Chuyển người đứng tên cọc

Menu: Realty CRM → Sale → Operations → Chuyển cọc · hoặc nút Chuyển cọc trên phiếu cọc

1. Tình huống nghiệp vụ

Khách đã đặt cọc rồi muốn đổi người đứng tên. Rất phổ biến, vì nhiều lý do chính đáng:

• Đặt cọc bằng tên mình rồi chuyển sang tên vợ chồng hoặc con
• Chuyển sang tên công ty để hạch toán
• Nhà đầu tư sang tay trước khi ký hợp đồng mua bán

Đây không phải chuyển nhượng hợp đồng — chuyển nhượng là nghiệp vụ khác, xảy ra sau khi đã ký hợp đồng mua bán và có thủ tục pháp lý nặng hơn nhiều. Chuyển cọc diễn ra khi mới chỉ có phiếu cọc.

2. Điều kiện

Phiếu cọc phải ở trạng thái Đã xác nhận. Hệ thống chặn ở ba lớp: danh sách chọn chỉ hiện phiếu đủ điều kiện, nút trên phiếu cọc kiểm trước khi mở form, và lúc thực hiện kiểm lại lần nữa.

Khách hàng mới phải khác khách hiện tại, và phải là cá nhân (không phải tổ chức).

3. Cái gì chuyển, cái gì giữ nguyên

Đây là phần quan trọng nhất và cũng dễ hiểu nhầm nhất.

Thứ	Có chuyển không
Người đứng tên trên phiếu cọc	✔ Chuyển sang khách mới
Người mua trên hợp đồng (nếu đã có)	✔ Chuyển theo
Danh sách đồng sở hữu	✔ Xoá của khách cũ, ghi mới của khách mới
Tiền đã thu	✘ Giữ nguyên trên phiếu cọc
Phiếu thu đã lập	✘ Vẫn đứng tên khách cũ
Sản phẩm	✘ Không đổi, vẫn Đã đặt cọc
Trạng thái phiếu cọc	✘ Vẫn Đã xác nhận

Vì sao tiền và phiếu thu KHÔNG chuyển tên

Đây là quyết định thiết kế có chủ ý, và là điểm khách hàng hay thắc mắc.

Phiếu thu là chứng từ kế toán đã phát hành. Nó ghi lại một sự thật: vào ngày đó, người đó đã nộp số tiền đó. Sửa tên trên chứng từ đã phát hành là làm sai lịch sử — và khi đối chiếu ngân hàng, dòng tiền vào vẫn mang tên người chuyển khoản cũ, không khớp được nữa.

Vì vậy hệ thống làm đúng cách kế toán: tiền ở lại trên phiếu cọc để khách mới thừa hưởng, còn chứng từ gốc giữ nguyên tên người đã nộp. Quan hệ tiền bạc giữa khách cũ và khách mới là việc của hai bên, được xử lý bằng thoả thuận riêng ngoài hệ thống.

4. Ghi vết khách cũ

Khi thực hiện, hệ thống chụp lại tên khách cũ vào một ô riêng trên phiếu chuyển cọc. Đây là bản chụp dạng chữ, không phải liên kết — nên kể cả hồ sơ khách cũ có bị đổi tên hay gộp về sau, vết ghi vẫn đúng.

Đồng thời hệ thống ghi vào nhật ký của phiếu cọc một dòng đầy đủ: chuyển từ ai sang ai, số tiền đã thu được giữ lại, và nhắc rõ phiếu thu gốc vẫn đứng tên khách cũ để đối chiếu. Nếu có xoá và ghi lại đồng sở hữu thì cũng ghi rõ số lượng.

5. Đồng sở hữu của khách mới

Trên phiếu chuyển cọc, khai luôn danh sách đồng sở hữu của khách mới, với quan hệ và tỉ lệ sở hữu giống như trên phiếu cọc.

Khi thực hiện, hệ thống xoá sạch danh sách đồng sở hữu cũ rồi ghi lại theo danh sách mới. Đây là điểm cần lưu ý: nếu khách mới cũng có đồng sở hữu mà quên khai trên phiếu chuyển, danh sách sẽ trống sau khi chuyển, chứ không giữ lại của khách cũ.

6. Số chứng từ

Phiếu chuyển cọc mang số dạng CC/<năm>/<số thứ tự>.