EOQ & điểm đặt hàng — đặt bao nhiêu, khi nào đặt?

Hai câu hỏi lặp lại hàng nghìn lần mỗi năm ở bộ phận mua hàng: đặt bao nhiêu một lần và khi nào đặt. Trả lời bằng cảm tính thì dao động theo người trực; trả lời bằng công thức thì nhất quán, giải trình được và tự động hóa được.

EOQ — lượng đặt kinh tế

Đặt nhiều lần lô nhỏ → tốn chi phí đặt hàng (xử lý đơn, vận chuyển, kiểm nhận). Đặt ít lần lô lớn → tốn chi phí giữ kho (vốn, kho bãi, hao hụt). EOQ (Economic Order Quantity) là điểm cân bằng:

EOQ = √( 2 × D × S / H )

Trong đó D = nhu cầu năm (đơn vị), S = chi phí mỗi lần đặt, H = chi phí giữ một đơn vị một năm (thường tính % giá trị: vốn + kho + hao hụt ≈ 15–25%).

Ví dụ: mặt hàng nhóm A của công ty phân phối: D = 1.200 đơn vị/năm, S = 500 nghìn/lần đặt, giá 200 nghìn/đơn vị với chi phí giữ 20%/năm → H = 40 nghìn.

EOQ = √(2 × 1.200 × 500.000 / 40.000) = √30.000 ≈ 173 đơn vị/lần → khoảng 7 lần đặt/năm, thay vì “tháng nào cũng đặt một ít” hay “quý đặt một cục”.

EOQ là công thức ước lượng — giá trị lớn nhất của nó là lộ ra hai đòn bẩy: giảm chi phí đặt hàng (đơn điện tử, gộp chuyến) cho phép đặt lô nhỏ thường xuyên hơn; chi phí giữ kho cao thì lô tối ưu nhỏ lại. Có chiết khấu theo lô? So thẳng: tiền chiết khấu với chi phí giữ phần dư — con số quyết, không phải “rẻ thì mua”.

Safety stock & điểm đặt hàng

Nhu cầu dao động và nhà cung cấp có thể trễ — tồn kho an toàn là tấm đệm có tính toán:

Safety stock = z × σ(nhu cầu) × √(lead time)

z theo mức phục vụ chọn (90% → 1.28 · 95% → 1.65 · 98% → 2.05). Ví dụ tiếp: nhu cầu ~23 đơn vị/tuần, độ lệch chuẩn tuần σ = 30, lead time 2 tuần, chọn mức phục vụ 95%:

• Safety stock = 1.65 × 30 × √2 ≈ 70 đơn vị
• ROP (Reorder Point) = nhu cầu trong lead time + safety stock = 23 × 2 + 70 ≈ 116 đơn vị

Quy tắc vận hành: tồn khả dụng chạm 116 → hệ thống tự đề xuất đơn 173 đơn vị. Không ai phải “nhớ đặt hàng”.

Điểm điều hành quan trọng: mức phục vụ là quyết định kinh doanh, không phải kỹ thuật — từ 95% lên 98% nghe nhỏ nhưng z tăng 1.65 → 2.05 (safety stock tăng ~24%), nhân lên toàn bộ mã hàng là số vốn rất lớn. Nhóm A đáng 98%, nhóm C 90% là đủ — đây chính là ABC áp vào chính sách đặt hàng.

Các sai lầm dễ mắc phải

1. Một mức phục vụ cho mọi mã — trả safety stock 98% cho hàng C là lãng phí thuần túy.
2. Lead time lấy theo lời hứa NCC — phải lấy lead time thực tế từ lịch sử (OTD nhà cung cấp); NCC trễ thất thường thì safety stock phải cõng thêm phần đó.
3. Tính một lần rồi để mãi — nhu cầu và lead time đổi theo mùa; tham số cần tính lại định kỳ (quý) hoặc để hệ thống tự cập nhật.
4. EOQ trên dữ liệu tồn kho sai — ROP kích hoạt trên số ảo thì thiếu vẫn thiếu; nền tảng là IRA.

Áp dụng trong thực tế

Trong hệ sinh thái BSD

• Odoo có sẵn quy tắc đặt hàng lại (reordering rules min/max) và MRP: chạm ROP → tự sinh đề xuất mua/lệnh sản xuất; BSD cấu hình tham số theo phân nhóm ABC và mùa vụ.
• Dynamics 365 SCM đi xa hơn với safety stock động và hoạch định tổng thể (master planning) cho doanh nghiệp lớn.
• Nông nghiệp: nhu cầu vật tư trong Agrione sinh từ quy trình canh tác × diện tích — “D” của EOQ không phải đoán mà tính từ kế hoạch mùa vụ.

Tiếp theo: đầu ra của mọi nỗ lực tồn kho — OTIF & lời hứa giao hàng →