Phiếu thu

Menu: Realty CRM → Collection → Receipt

1. Một chứng từ, bốn loại nghiệp vụ

Realty CRM dùng một mẫu phiếu duy nhất cho bốn loại nghiệp vụ tiền:

Loại	Menu	Số chứng từ
Thu tiền	Collection → Receipt	RC/<năm>/…
Hoàn tiền	Collection → Refund	RF/<năm>/…
Thanh toán trả trước	Collection → Advance Payment	ADV/<năm>/…
Chuyển tiền	Collection → Money Transfer	TRF/<năm>/…

Bốn menu là bốn bộ lọc trên cùng một bảng. Số thứ tự dùng chung một bộ đếm, chỉ khác chữ đầu — nên RC/2026/0001 và RF/2026/0002 là hai phiếu liên tiếp nhau, không phải hai chuỗi riêng.

Dùng chung một mẫu có lợi thế thực tế: mọi khoản tiền ra vào của một khách đều nằm trên cùng một danh sách, và tổng tiền đã nộp của hợp đồng tính được bằng cách cộng thu trừ hoàn, không phải nối hai bảng.

2. Một phiếu nhiều dòng — năm loại tiền

Một lần khách chuyển tiền có thể gồm nhiều khoản khác nhau. Vì vậy phiếu thu có nhiều dòng, mỗi dòng khai loại tiền:

Loại tiền	Dùng khi
Tiền Booking	Phí thiện chí lúc đăng ký mua
Tiền Đặt cọc	Tiền cọc
Tiền Hợp đồng	Thanh toán theo đợt của hợp đồng
Tiền lãi phạt	Phạt trễ hạn
Tiền phí	Các loại phí khác

Dòng loại Tiền phí phải chọn thêm loại phí trong mười một mục: phí quản lý · trước bạ · thay đổi thông tin · chuyển nhượng · nông nghiệp · đăng ký biến động · cấp giấy chứng nhận · định giá · cấp GCN quyền sở hữu tài sản · phí bảo trì · phí khác.

Danh sách này dựng theo đúng các khoản phí phát sinh thật trong vòng đời một căn nhà ở Việt Nam, để kế toán không phải gõ tay và để thống kê được từng loại.

3. Chọn đợt thanh toán

Dòng loại Tiền Hợp đồng phải chọn đợt thanh toán cụ thể trong lịch của phiếu cọc. Chọn xong thì hệ thống điền sẵn số tiền còn thiếu của đợt đó — không phải tổng đợt, mà là phần chưa thu. Sửa lại được nếu khách trả một phần.

Dòng loại Tiền lãi phạt cũng chọn được đợt, và hệ thống điền sẵn lãi phạt tạm tính của đợt đó theo chính sách. Xem Tiến độ thanh toán.

Nút phân bổ theo đợt cũ nhất

Khách chuyển một cục để trả nhiều đợt thì nhập tổng tiền vào ô Số tiền cần phân bổ rồi bấm Phân bổ theo đợt cũ nhất. Hệ thống sinh sẵn các dòng thu, cấn từ đợt đến hạn sớm nhất trở đi, mỗi đợt không quá số còn thiếu của đợt đó.

Bật thêm cờ Thu lãi phạt trước thì với mỗi đợt, tiền cấn vào lãi phạt trước rồi mới sang gốc — thông lệ của nhiều hợp đồng mua bán.

Nếu tiền nhiều hơn tổng nợ, hệ thống báo số còn dư và gợi lập phiếu Thanh toán trả trước cho phần đó, chứ không tự cấn vào đâu.

Đây là nút bấm, không phải quy tắc tự động. Hệ thống không tự phân bổ khi tiền về. Dòng sinh ra sửa và xoá được, và phiếu vẫn phải bấm Xác nhận.

Lý do giữ nguyên tắc này: khách chuyển 500 triệu mà đang nợ ba đợt, quyết định cấn vào đợt nào là quyết định nghiệp vụ — có khi phải hỏi khách, nhất là khi đang tranh chấp một đợt hoặc khách có thoả thuận riêng về thứ tự cấn trừ. Nút này bỏ bớt thao tác gõ cho trường hợp thông thường, nhưng không giành quyền quyết.

Với hợp đồng thấp tầng hai chính sách

Sản phẩm tách giá Đất và Xây có ba bộ lịch: bộ chi tiết phần Đất, bộ chi tiết phần Xây, và bộ tổng hợp.

Khi thu tiền, hệ thống chỉ cho chọn bộ tổng hợp — để tránh đếm trùng nếu vừa thu ở bộ chi tiết vừa thu ở bộ tổng hợp. Hợp đồng một chính sách thì ngược lại, thu trên bộ chi tiết.

