Bỏ qua để đến nội dung
Documentation

Ngoại tệ trong AP&C: revaluation, translation và CTA

Ngoại tệ trong AP&C (Adaptive Planning and Consolidation) chạy trên hai cỗ máy tách biệt mà người mới rất hay lẫn. Phân biệt được hai cỗ máy này là nắm được 80% chủ đề.

Revaluation (đánh giá lại)Translation (quy đổi báo cáo)
Quy đổi gìTransaction currency → đồng tiền sổ của companyĐồng tiền sổ → đồng tiền báo cáo
Kết quảPost bút toán thật (lãi/lỗ tỷ giá)Không lưu — tính lại mỗi lần chạy báo cáo
Chuẩn mựcLãi/lỗ thực hiện & chưa thực hiện theo GAAP/IFRSFASB 52 / IAS 21
Khi chạyBước cuối cùng trước khi đóng kỳBất cứ lúc nào chạy báo cáo
flowchart LR
  TC["Giao dịch gốc<br/>ngoại tệ (USD, EUR…)"] -->|"REVALUATION<br/>post bút toán lãi/lỗ tỷ giá"| LC["Đồng tiền sổ<br/>của company (VND)"]
  LC -->|"TRANSLATION<br/>tính lúc chạy báo cáo, không lưu"| RC["Đồng tiền báo cáo<br/>tập đoàn (USD)"]
  RC --> CTA["CTA — dòng cân chênh lệch<br/>vào Translation Gain/Loss"]
  style TC fill:#fce4ec,stroke:#c2185b
  style LC fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0
  style RC fill:#e7f5ea,stroke:#2e7d32

Cỗ máy 1: Revaluation

Phần tiêu đề “Cỗ máy 1: Revaluation”

Đánh giá lại số dư gốc ngoại tệ (tiền, phải thu, phải trả…) theo tỷ giá cuối kỳ, ghi nhận lãi/lỗ tỷ giá.

Cấu hình (Create Revaluation Rule → gom nhóm bằng Create Revaluation Group để chạy đồng thời):

  • Chọn tài khoản + loại tỷ giá theo khuyến nghị: tiền/phải thu/phải trả → tỷ giá cuối kỳ; doanh thu/chi phí → bình quân; một số tài khoản đầu tư → tỷ giá lịch sử.
  • Worktags giữ lại trên bút toán: giữ Bank Account cho tiền (vì báo cáo đối chiếu ngân hàng theo tài khoản ngân hàng), Supplier cho phải trả, Customer cho phải thu.
  • Tài khoản đối ứng qua account posting rule: Realized Gain/Loss cho tiền, Unrealized Gain/Loss cho công nợ, Translation Gain/Loss cho nội bộ.
  • Balance vs Activity: Balance (lũy kế) cho tài khoản số dư, Activity (phát sinh kỳ) cho tài khoản kết quả — Activity thì không tạo được bút toán đảo.

Vận hành (Run Revaluation):

  • Chạy incremental: rerun cùng tiêu chí trong kỳ chỉ ghi phần chênh so với lần trước (tiện khi sửa tỷ giá nhập sai); muốn chạy lại từ đầu phải cancel kết quả cũ (Mass Cancel Revaluation Results).
  • Sang năm mới: roll forward số dư năm trước tạo beginning balance TRƯỚC rồi mới chạy revaluation.
  • Nghiệm thu bằng report Foreign Currency Revaluation: chạy đến khi cột Exchange Gain/(Loss) = 0 nghĩa là đã đánh giá lại đủ. Lưu ý report này chỉ chỉ ra tài khoản sẽ được revalue — kết quả thật xem ở Find Revaluations.
  • Gotcha: Workday revalue mọi tài khoản có số dư — muốn “đóng” một tài khoản thì số dư phải về 0 ở mọi tổ hợp worktag, cả đồng tiền sổ lẫn đồng tiền gốc. Và dùng nhất quán một mốc thời gian trong kỳ (cuối kỳ hoặc theo ngày) — trộn hai kiểu trong cùng kỳ làm sai số dư.

Cỗ máy 2: Currency Translation

Phần tiêu đề “Cỗ máy 2: Currency Translation”

Báo cáo bằng đồng tiền khác đồng tiền sổ (công ty con VND báo cáo lên tập đoàn USD). Bốn phương pháp quy đổi (Create Account Translation Method):

MethodÁp choTỷ giá
AverageTài khoản kết quả kinh doanhBình quân tại cuối kỳ phát sinh (doanh thu tháng 1 theo bình quân tháng 1)
CurrentTài khoản số dưTỷ giá ngày cuối kỳ báo cáo cho cả đầu kỳ, phát sinh, cuối kỳ
HistoricSố dư đầu kỳ vốn chủ…Tỷ giá pha trộn (blended) theo ngày giao dịch, hoặc số quy đổi nhập tay
CustomTrường hợp còn lạiTùy cấu hình

Gán method cho tài khoản qua Create Account Translation Rule Set — đánh giá theo thứ tự tài khoản cụ thể → summary (theo sequence) → account type; phải phủ đủ mọi account type để không tài khoản nào “mồ côi” method. Không có tỷ giá đúng ngày → Workday dùng tỷ giá gần nhất trước đó.

CTA (Cumulative Translation Adjustment — chênh lệch quy đổi lũy kế): Workday dịch từng dòng bút toán theo method của tài khoản, rồi ghi dòng CTA cân phần chênh vào tài khoản Translation Gain/Loss (theo posting rule). CTA sinh theo tổ hợp company × book code × kỳ × balancing worktag; beginning balance có dòng CTA riêng ngày đầu năm. Audit bằng report Currency Translation Adjustment Reconciliation by Company + Historic Currency Rates.

Translated beginning balances — điều kiện sống của báo cáo quy đổi: mọi đồng tiền muốn báo cáo phải có số dư đầu kỳ đã quy đổi, sinh khi chạy Roll Year-End Balances Forward (chọn đủ mọi currency cần báo cáo). Nhập tay bổ sung bằng Maintain Beginning Balance Translation Amounts — nhưng nhớ: chạy lại roll forward sẽ GHI ĐÈ số nhập tay.

Đổi method giữa chừng mà không phá lịch sử: Workday không có effective date cho translation rule set. Recipe chính hãng: rename rule set cũ thành “Standard (effective until 31/12/2025)” → tạo rule set mới mang tên cũ với method mới → báo cáo năm cũ chạy rule set cũ, năm mới chạy rule set mới; báo cáo so sánh năm thì mỗi cột một rule set.

Móc nối với phần còn lại

Phần tiêu đề “Móc nối với phần còn lại”
  • Statistics cần rate type 1:1 riêng để chỉ tiêu phi tài chính không bị “quy đổi tỷ giá” (bài Phân bổ).
  • Translation là nền của hợp nhất đa tiền tệ và NCI đa currency (bài Hợp nhất) — hai bên loại trừ dùng method khác nhau sẽ sinh translation variance trên tài khoản variance của elimination rule.
  • Lệch vốn chủ giữa đồng tiền sổ và đồng tiền báo cáo xử lý bằng Create Translation Adjustment (bút toán điều chỉnh quy đổi, chỉ áp cho tài khoản dùng tỷ giá Historic Equity).

Chắt lọc từ Workday Adaptive Planning and Consolidation Administrator Guide (mục Revaluation, Currency Translation) — doc.workday.com.

Chia sẻ: