Nhắc nợ tự động (Cron reminder)

Nhắc nợ tự động (Cron reminder)

Cron chạy 07:00 sáng hàng ngày — quét Invoice posted có due date sắp đến / đã quá → gửi email KH + activity FC.

2 tầng nhắc

Tầng 1 — Nhắc TRƯỚC hạn (soft reminder)

• Cron detect: today + reminder_days_before ≥ due_date và Invoice chưa Paid
• Send email template “Nhắc thanh toán trước hạn”
• Tone thân thiện: “Anh/chị đừng quên…”
• Default reminder_days_before = 7 (7 ngày trước hạn)

Tầng 2 — Nhắc QUÁ hạn (firm reminder)

• Cron detect: today - due_date ≥ reminder_days_after và Invoice chưa Paid
• Send email template “Nhắc thanh toán quá hạn”
• Tone rõ ràng: nêu số ngày trễ, số tiền, hậu quả nếu không trả
• Default reminder_days_after = 3 (3 ngày sau quá hạn)

Nếu KH vẫn không trả sau nhắc quá hạn → activity to FC để follow-up call/gặp trực tiếp.

Cấu hình threshold

Cấu hình → Companies → tab “Cấu hình” → section Reminder:

Threshold conservative

• Nhắc trước hạn: 7 ngày
• Nhắc sau hạn: 3 ngày

Recommended cho hầu hết case. KH có đủ thời gian chuẩn bị.

Threshold aggressive

• Nhắc trước hạn: 3 ngày
• Nhắc sau hạn: 1 ngày

Cho KCN có KH slow-pay history. Nhắc dày hơn để đẩy thanh toán.

Tắt cron

• Nhắc trước hạn: 0 (tắt tầng 1)
• Nhắc sau hạn: 0 (tắt tầng 2)

Cho case FC muốn manual control 100%. Không recommended vì miss overdue dễ.

Email templates default

Parkone cài sẵn 2 template:

• parkone.email_reminder_before_due — Trước hạn
• parkone.email_reminder_overdue — Quá hạn

Xem chi tiết custom: Email templates.

Preview body default trước hạn:

Kính gửi Quý khách [KH.name],

Cảm ơn Quý khách đã hợp tác cùng [Company.name].

Chúng tôi xin gửi thông báo về hoá đơn sắp đến hạn:
  • Số hoá đơn: [invoice.name]
  • Số tiền: [invoice.amount_residual]
  • Hạn thanh toán: [invoice.invoice_date_due]

Vui lòng thanh toán trước ngày [due_date - 1] để tránh phát sinh phí phạt.

Tài khoản ngân hàng:
  [Company.bank_acc_vnd_id.acc_number]
  [Company.bank_acc_vnd_id.bank_id.name]

Trân trọng,
[Company.name]

Cron flow chi tiết

Sáng 07:00 mỗi ngày:

1. Fetch companies — mỗi company config threshold riêng
2. Fetch invoices matching:
   • state = posted
   • payment_state != 'paid'
   • amount_residual > 0
3. Split thành 2 bucket:
   • Trước hạn: due_date - today ∈ [1, reminder_days_before]
   • Quá hạn: today - due_date ≥ reminder_days_after
4. Foreach invoice → send email:
   • Get template tương ứng
   • Render với record data (invoice + partner + company)
   • Send qua outgoing mail server
5. Log Chatter:
   • “Reminder sent to KH lúc HH:MM”
6. Nếu quá hạn ≥ 7 ngày:
   • Tạo Activity type “Call” cho FC
   • Deadline: today + 1
   • Note: “KH X quá hạn Y ngày, số tiền Z. Follow-up ngay”

Anti-spam

Cron có anti-spam:

• 1 Invoice chỉ nhận 1 email trước hạn (theo last_reminder_sent)
• 1 Invoice có thể nhận nhiều email quá hạn — mỗi 7 ngày 1 lần
• Nếu KH thanh toán rồi → không nhắc nữa (state = paid)

Muốn re-send: reset last_reminder_sent = False trên Invoice (Dev mode).

Test cron manual

1. Dev mode → Technical → Scheduled Actions
2. Parkone: Payment reminder cron
3. Run Manually
4. Log show:
   • Số Invoice scan
   • Số email gửi trước / quá hạn
   • Errors nếu có

Verify KH đã nhận email

Trên form Invoice → tab Chatter:

• Log entry “Email sent to <email> at HH:MM DD/MM/YYYY”
• Nếu KH mở → log “Opened by <email> at HH:MM”

Nếu chỉ send không opened trong 24h → có thể spam filter chặn, FC call trực tiếp.

Escalation manual

Nếu KH quá hạn ≥ 30 ngày + không phản hồi:

1. FC mở Activity to-do “Follow-up KH X”
2. Call KH → yêu cầu thanh toán trước ngày cụ thể
3. Gửi Final Demand Letter (thư yêu cầu cuối cùng)
   • Template: parkone.email_final_demand (nếu Đại tạo)
   • Nội dung: nêu Điều X.Y HĐ về phạt trễ, threat pháp lý
4. Cập nhật Activity → done
5. Nếu vẫn không trả → escalate Manager → xem xét kiện

Báo cáo hiệu quả reminder

Báo cáo → Payment Reminder Effectiveness:

• Số email gửi / tháng
• % KH thanh toán sau email trước hạn
• % KH thanh toán sau email quá hạn
• Top KH overdue

Metric quan trọng: DSO (Days Sales Outstanding) — Đại xem xu hướng tháng qua tháng.

FAQ

KH không thấy email — do đâu?

1. Verify partner.email không rỗng
2. Verify outgoing mail server active (Cấu hình → Technical → Outgoing)
3. Test send test email từ Cài đặt
4. Check spam folder KH (email từ noreply@ dễ vào spam)

Muốn CC FC vào email nhắc — làm sao?

Sửa template parkone.email_reminder_*:

• Field email_cc: ${object.company_id.email} hoặc hardcode fc@apave.vn

Xem Email templates.

Cron spam KH nếu Invoice cũ quá — sao tránh?

Cron có anti-spam per-Invoice. Nhưng nếu Đại có 100 Invoices overdue của cùng 1 KH → KH nhận 100 email 1 sáng. Bad UX.

Solution: cron consolidate email — 1 KH nhận 1 email tổng hợp N Invoices overdue. Cần custom code (chưa built-in).

Escalation tự động (cron 3 tầng, 4 tầng)?

Hiện tại 2 tầng đủ dùng. Nếu Đại cần 3-4 tầng (vd 7d/14d/30d), cần custom cron. Liên hệ support@bsdinsight.com.

Liên kết liên quan

• Email templates
• Post HĐ
• Cấu hình hoá đơn — reminder threshold
• Đối chiếu thanh toán