Workday HCM: hồ sơ nhân viên và dữ liệu cá nhân

Mọi phân hệ Workday đứng trên một nền: hồ sơ worker. Bài này gom những khái niệm và gotcha quanh dữ liệu cá nhân — thứ quyết định cả compliance lẫn chất lượng báo cáo nhân sự về sau.

Personal information theo quốc gia

Một người có thể có nhiều bộ personal information theo quốc gia (chuyển công tác, biệt phái, nhiều job nhiều nước). Trường chia hai lớp: theo quốc gia (Gender, Marital Status, Ethnicity, Religion…) và toàn cục (Date of Birth, Citizenship…). Security cũng theo nước: role-based user chỉ thấy dữ liệu nước thuộc position mình quản.

Trái tim của cấu hình là Maintain Localization Settings: bật/bắt buộc từng trường theo quốc gia (Contact / Personal / Staffing). Gotcha quan trọng: cài đặt ở đây override Configure Optional Fields — ẩn field ở BP nhưng require ở Localization Settings thì vẫn bắt buộc. Khi mở rộng sang nước mới, tra Global Library trước — Workday có sẵn guidance format tên/địa chỉ/ postal code từng nước.

Consent GDPR và quyền riêng tư

• Active consent: worker chủ động đồng ý cho xử lý nhóm dữ liệu nhạy cảm; cấu hình theo quốc gia; tạo cấu hình mới = mọi người consent lại (sửa cấu hình cũ thì không). Consent không chuyển từ candidate sang worker khi tuyển.
• Public Profile Preferences: worker tự chọn công khai gì trên profile (sinh nhật, học vấn…) — nhưng chia sẻ là chia sẻ cả khối, và người có security access vẫn thấy như thường.
• Purge dữ liệu là vĩnh viễn, không rollback — luôn test ở Sandbox.

Tên, ID, liên hệ — các luật ngầm

• Tên: legal vs preferred; thành phần tên bật/bắt buộc theo nước (Maintain Name Components by Country) và hỗ trợ local script (tên tiếng Việt có dấu). Task này kiểm soát thu thập, không kiểm soát hiển thị.
• ID: 5 loại (Government/License/Passport/Visa/Custom). Gotcha nguy hiểm nhất chương: chỉ cấp quyền task gộp Edit ID Information cho người được sửa cả 4 loại — user thiếu quyền một loại mà submit là Workday xóa các ID họ không thấy. ID trùng chỉ warning vẫn lưu — muốn chặn cứng phải tự viết condition rule.
• Địa chỉ theo nước như tên; số điện thoại validate bằng Google libphonenumber; đã có primary home address là không xóa được, chỉ đổi.
• Ảnh nhân viên ≤10 MB, nên vuông ~200×200 (hiển thị tròn); tài liệu sinh từ giao dịch chỉ xem — muốn sửa phải correct event gốc.

Skills vs Competencies — phân biệt đắt nhất bài

	Skills	Competencies
Bản chất	Khả năng cụ thể học được (Python, SaaS)	Mức thành thạo cho vai trò (Leadership)
Ai nuôi	User + Skills Cloud (ML, catalog Workday duy trì)	Admin kiểm soát chặt, có definition + rating scale
Dùng cho	Match tuyển dụng, Career Hub, gap phân tích	Đánh giá hiệu suất, review

Gotcha: Skills Cloud bật rồi không tắt được; skill crowdsource dễ trùng (Math vs Arithmetic) — admin merge định kỳ, hoặc chặn tạo mới (candidate vẫn tạo được nhưng skill không migrate khi tuyển). Competency: thang điểm không được chồng/hở khoảng và gắn vào competency rồi là không đổi được; ưu tiên nguồn Position > Job Profile > Management Level > Job Family.

Chứng chỉ: cặp issuer + certification phải unique; Qualification Equivalence Rule (“chứng chỉ A hoặc một trong B/C/D”) gắn job profile — mỗi profile chỉ 1 rule, gán mới đè cũ. Talent statement phân loại theo type + segmented security bắt buộc — kể cả không cần phân quyền vẫn phải tạo 1 segment chứa tất cả.

Former worker và rehire

Người nghỉ trước khi go-live Workday lưu thành former worker (nhận diện rehire, ≤50.000 dòng/lần load). Khi rehire: Workday lấy Original Hire Date từ record cũ và link hồ sơ. So sánh nhanh Find Workers (facet + saved search làm nguồn dynamic pool), Compare Workers (≤5 người), Employee Timeline (dữ liệu năm cũ chốt tại 31/12).

Phần Country-Specific của tài liệu gốc (China/France/US: EEO, VETS, DPAE…) là đặc thù từng nước — doanh nghiệp VN chỉ cần nắm khung localization ở trên.

---

Chắt lọc từ Workday HCM Administrator Guide (Worker Information, Country-Specific) — doc.workday.com.