4. Chốt chặn: thu đợt 2 trở đi phải có ngày ký đã khoá

Hệ thống chặn thu đối với đợt thanh toán từ đợt số 2 trở đi nếu hợp đồng chưa xác nhận và khoá ngày ký, kèm thông báo nêu rõ tên đợt và số hợp đồng.

Lý do: ngày đến hạn của các đợt tính từ ngày ký. Ngày ký chưa chốt thì lịch còn có thể dịch chuyển, và thu tiền vào một đợt có ngày đến hạn chưa chắc chắn sẽ tạo ra tranh chấp khi tính lãi phạt về sau.

Đợt số 1 — thường là đợt ký hợp đồng — không bị chặn, vì đó chính là lúc khách nộp tiền để ký.

5. Xác nhận và huỷ phiếu

Xác nhận phiếu làm hai việc: kiểm hai chốt trên (phiếu phải có dòng, và chốt ngày ký), rồi chuyển phiếu sang Đã xác nhận.

Từ lúc đó, các con số liên quan tự cập nhật: số tiền đã thu của từng đợt, số còn thiếu, trạng thái thanh toán của đợt, và tổng đã nộp trên hợp đồng.

Huỷ phiếu đã xác nhận thì mọi con số tự đảo ngược — vì chúng đều là số tính ra từ các phiếu đang ở trạng thái đã xác nhận, không phải số ghi cứng. Không cần thao tác điều chỉnh thủ công nào.

Phiếu đã huỷ đưa về nháp được; phiếu đã xác nhận thì phải huỷ trước rồi mới về nháp.

6. Danh sách trễ hạn thanh toán

Menu: Realty CRM → Collection → Trễ hạn thanh toán

Đây là màn hình làm việc của bộ phận thu tiền: mọi đợt quá hạn mà còn thiếu tiền, nhóm sẵn theo sáu bậc tuổi nợ.

Nhóm	Khoảng
Trên 90 ngày	nặng nhất
61 – 90 ngày
31 – 60 ngày
16 – 30 ngày
8 – 15 ngày
1 – 7 ngày	nhẹ nhất

Cách xác định trễ: quá ngày đến hạn và còn số dư phải thu. Đếm theo ngày dương lịch, và không trừ ngày ân hạn — nghĩa là một đợt hết hạn hôm qua sẽ hiện ngay ở nhóm 1–7 ngày, kể cả khi chính sách cho ân hạn 14 ngày.

Phiếu cọc ở trạng thái nháp, đã huỷ hoặc đã hoàn tiền thì không tính. Hợp đồng hai chính sách chỉ tính trên bộ tổng hợp.

Một tác vụ chạy hằng ngày để làm mới số ngày trễ, vì con số này trôi theo thời gian.

Danh sách có sẵn hai cột Ngày tính lãi và Lãi phạt tạm tính, tính theo chính sách thanh toán của từng hợp đồng — xem Tiến độ thanh toán.

Lãi phạt là số tham chiếu, không phải số phải thu. Số thu thật vẫn do người lập phiếu quyết, vì thực tế còn miễn giảm và thương lượng.

7. Tiền cọc đi đường riêng

Có một ngoại lệ cần biết: tiền cọc không thu qua màn hình này.

Tiền cọc nộp qua nút Receipt ngay trên phiếu cọc, mang số dạng DPAY/…. Phiếu đó tự sinh thêm một phiếu thu bên Collection để kế toán có chứng từ.

Điểm cần lưu ý khi đối chiếu. Một lần nộp cọc để lại hai dấu vết: nó cấn vào đợt ký hợp đồng trong lịch thanh toán, đồng thời sinh một phiếu thu được cộng vào tổng đã nộp của hợp đồng. Hai con số này tính từ hai nguồn khác nhau và hệ thống không tự đối chiếu chúng. Khi kiểm tra tổng thu của một hồ sơ, hãy xác định rõ đang đọc con số nào.

8. Liên kết tự động

Chọn khách hàng thì hệ thống lọc bỏ các nghiệp vụ không thuộc khách đó, và nếu khách chỉ có đúng một phiếu cọc, một hợp đồng hoặc một phiếu đăng ký thì tự chọn luôn. Chọn hợp đồng thì tự điền dự án, căn và phiếu cọc gốc.

Đây là chi tiết nhỏ nhưng tiết kiệm nhiều thao tác cho bộ phận thu tiền, vốn lập hàng chục phiếu mỗi ngày.