⚙️ Cấu hình hoá đơn
Bank account, tax, sequence, auto-post toggle
Tổng quan Hoá đơn & Thu
Tổng quan Hoá đơn & Thu
Phần tiêu đề “Tổng quan Hoá đơn & Thu”Phần này dành cho Finance Controller (FC) — người xử lý dòng tiền hàng ngày trong Parkone. Trang này map bức tranh tổng thể để Đại biết mỗi chức năng nằm ở đâu, chi tiết trong trang nào.
Chân dung FC daily / monthly
Phần tiêu đề “Chân dung FC daily / monthly”Sơ đồ workflow
Phần tiêu đề “Sơ đồ workflow” ┌────────────────────────────────┐ │ HĐ active │ │ (state = active/renewed) │ └────────────┬───────────────────┘ │ ↓ ┌─────────────────────────────────┐ │ Cron sáng 06:00 hàng ngày │ │ Check billing_item recurring │ │ đến hạn → tạo Invoice draft │ └────────────┬────────────────────┘ │ ┌──────────────────┴──────────────────┐ │ │ ↓ ↓┌────────────────┐ ┌────────────────────────┐│ FC review │ │ (Nếu auto-post = ON) ││ hoá đơn draft │ │ Cron tự post + email │└───────┬────────┘ └───────────┬────────────┘ │ │ ↓ Post │┌────────────────┐ ││ Invoice posted │←─────────────────────────┘│ Gửi email KH │└───────┬────────┘ │ ↓ (7 ngày trước hạn)┌────────────────────────────────┐│ Cron gửi email NHẮC TRƯỚC HẠN │└───────┬────────────────────────┘ │ ↓ (Đến hạn)┌────────────────────────────────┐│ KH chuyển khoản ││ Bank statement báo có │└───────┬────────────────────────┘ │ ↓┌────────────────────────────────┐│ FC đối chiếu → ghi nhận PAID │└───────┬────────────────────────┘ │ ↓ (Nếu quá hạn 3 ngày, chưa trả)┌────────────────────────────────┐│ Cron gửi email NHẮC QUÁ HẠN ││ Activity to FC follow-up │└────────────────────────────────┘Các chức năng chi tiết trong phần này
Phần tiêu đề “Các chức năng chi tiết trong phần này”📅 Wizard Sinh lịch hoá đơn
“Sinh lịch hoá đơn dự kiến” từ SO/HĐ
📊 Tab Lịch thanh toán
Tab CPQ trên form SO + HĐ, auto-refresh
🎯 Milestone editor
Popup edit milestone per order line
🔄 Sinh HĐ lease recurring
Cron auto tháng — FC review + post
✋ Sinh HĐ manual
Wizard sinh HĐ from Contract on-demand
✅ Post hoá đơn
Draft → Posted → email KH
📧 Nhắc nợ tự động
Cron 7d trước + 3d sau + email template
✉️ Email templates
Custom template HĐ, nhắc nợ, report
💰 Thanh toán full
Ghi nhận thanh toán 100% 1 hoá đơn
🔀 Thanh toán partial
Partial + multiple payments cùng invoice
🏦 Đối chiếu bank
Import bank statement + match invoice
↩️ Hoàn cọc
Deposit refund workflow khi cancel/terminate
📈 Báo cáo doanh thu
Rental Revenue Report + AR aging
Quy tắc chung
Phần tiêu đề “Quy tắc chung”Trạng thái hoá đơn
Phần tiêu đề “Trạng thái hoá đơn”| State | Ý nghĩa | Ai thấy được |
|---|---|---|
| Draft | Vừa sinh, chưa post — có thể edit / xóa | FC, Manager |
| Posted | Đã post lên sổ kế toán, KH thấy được | Mọi user relevant + KH portal |
| Paid | Đã thanh toán đủ 100% | All |
| Partial | Thanh toán 1 phần | All |
| Overdue | Quá hạn thanh toán | FC (highlighted đỏ) |
| Cancelled | Huỷ (không dùng lại được) | Audit history |
Ma trận quyền theo vai trò
Phần tiêu đề “Ma trận quyền theo vai trò”| Hành động | Sales | FC | Manager | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Xem HĐ | 👁 | ✅ | ✅ | ✅ |
| Sinh HĐ draft | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Post HĐ | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Sửa HĐ posted | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ (dev mode) |
| Ghi nhận thanh toán | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Huỷ HĐ | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Xuất báo cáo | 👁 | ✅ | ✅ | ✅ |
Kỳ hạn kế toán (fiscal period)
Phần tiêu đề “Kỳ hạn kế toán (fiscal period)”- Odoo hỗ trợ fiscal year lock date — set trong Cài đặt kế toán
- Sau khi lock, HĐ có ngày < lock date không sửa được
- Khuyến nghị lock kỳ trước sau khi báo cáo tháng OK
Setup ban đầu (làm 1 lần)
Phần tiêu đề “Setup ban đầu (làm 1 lần)”Trước khi FC bắt đầu daily work, Admin cần setup:
- Cấu hình công ty — MST, địa chỉ, bank
- Cấu hình hoá đơn — tax defaults, sequence, auto-post toggle
- Cấu hình email templates — email HĐ, nhắc nợ
- Enable nhắc nợ cron với ngưỡng phù hợp (default 7 ngày trước, 3 ngày sau)
FAQ nhanh
Phần tiêu đề “FAQ nhanh”FC không thấy được menu Hoá đơn?
Phần tiêu đề “FC không thấy được menu Hoá đơn?”Kiểm tra quyền trong Cấu hình → Users:
- Tick group Kế toán / Accountant
- Tick group Hoá đơn / Billing
- Save → user F5 refresh
Cron auto-post có an toàn không?
Phần tiêu đề “Cron auto-post có an toàn không?”Trong 3 tháng đầu, khuyến nghị auto-post = OFF để FC review + post manual, verify workflow đúng. Sau đó bật auto-post để tiết kiệm thời gian.
KH đòi giảm giá hoá đơn — làm sao?
Phần tiêu đề “KH đòi giảm giá hoá đơn — làm sao?”- Nếu HĐ chưa Post → sửa trực tiếp, giảm số tiền
- Nếu HĐ đã Post → tạo Credit Note (hoá đơn giảm giá) để offset
Xem chi tiết ở Thanh toán partial.
HĐ Post sai — cancel được không?
Phần tiêu đề “HĐ Post sai — cancel được không?”- Chưa có thanh toán: Cancel + tạo lại
- Đã thanh toán 1 phần: Cancel → refund → tạo lại. Phức tạp, follow SOP đặc biệt.