hợp đồng của mình, đã qua pháp chế, rồi đánh dấu mã điền theo bảng tra.