Hoàn cọc (Deposit Refund)

Hoàn cọc (Deposit Refund)

Khi KH cancel Đặt cọc hoặc HĐ terminate → cần hoàn cọc 1 phần hoặc toàn bộ theo refund policy.

2 chiều policy

Đã setup ở Đặt cọc → Tab Refund Policy:

Chiều	Áp dụng khi	Options
Customer-side	KH chủ động huỷ	Full / Partial 50% / Nonrefund
Developer-side	Chủ đầu tư đơn phương / vi phạm	Full + interest 5% / Full / Partial / Nonrefund

Refund flow

1. Cancel Deposit hoặc Terminate Contract

• KH gửi văn bản yêu cầu huỷ → Sales rep tạo Termination
• Manager approve
• State → cancelled / terminated

2. Compute refund amount

Wizard cancel auto-compute dựa trên policy:

customer_voluntary + partial(50%):
  refund = deposit_paid_amount × 0.5

developer_unilateral + full+interest(5%):
  days_held = (today - deposit_date).days
  interest = deposit_paid_amount × 5% × (days_held / 365)
  refund = deposit_paid_amount + interest

force_majeure + full:
  refund = deposit_paid_amount (không interest)

3. Tạo Refund Invoice (Customer Credit Note)

• Model: account.move, type = out_refund
• Partner: KH
• Amount: computed refund amount (âm)
• Line: description “Hoàn cọc HĐ ZC-2026-XXX theo Điều 5.3”
• State: Draft → FC review + Post

4. FC Post Refund Invoice

• Verify amount
• Reconcile với payment original Deposit (Odoo tự suggest)
• Post → journal entry:
  • Debit: 138 (Phải trả KH — hoặc offset 131)
  • Credit: 111/112 (Cash/Bank sẽ chi)

5. FC chuyển tiền cho KH

• Bank statement: chuyển từ TK công ty → TK KH
• Amount: refund total
• Reference: “Refund DA-2026-018”

6. Register Payment trên Credit Note

• Direction: “Send Money” (money out)
• Journal: Bank
• Amount: refund
• Date: ngày chuyển tiền thực tế

7. Credit Note state → Paid

• Deposit / Contract chatter log “Refunded X VND on DD/MM/YYYY”
• FC mark task done

Ví dụ chi tiết

Deposit DA-2026-018:

• Deposit amount: 3,000,000,000 VND
• Deposit paid: 3,000,000,000 VND (đã trả full)
• Customer refund policy: Partial 50%
• Developer refund policy: Full + 5% interest

Case A — KH chủ động huỷ

• Policy applied: Customer 50%
• Refund = 3,000M × 50% = 1,500,000,000 VND
• Giữ lại 1,500M (không refund)

Case B — Chủ đầu tư đơn phương

• Policy applied: Developer Full + 5% interest
• Days held: 120 ngày
• Interest = 3,000M × 5% × (120/365) = 49,315,068 VND
• Refund = 3,000M + 49.3M = 3,049,315,068 VND

Manual override

Nếu Đại muốn override policy compute:

1. Wizard cancel Deposit → check “Override refund amount”
2. Nhập custom amount + lý do
3. Wizard tạo Credit Note với amount custom
4. Manager có thể yêu cầu approve nếu vượt threshold

Track refund status

Trong tab Refund của Deposit / Contract:

Field	Value
Refund policy applied	customer_voluntary / partial(50%)
Refund amount computed	1,500,000,000
Refund invoice	INV-CN-2026-042 (link)
Refund state	Draft / Posted / Paid
Refund date paid	20/8/2026

Báo cáo Deposit Refund

Báo cáo → Deposit Refund Report (task #1 completed):

• List tất cả deposits cancelled với refund amount
• Tổng refund per KCN / per quarter
• Trend refund rate qua thời gian

Nếu refund rate > 20% → có vấn đề trong Sales / Onboarding, Manager cần investigate.

Case đặc biệt

KH huỷ nhưng còn nợ Invoice khác

• Tính net settlement: refund - outstanding
• Vd: refund 1.5B, outstanding 300M → net refund = 1.2B
• FC compute + trả 1.2B (thay vì 1.5B rồi thu 300M riêng)

KH refuse nhận refund (bỏ tiền)

• Ghi vào Chatter Deposit: “KH refused refund, no bank info provided”
• Refund Invoice keep Draft (không post)
• Sau 6 tháng, nếu KH vẫn không claim → có thể write off theo policy (Manager quyết)

Refund cross-currency

• Deposit gốc USD, KH muốn nhận VND
• Compute VND theo tỷ giá hôm hoàn
• Ghi exchange gain/loss nếu tỷ giá khác thời điểm Deposit

FAQ

Refund thời gian bao lâu?

Theo HĐ. Thường:

• Customer voluntary: 30 ngày kể từ ngày ký thoả thuận cancel
• Developer unilateral: 15 ngày
• Force majeure: 60 ngày

Đối trừ refund với HĐ khác (nếu KH có nhiều HĐ)

Có. Reconcile Credit Note với các Invoices unpaid khác của cùng KH → giảm nợ thay vì chuyển tiền.

Manual reconcile trong Kế toán → Reconciliation.

Refund có VAT không?

Credit Note tự có VAT đối ứng (âm). Vd Deposit gốc có VAT 10% → Credit Note VAT -10%.

Nếu Deposit không VAT (rare, chỉ deposit thuần không dịch vụ) → Credit Note không VAT.

Liên kết liên quan

• Đặt cọc — Refund Policy
• Chấm dứt HĐ
• Credit Note
• Báo cáo doanh thu