Workday Recruiting: ứng viên, career site và nguồn tuyển

Bài giữa của cụm tuyển dụng: mọi thứ xoay quanh ứng viên và nguồn ứng viên — từ hồ sơ tiềm năng đến career site, chiến dịch và thưởng giới thiệu.

Prospect vs Candidate

Candidate = có ít nhất 1 job application; prospect = người muốn theo dõi nhưng chưa apply (nguồn nuôi dưỡng). Prospect có status/type riêng, consent GDPR qua email (career site phải publish), và giới hạn theo vùng cho recruiter (security propagate mất 1–2 giờ). Candidate pool: dynamic (tự thêm theo tiêu chí, ≤50.000) vs static (thêm tay, ≤25.000) — tạo rồi không đổi loại.

AI chấm ứng viên

Video: kênh YouTube chính thức của Workday.

Candidate Skills Match (ML): so kỹ năng application ↔ requisition, điểm Strong/Good/Fair/Low; required skill được trọng số cao hơn; chấm lại mỗi giờ. Giới hạn thẳng thắn: chỉ tốt với hồ sơ tiếng Anh (hồ sơ tiếng Việt dễ ra Low/Unable to Score); không xét độ mới của skill hay số năm kinh nghiệm.
Candidate Ranking: KHÔNG phải ML — là bảng điểm có trọng số admin tự định nghĩa (Degrees 40 + City 60…), minh bạch và kiểm soát được.
Automatic Stage Routing: tự advance/decline theo condition rule — rule khớp đầu tiên thắng, chạy ở cuối step được gắn.

Chống trùng hồ sơ — các bẫy

Workday match theo tên + (phone/email/DOB/national ID/social URL) — nhưng phone khác format là không match (555-1234 ≠ 5551234). Auto-merge chỉ chạy cho external candidate và vô hiệu khi: một bên có Candidate Home account, hoặc nạp qua Bulk Import. Duplicate Management Framework mới là opt-in một chiều — bật rồi mất hẳn Match and Merge cũ. Purge ứng viên là vĩnh viễn; custom purge report dùng OR filter là bẫy nguy hiểm (purge thừa) — phải AND.

Career site — bộ mặt tuyển dụng

Tối đa 100 site active, mỗi site brand/audience riêng, hỗ trợ ~40 ngôn ngữ trong đó có tiếng Việt. Những quyết định phải cân nhắc sớm:

Embed Mode (nhúng vào web công ty) đánh đổi nặng: mất Social Sign-In, mất Apply with LinkedIn, và Safari/iPhone chặn third-party cookie → ứng viên không đăng nhập được. Khuyến nghị: standalone site.
Social sign-in (Google/Apple) là công tắc toàn tenant; đăng ký SSO client mất tới 24 giờ.
Ảnh brand: logo share social 1200×630px, contrast ≥4.5 (WCAG AA); đổi brand hiển thị sau ≤15 phút.
Tin đăng tự cấu trúc chuẩn Google for Jobs; Google Analytics 4 có bộ event giao sẵn theo dõi từng bước apply (apply_start → apply_job_application_submitted) — đo được rơi rụng ở bước nào.
Internal career site + Jobs Hub cho tuyển nội bộ; job alert gửi 4AM PST hằng ngày.

Chiến dịch, sự kiện, agency, referral

Recruiting campaign: email drip có điều kiện (mở/click thư trước), ≤25 link tin tuyển/thư; analytics trên discovery board, open/click đếm 1 lần/người.
Recruiting event (ngày hội tuyển dụng): landing page + đăng ký (tạo prospect, auto-tag pool ≤50.000) + check-in QR.
Agency: career site riêng cho headhunter, ownership tính từ khi ứng viên vào Review; lưu ý lớn — Workday không tạo invoice/không tự trả phí agency, Payout Terms chỉ để tham khảo.
Referral & endorsement: giới thiệu nội bộ (worker chủ động) vs endorsement (ứng viên khai tên người quen, worker xác nhận). Trả thưởng qua One-Time Payment gắn BP Hire, delay được theo ngày/tháng; nguồn Endorsement Denied bắt buộc phải map để gỡ quan hệ referral khi worker từ chối — không thì trả thưởng nhầm. Người giới thiệu nghỉ việc: Workday không tự hủy khoản thưởng — phải tự nhắc rescind trên BP Termination.

Chắt lọc từ Workday HCM Administrator Guide (Candidates → Referrals) — doc.workday.com.