Thanh toán trả trước

Menu: Realty CRM → Collection → Advance Payment

1. Vì sao có loại phiếu riêng

Khách nộp tiền trước khi đợt tới hạn là chuyện thường xuyên, vì ba lý do:

• Hưởng chiết khấu thanh toán sớm — nhiều chính sách giảm giá đáng kể cho khách trả trước
• Tiện dòng tiền cá nhân — khách vừa bán tài sản khác, muốn nộp luôn
• Chốt trước biến động — khách muốn đóng dứt điểm

Về mặt kế toán, tiền này khác tiền thu theo đợt: nó chưa gắn với nghĩa vụ nào đã đến hạn. Tách thành loại phiếu riêng giúp báo cáo phân biệt được “tiền thu đúng hạn” với “tiền nhận trước”, và giúp bộ phận thu tiền không nhầm là khách đã hoàn thành một đợt cụ thể.

2. Cách hoạt động

Phiếu trả trước dùng chung mẫu với phiếu thu, mang số dạng ADV/<năm>/….

Về công thức, nó được tính là tiền vào giống phiếu thu:

Đã nộp = (Thu tiền + Thanh toán trả trước) − Hoàn tiền

Nghĩa là tổng đã nộp của hợp đồng phản ánh ngay khoản trả trước, và số còn phải thu giảm tương ứng.

3. Cấn trừ khi đợt tới hạn

Khi đợt thanh toán mà khoản trả trước dành cho đã tới hạn, có hai cách xử lý:

Cách 1 — chọn đợt ngay từ đầu. Ngay trên phiếu trả trước, dòng loại Tiền Hợp đồng chọn luôn đợt sẽ cấn vào. Đợt đó lập tức ghi nhận đã thu, và khi tới hạn sẽ hiện là đã thanh toán.

Cách 2 — để trống rồi cấn sau. Nhận tiền trước mà chưa biết cấn vào đâu thì để trống đợt. Sau này khi đã rõ, sửa lại phiếu để chọn đợt — nhưng phải huỷ phiếu, sửa, rồi xác nhận lại, vì phiếu đã xác nhận không sửa trực tiếp được.

Cách 1 gọn hơn và nên là mặc định. Cách 2 chỉ dùng khi thật sự chưa xác định được.

Lưu ý. Khoản trả trước không chọn đợt vẫn cộng vào tổng đã nộp của hợp đồng, nhưng không làm giảm số còn thiếu của bất kỳ đợt nào. Danh sách Trễ hạn thanh toán vì thế vẫn có thể báo trễ dù khách đã nộp dư tiền. Đây là lý do nên chọn đợt ngay từ đầu.

4. Quan hệ với chiết khấu thanh toán sớm

Chiết khấu thanh toán sớm không tự áp khi có phiếu trả trước. Nó là một chính sách chiết khấu chọn trên phiếu cọc, và ảnh hưởng tới giá bán chứ không tới phiếu thu.

Trình tự đúng khi khách chọn phương án trả sớm: chọn chính sách thanh toán loại Thanh toán sớm và chính sách chiết khấu tương ứng ngay từ khi lập phiếu cọc, để giá và lịch thanh toán tính đúng ngay từ đầu. Phiếu trả trước chỉ ghi nhận việc tiền về, không tự tính lại giá.