Đặt cọc

Menu: Realty CRM → Sale → Operations → Deposits

1. Đặt cọc là chứng từ đầu tiên khoá căn thật sự

Đăng ký mua mua thứ tự. Giữ chỗ xếp hàng. Đặt cọc mới là lúc căn bị rút khỏi rổ hàng.

Ngay khi phiếu cọc được lập, sản phẩm chuyển sang trạng thái Đã đặt cọc và biến mất khỏi giỏ hàng. Phiếu đăng ký mua tương ứng chuyển sang Thắng.

Phiếu cọc cũng là nơi chốt toàn bộ con số của thương vụ: giá, chiết khấu, khuyến mại, thuế, phí bảo trì và lịch thanh toán. Hợp đồng sau này thừa hưởng những con số đó.

2. Giá được lấy và tính như thế nào

Giá không gõ tay. Nó lấy từ bảng giá của căn, và nếu bảng giá không chứa căn thì lấy giá gốc trên sản phẩm.

Chuỗi tính:

Giá niêm yết
  − Chiết khấu
  − Khuyến mại (chỉ phần trừ thẳng vào giá)
  = Giá net
  + Thuế GTGT
  = Giá net sau VAT
  + Phí bảo trì
  = Tổng phải thu

Chiết khấu cộng dồn theo thứ tự có quy tắc

Đây là chỗ nhiều người tưởng đơn giản mà thực ra rất dễ tính sai. Quy tắc của hệ thống:

1. Chiết khấu số tiền cố định tính trước, theo thứ tự đã khai.
2. Chiết khấu phần trăm tính sau, cũng theo thứ tự, và tính trên phần còn lại chứ không phải trên giá niêm yết ban đầu.

Nghĩa là hai chiết khấu 5% và 3% không cho ra 8%. Cái thứ hai tính trên phần đã trừ cái thứ nhất.

3. Phần còn lại không bao giờ xuống dưới 0 — chiết khấu quá tay không làm giá âm.

Với sản phẩm thấp tầng tách giá Đất và Xây, chiết khấu được chia vào ba túi riêng: túi đất, túi xây, và túi tổng. Phần ở túi tổng sau đó phân bổ về đất và xây theo tỉ lệ tiền của hai phần.

Khuyến mại chỉ trừ giá khi được đánh dấu

Chỉ những khuyến mại có cờ trừ thẳng vào giá mới làm giảm giá bán. Quà tặng hiện vật không có cờ đó thì ghi nhận nhưng không trừ đồng nào khỏi giá — vì khách nhận bằng hiện vật.

Giá trị các quà tặng hiện vật đó được gom vào Sổ chi phí bán hàng, để chủ đầu tư vẫn nhìn thấy khoản mình đã chi.

Chỉ chính sách hợp lệ mới hiện ra

Danh sách chiết khấu và khuyến mại chọn được không phải toàn bộ kho. Hệ thống lọc theo hai lớp:

1. Chính sách phải nằm trong gói của đợt mở bán
2. Chính sách phải khớp điều kiện của chính giao dịch này: dự án, đợt, phân khu, toà, khoảng tầng, loại sản phẩm, phân khúc khách hàng, và khoảng thời gian so với ngày cọc

Nhờ vậy nhân viên không thể áp nhầm chính sách của đợt khác hay của phân khu khác.

3. Thuế và phí bảo trì

Thuế GTGT không tính trên toàn bộ giá. Phần giá trị quyền sử dụng đất được trừ ra trước khi tính thuế, đúng nguyên tắc chuyển quyền sử dụng đất không chịu thuế GTGT.

Với sản phẩm thấp tầng tách giá, hệ thống tính hai dòng thuế riêng: thuế phần đất (sau khi trừ giá trị quyền sử dụng đất) và thuế phần xây.

Phí bảo trì tính theo tỉ lệ cấu hình ở dự án, trên giá net.

4. Lịch thanh toán sinh tự động

Chọn chính sách thanh toán thì hệ thống dựng lại toàn bộ lịch cho phiếu cọc.

Số tiền mỗi đợt = phần trăm của đợt × giá net sau VAT, làm tròn về số nguyên. Đợt cuối lấy phần còn lại thay vì tính theo phần trăm — để tổng các đợt luôn khớp chính xác với số phải thu, không lệch vì làm tròn.

