Bước 7 — Tài chính: công nợ đầu tư và thanh toán tiền mía
Menu Tài chính khép kín vòng tiền giữa nhà máy và hộ trồng mía: nhà máy ứng trước (vốn, giống, phân bón) đầu vụ → theo dõi công nợ + lãi trong vụ → đến vụ ép đối trừ vào tiền mía từng đợt cân → tất toán và thanh toán phần thực trả cho nông dân.
flowchart TD
A["Yêu cầu đầu tư đã duyệt 2 cấp và giao<br/>Bước 5 · vốn, giống, phân bón"]
B["Khế ước công nợ<br/>gốc ứng cộng lãi suất"]
C["Vụ ép: chuyến cân sinh tiền mía<br/>Bước 6"]
D["Đối trừ tiền mía vào khế ước<br/>từng đợt cân"]
E["Phiếu thanh toán<br/>tiền mía − chi phí thu hoạch − công nợ = THỰC TRẢ"]
A --> B --> C --> D --> E
1. Công nợ hộ trồng (khế ước)
Phần tiêu đề “1. Công nợ hộ trồng (khế ước)”Đường dẫn: menu Tài chính → Công nợ & Lãi suất → Công nợ hộ trồng
Mỗi lần ứng vốn/vật tư cho một hộ là một khế ước.
1.1 Tạo khế ước
Phần tiêu đề “1.1 Tạo khế ước”- Bấm Mới. Số khế ước tự sinh.
- Nhập:
| Trường | Bắt buộc | Cách nhập | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Hộ trồng mía | ✅ | Chọn nông dân | Nguyễn Cảnh Thắng |
| Thửa / Lô | — | Gắn thửa được đầu tư — để theo dõi công nợ theo từng thửa | MIA-SC-101 |
| Gốc ứng | ✅ | Số tiền ứng (đ). Nếu ứng bằng vật tư: bấm nút “Lấy gốc từ phiếu đầu tư” — hệ thống cộng giá trị các phiếu đầu tư đã giao của hộ thành gốc, khỏi nhập tay | 25.000.000 |
| Ngày ứng | ✅ | Ngày giải ngân / giao vật tư | 20/05/2025 |
| Kỳ hạn (tháng) | — | Thường đến cuối vụ ép | 10 |
| Ngày đáo hạn | — | Tự tính từ kỳ hạn, sửa được | 20/03/2026 |
| Lãi suất (%/năm) | — | Lãi trong hạn | 9 |
| Lãi chậm trả (%/năm) | — | Áp cho phần quá hạn | 13,5 |
- Bấm Xác nhận ứng → trạng thái “Đang nợ”. Nếu vụ đã có hạn mức đầu tư được duyệt, bước này tự chặn khế ước tiền mặt vượt trần của thửa.
1.2 Hệ thống tự tính gì?
Phần tiêu đề “1.2 Hệ thống tự tính gì?”Nhập “Tính lãi đến ngày” (mặc định hôm nay), các con số tự cập nhật:
| Trường | Công thức |
|---|---|
| Lãi trong hạn | Gốc × lãi suất năm × số ngày trong hạn ÷ 365 |
| Lãi chậm trả | Phần dư nợ quá hạn × lãi chậm trả × số ngày quá hạn ÷ 365 |
| Tổng lãi / Phải thu (gốc + lãi) | Cộng dồn |
| Đã thu / đối trừ | Tổng các dòng ở sổ thu |
| Dư nợ còn lại | Phải thu − đã thu |
| Quá hạn / Số ngày quá hạn | Đánh dấu đỏ khi qua ngày đáo hạn |
1.3 Đối trừ tiền mía — thao tác quan trọng nhất vụ ép
Phần tiêu đề “1.3 Đối trừ tiền mía — thao tác quan trọng nhất vụ ép”Khi hộ có chuyến cân hoàn thành (tiền mía phát sinh):
- Mở khế ước → bấm Đối trừ tiền mía.
- Hệ thống liệt kê giá trị mía đã cân chưa đối trừ của hộ → nhập số tiền đối trừ đợt này (mặc định lấy tối đa theo dư nợ).
- Xác nhận — một dòng ghi vào Sổ thu / đối trừ (ngày, số tiền, nguồn “đối trừ tiền mía”), dư nợ giảm tương ứng.
Hộ trả bằng tiền mặt/chuyển khoản: thêm dòng thủ công vào Sổ thu / đối trừ với loại thu tương ứng.
- Cuối vụ bấm Kiểm tra tất toán — dư nợ về 0 thì khế ước chuyển “Đã tất toán”.
2. Sổ công nợ đầu tư
Phần tiêu đề “2. Sổ công nợ đầu tư”Đường dẫn: menu Tài chính → Sổ công nợ đầu tư
Màn hình tổng hợp theo nông dân: mỗi hộ một dòng với tổng gốc ứng, tổng lãi, đã đối trừ, dư nợ còn lại — bấm vào hộ mở danh sách khế ước chi tiết, bấm tiếp tên thửa trong công nợ sẽ mở hồ sơ thửa dạng cửa sổ nhanh để tra cứu không rời màn hình.
Dùng màn hình này trong họp giao ban tuần vụ ép: lọc các hộ Quá hạn để CBNV địa bàn đôn đốc thu hồi.
3. Phiếu thanh toán tiền mía (thực trả)
Phần tiêu đề “3. Phiếu thanh toán tiền mía (thực trả)”Từ hồ sơ nông dân hoặc chuyến cân, bấm nút in Phiếu thanh toán tiền mía — mẫu in trình bày minh bạch từng khoản để nông dân đối chiếu và ký:
TIỀN MÍA (Σ các chuyến cân, kèm CCS + diễn giải giá từng chuyến) − Chi phí thu hoạch (đốn + bốc xếp + vận chuyển theo chuyến) − Đối trừ công nợ đầu tư (gốc + lãi theo khế ước) ──────────────────────────────── = THỰC TRẢ cho nông dânCùng bộ mẫu in còn có Hợp đồng tiêu thụ mía và Phiếu nhận vật tư (Bước 5) — đủ bộ chứng từ giấy cho một hộ trong một vụ.
Các sai lầm dễ mắc phải
Phần tiêu đề “Các sai lầm dễ mắc phải”- Gộp nhiều đợt ứng vào một khế ước bằng cách sửa gốc. Lãi sẽ tính sai vì mỗi đợt ứng có ngày giải ngân khác nhau — mỗi đợt ứng là một khế ước riêng (hoặc dùng “Lấy gốc từ phiếu đầu tư” theo từng phiếu).
- Đối trừ trước khi chuyến cân Hoàn thành. Chuyến chưa chốt có thể còn sửa CCS/tạp chất → số tiền thay đổi; chỉ đối trừ trên chuyến đã Hoàn thành.
- Quên cập nhật “Tính lãi đến ngày” trước khi chốt sổ. Lãi hiển thị là lãi tính đến ngày cũ; luôn đặt lại ngày tính lãi = ngày chốt trước khi in đối chiếu.