Workday HCM: Hire đến Terminate — hợp đồng, thử việc, nghỉ việc

Bài này đi trọn vòng: từ hồ sơ trước tuyển đến ngày rời công ty — bao gồm các khái niệm khớp trực tiếp với luật lao động (hợp đồng, thử việc, báo trước).

Pre-hire và hai loại “hợp đồng”

Pre-hire = hồ sơ theo dõi trước khi tuyển; điểm ít ai để ý: mọi employee đều giữ pre-hire record active sau hire/terminate — dùng lại khi thuyên chuyển và rehire. Phân biệt hai khái niệm dễ lẫn:

Employment Agreement = công cụ đàm phán trước hire (gói 7 loại dữ liệu: compensation, contract details, notice period, probation…), dữ liệu duyệt xong tự đổ vào BP Hire. Sửa trong BP Hire không chảy ngược về agreement.
Employee Contract = hồ sơ hợp đồng lao động của người đã là nhân viên: fixed-term (xác định thời hạn) vs open-ended; mỗi job chỉ 1 contract active. Contract rules định nghĩa số lần renew tối đa + tổng thời hạn cộng dồn — đúng chỗ ánh xạ quy định kiểu “tối đa 2 lần HĐ xác định thời hạn” của luật VN; lưu ý vượt ngưỡng Workday chỉ cảnh báo, không chặn. Contract End Date không tự kích hoạt gì — muốn tự initiate termination hàng loạt cho HĐ đến hạn thì dùng Mass Operation (≤500 người/lần).

Kèm theo: Collective Agreement (thỏa ước lao động tập thể — điều kiện do công đoàn đàm phán, ≤5 classification factor) và Union membership dùng trong eligibility rule.

Thử việc và báo trước — hai bộ rule đáng tiền cho VN

Probation Period: rule tự tính thời hạn thử việc theo nước/loại nhân viên + trần tối đa (vượt chỉ cảnh báo); schedule review tự động trước khi hết hạn (review chọn Outcome → đạt / gia hạn / terminate thẳng từ review). Chỉ schedule được 1 review qua rule; nghiệp vụ nhắc hạn nên làm custom report + alert.
Notice Period: nguyên tắc then chốt — rule employee áp khi nghỉ tự nguyện, rule employer áp khi cho nghỉ; Workday tính Recommended Termination Date = ngày báo + thời hạn. Rule chọn theo dòng đầu tiên khớp trong grid → đặt rule loại trừ lên đầu. Giới hạn: nhân viên không tự xem được notice period của mình.

Hire → No Show → Terminate

flowchart LR
  P["Pre-hire /<br/>Employment Agreement"] --> H["BP Hire<br/>(ngày ≥ Recruiting<br/>Start Date)"]
  H -->|"không đến<br/>ngày đầu"| N["No Show<br/>(rescind hire →<br/>về pre-hire, có cờ<br/>cảnh báo khi rehire)"]
  H --> W["Worker active"]
  W -->|"tự nghỉ"| R["Submit Resignation<br/>(self-service)<br/>→ tự mở BP Termination"]
  W -->|"cho nghỉ /<br/>hết hạn HĐ"| T["BP Termination<br/>(notice period ·<br/>eligible for rehire ·<br/>close position?)"]

Quy tắc chọn giữa No Show / Hire Rescind / Termination: đã chạy payroll là bắt buộc Termination. Sau termination, hiệu lực tính cuối ngày theo timezone của location; nhân viên đã nghỉ vẫn vào được task Save for Later — best practice disable account sớm + cấu hình Auto-Manage Business Processes. Rehire: cờ Eligible for Rehire xung đột Yes/No giữa các nơi thì No thắng.

Contingent worker — nhân sự thuê ngoài

Contract Contingent Worker là “hire” của contingent; khác biệt cốt lõi: không có compensation trong Workday (trả qua supplier/purchase order), không benefits enrollment, không succession/career — nhưng vẫn có time tracking, goals, performance. Convert to Employee làm 2 việc một task (end contract + hire); gotcha: position có PO thì phải tự cập nhật PO sau conversion. Kết thúc hàng loạt qua Mass Operation ≤500 người; report >500 người là không sinh workbook.

Onboarding staffing và background check

⚠️ Onboarding Dashboard (bản cũ) sẽ ngừng ở bản 27R1 — Workday khuyến nghị chuyển sang Onboarding Plans (đã nói ở bài offer & pre-boarding); có task migrate nội dung sẵn. Kiến trúc 2 tầng: BP Onboarding Setup (manager soạn welcome, People to Meet) chạy ngay trước BP Onboarding (worker làm task); manager không hoàn tất setup là onboarding không khởi động — có Mass Advance để giải cứu. Background check 2 mức (pass/fail tổng thể, hoặc per-test qua integration); Form I-9 là bước compliance riêng của thị trường Mỹ — doanh nghiệp VN bỏ qua.

Chắt lọc từ Workday HCM Administrator Guide (Staffing tr.644–811) — doc.workday.com.