Ngày đến hạn tính theo cách đã khai trên từng đợt: từ ngày mốc, hoặc nối chuỗi từ đợt liền trước. Ngày mốc là ngày hợp đồng nếu đã chuyển hợp đồng, còn không thì lấy ngày cọc.

Tiền cọc được cấn vào đợt ký hợp đồng — đợt mang cờ Ký hợp đồng sẽ ghi nhận số tiền khách đã nộp làm cọc.

Sản phẩm tách giá có ba bộ lịch

Với sản phẩm thấp tầng chưa hoàn thiện, hệ thống dựng hai chính sách song song: một cho phần Đất, một cho phần Xây. Tiền cọc chỉ cấn vào lịch phần Đất.

Ngoài hai bộ chi tiết đó, hệ thống dựng thêm một bộ tổng hợp gộp các đợt trùng ngày đến hạn lại. Ba bộ hiển thị ở ba tab riêng: khách xem bộ tổng hợp cho dễ, kế toán xem hai bộ chi tiết để đối chiếu.

Lịch được dựng lại mỗi khi đổi chính sách, đổi ngày cọc, đổi chiết khấu, khuyến mại, giá hoặc bảng giá.

5. Đồng sở hữu

Phiếu cọc khai được danh sách đồng sở hữu, mỗi người có quan hệ với người đứng chính (vợ chồng, con, cha mẹ, anh chị em, đối tác góp vốn, khác) và tỉ lệ sở hữu.

Cách hiểu tỉ lệ: đây là phần của các đồng sở hữu; phần còn lại thuộc người đứng chính. Ví dụ khai một đồng sở hữu 40% nghĩa là người đứng chính giữ 60%.

Cần biết khi vận hành. Hệ thống hiển thị tổng phần trăm đồng sở hữu nhưng không chặn nếu tổng vượt 100% hay bằng 0. Đây là chỗ cần người dùng tự soát, nhất là với hợp đồng có ba bốn người cùng đứng tên.

Khi chuyển lên hợp đồng, danh sách đồng sở hữu được ghi vào phần ghi chú của hợp đồng dưới dạng “tên (quan hệ, tỉ lệ)“.

6. Vòng đời phiếu cọc

Trạng thái	Nghĩa
Nháp	Đang soạn
Đã xác nhận	Chốt điều kiện, chờ tiền
Đã đặt cọc	Khách đã nộp đủ tiền cọc
Đã chuyển hợp đồng	Đã lên hợp đồng mua bán
Đã hoàn tiền	Kết thúc qua thanh lý cọc
Huỷ	Kết thúc qua huỷ cọc

Tiền cọc ghi nhận qua phiếu thu tiền cọc. Khi tổng thu đạt mức cọc yêu cầu, phiếu tự chuyển sang Đã đặt cọc.

Mức tiền cọc không nhập trên phiếu — nó lấy từ đợt mở bán, và muốn đổi thì đổi ở đợt.

7. Chuyển lên hợp đồng

Nút Chuyển hợp đồng có hai chốt chặn:

1. Phiếu phải ở trạng thái Đã đặt cọc
2. Số tiền đã thu phải đủ mức cọc — thiếu thì hệ thống báo rõ đã thu bao nhiêu trên bao nhiêu

Khi chuyển, hệ thống: sinh hợp đồng với giá trị bằng giá net sau VAT (chưa gồm phí bảo trì), chuyển sản phẩm sang Đã ký hợp đồng, dựng lại lịch thanh toán neo theo ngày hợp đồng, và ghi vết hai chiều giữa phiếu cọc với hợp đồng.

8. Ba lối thoát khi giao dịch không thành

Tình huống	Dùng chức năng
Khách chưa nộp đồng nào	Hủy cọc
Khách đã nộp tiền	Thanh lý cọc
Đổi người đứng tên	Chuyển cọc

Ba chức năng này có tài liệu riêng. Điểm chung: cả ba đều trả căn về rổ (trừ chuyển cọc, vốn giữ nguyên căn) và đều để lại chứng từ có số riêng.