Post hoá đơn (Draft → Posted)

Post hoá đơn (Draft → Posted)

Post là step FC quyết định — sau khi post, HĐ chính thức lên sổ kế toán + KH nhận email.

Luồng chuẩn

Cron / Wizard sinh Invoice draft
         ↓
FC mở "Hoá đơn → Bản nháp"
         ↓
Review từng draft:
  - Đúng KH?
  - Đúng số tiền?
  - Đúng tax?
  - Đúng ngày (Invoice date + Due date)?
         ↓
Post (single) hoặc Batch (nhiều cùng lúc)
         ↓
Invoice state = Posted, số HĐ chính thức
         ↓
(Optional) Send by Email → KH nhận PDF

Review checklist

Trước khi Post, FC verify 5 điểm:

1. Partner đúng — không nhầm KH cùng tên
2. Số tiền khớp HĐ — vs billing_item tương ứng
3. Tax đúng — VAT 10% hoặc theo Fiscal Position KH
4. Journal đúng — Customer Invoices / Lease
5. Currency đúng — VND vs USD

Single post

1. Mở draft

Hoá đơn → Bản nháp → click 1 invoice

2. Verify 5 điểm checklist

Scroll qua form, check header + lines

3. Click “Confirm”

Nút màu tím trên header. Odoo prompt xác nhận nếu:

• Fiscal period chưa mở
• Missing partner email
• Sequence conflict

4. State thay đổi

• Draft → Posted
• Số HĐ được cấp chính thức (từ sequence)
• Journal entry được tạo trong sổ kế toán
• Field posted_before = True (không cancel được nữa dễ)

Batch post

Khi có 20+ HĐ draft cùng lúc (đầu tháng):

1. Hoá đơn → Bản nháp
2. Tick checkbox column trái — chọn nhiều rows
3. Menu Actions (icon ⚙️) → Confirm
4. Confirmation dialog: “Post 20 selected invoices?”
5. Click OK → Odoo post batch (mất 30-60s tùy số lượng)

Batch post — irreversible

Sau khi batch post, KHÔNG rollback dễ. Nếu có 1 HĐ sai, phải:

• Reset to draft từng cái (nếu chưa lock period)
• HOẶC tạo Credit Note để offset

→ Review kỹ trước batch, hoặc post từng cái 3 tháng đầu.

Send email sau post

Đại có 2 cách gửi:

Manual (recommended cho HĐ lớn)

1. Sau khi Post, click “Send by Email” trên header
2. Modal compose email:
   • To: KH email (auto-fill từ partner)
   • CC: sales rep, FC email
   • Subject: “[Parkone] Hoá đơn INV-2026-125 — Cty Hoa Biết”
   • Body: template email chuẩn
   • Attachment: PDF Invoice
3. Edit nếu cần → Send

Auto (bulk)

Cấu hình → Settings → Invoicing:

• Tick “Gửi email tự động sau khi Post”
• Chọn template email default
• Save

Từ đó mọi Post → email tự gửi cho partner.email (hoặc invoice_email nếu có).

Tracking email

Parkone dùng Odoo mail tracking:

• Email opened → log Chatter “Opened by KH lúc HH:MM”
• Attachment (PDF) clicked → log “PDF downloaded”

Sales rep + FC thấy log này trong Chatter, biết KH đã đọc chưa.

Reset to draft

Nếu FC lỡ Post nhầm:

1. Mở Invoice Posted
2. Nếu KHÔNG có payment linked → click menu Actions → Reset to Draft
3. Edit + Confirm lại

Reset ảnh hưởng sổ

Journal entry gốc bị xoá. Nếu period đã lock → không reset được. Nếu KH đã thanh toán → phải unlink payment trước.

Cancel Invoice

Nếu HĐ sai từ gốc, không sửa được:

1. Mở Invoice (chỉ hoạt động cho state = draft hoặc posted mà chưa payment)
2. Menu Actions → Cancel
3. Nhập lý do cancel
4. State → Cancelled
5. HĐ vẫn giữ trong system với “CANCELLED” watermark (không xoá cứng)

Sinh Credit Note (nếu Posted + Paid + cần sửa)

Trường hợp phức tạp — HĐ đã post, KH đã trả, giờ phát hiện sai:

1. Mở Invoice → menu Actions → Add Credit Note
2. Modal: chọn “Full Refund” (huỷ toàn bộ) hoặc “Partial” (giảm 1 phần)
3. Odoo tạo account.move type out_refund với amount âm
4. Post Credit Note
5. Nếu cần trả lại tiền KH → payment link Credit Note → refund

Detail: xem Thanh toán partial → Credit Note.

FAQ

FC không thấy nút Confirm

• Verify user có group Kế toán / Billing
• Verify Invoice state = Draft (không phải Posted đã)

Fiscal period lock — không post được

• Đại (Manager) unlock period tạm: Cấu hình → Kế toán → Fiscal Year Lock Date → sửa ngày lock
• Post xong → lock lại ngày cũ

Post nhưng KH không nhận email

• Verify partner.email không rỗng
• Check outgoing mail server: Cấu hình → Technical → Outgoing Mail Servers → test
• Check spam folder KH

Muốn post nhưng không gửi email

• Không tick option “Send email” trên form
• Hoặc tắt auto-send trong Cấu hình → Settings → Invoicing

Liên kết liên quan

• Sinh HĐ recurring
• Email templates
• Thanh toán full
• Credit Note - Thanh toán partial