Hoàn tiền

Menu: Realty CRM → Collection → Refund

1. Khi nào phải hoàn tiền

Hoàn tiền phát sinh ở bốn tình huống chính:

• Thanh lý cọc — khách dừng khi mới đặt cọc, hoàn phần còn lại sau khi trừ phạt
• Chấm dứt hợp đồng — dừng giữa chừng, hoàn theo thoả thuận
• Chênh lệch diện tích — diện tích thực đo nhỏ hơn diện tích hợp đồng, chủ đầu tư hoàn phần chênh
• Thu thừa — khách chuyển dư, hoàn lại phần dư

Phiếu hoàn dùng chung mẫu với phiếu thu, chỉ khác loại và khác chữ đầu số chứng từ (RF/).

2. Hai đường sinh phiếu hoàn — cần phân biệt

Đường tự động: Thanh lý cọc

Thanh lý cọc tự sinh phiếu hoàn tiền, ở trạng thái đã xác nhận, đúng bằng số tiền hoàn đã chốt trên chứng từ thanh lý, và liên kết ngược lại để tra cứu.

Kế toán không phải lập gì thêm.

Đường thủ công: Chấm dứt hợp đồng và các trường hợp khác

Chấm dứt hợp đồng KHÔNG tự sinh phiếu hoàn tiền.

Chứng từ chấm dứt ghi nhận số tiền phải hoàn, nhưng tiền chỉ thật sự ra khỏi quỹ khi kế toán lập phiếu hoàn tại menu này.

Bỏ sót bước đó sẽ tạo ra mâu thuẫn khó phát hiện: chứng từ chấm dứt nói đã hoàn 2 tỷ, sổ thu chi không có khoản chi nào, và tổng tiền khách đã nộp trên hợp đồng vẫn giữ nguyên — vì con số đó trừ theo phiếu hoàn, không trừ theo chứng từ chấm dứt.

Vì sao thiết kế khác nhau giữa hai nghiệp vụ: thanh lý cọc thường là số nhỏ và quyết nhanh; chấm dứt hợp đồng thường qua thương lượng và phê duyệt nhiều cấp, số tiền cuối có thể khác số ghi ban đầu, nên để kế toán chủ động lập khi có lệnh chi.

3. Ảnh hưởng tới tổng đã nộp

Tổng tiền khách đã nộp cho một hợp đồng tính theo công thức:

Đã nộp = (Thu tiền + Thanh toán trả trước) − Hoàn tiền

Chỉ tính các phiếu đã xác nhận. Phiếu hoàn còn ở nháp thì chưa trừ gì.

Vì công thức gom theo cả hợp đồng lẫn phiếu cọc gốc, nên tiền của giai đoạn cọc và tiền của giai đoạn hợp đồng đều hiện đủ trên một chỗ — kể cả khi hồ sơ đã qua chuyển nhượng.

4. Nội dung phiếu hoàn

Phiếu hoàn khai nhiều dòng như phiếu thu, mỗi dòng chọn loại tiền đang hoàn: tiền cọc, tiền hợp đồng, tiền phí… Ghi đúng loại giúp báo cáo tách được hoàn khoản nào.

Số tiền trên dòng ghi là số dương — loại phiếu đã cho biết đó là tiền ra, không cần ghi số âm.

5. Kiểm trước khi xác nhận

1. Số tiền hoàn đã khớp biên bản thoả thuận hai bên ký chưa?
2. Đã trừ tiền phạt chưa, hay đang hoàn cả phần khách phải chịu?
3. Loại tiền trên từng dòng đã đúng chưa?
4. Với hoàn theo chấm dứt hợp đồng: chứng từ chấm dứt đã hoàn tất chưa?