Tổng quan vai trò người dùng

Tổng quan vai trò người dùng

Parkone phân quyền theo vai trò (role) — mỗi user có 1 hoặc nhiều vai trò, được Admin cấp. Trang này giải thích chi tiết 5 vai trò chính, ai làm gì, menu nào.

Lý do phân vai trò

Một KCN có nhiều người cùng vận hành Parkone:

• Người quản trị hệ thống — cài đặt, cấu hình, cấp quyền
• Quản lý cấp cao — xem báo cáo, duyệt thương vụ lớn
• Sales rep — gặp khách, tạo báo giá, theo dõi đặt cọc
• Kế toán / FC — xuất hoá đơn, đối chiếu thanh toán
• Đội bảo trì — quản lý thiết bị, lịch bảo dưỡng

Nếu ai cũng thấy mọi menu + làm mọi việc → 2 vấn đề:

1. UI rối — Sales rep không cần xem menu Bảo trì
2. Bảo mật — Sales rep KHÔNG nên duyệt được hoá đơn (xung đột lợi ích)

Vì vậy Parkone định nghĩa 5 vai trò chuẩn + có thể tự custom thêm.

5 vai trò chuẩn

🔧 Admin

Cài đặt + cấu hình + cấp quyền. 1-2 người / workspace.

📊 Manager

Xem báo cáo, duyệt deal lớn, ra quyết định chiến lược. 1-3 người.

💼 Sales rep

Tạo cơ hội, báo giá, đặt cọc — nghiệp vụ daily. 2-10 người tùy quy mô.

💰 Finance Controller (FC)

Hoá đơn, thanh toán, báo cáo doanh thu. 1-2 người.

🛠 Maintenance

Equipment, schedule bảo dưỡng. 1-3 người + đội kỹ thuật.

Bảng so sánh quyền chi tiết

Hành động	Admin	Manager	Sales	FC	Maint
Cấu hình hệ thống
Cấp/xóa user	✅	❌	❌	❌	❌
Cấu hình company info	✅	👁	👁	👁	👁
Cấu hình Lease Policy	✅	✅	❌	❌	❌
Cấu hình email template	✅	❌	❌	❌	❌
Cài đặt mẫu tài liệu (Doc Engine)	✅	✅	❌	❌	❌
Sales pipeline
Tạo Cơ hội	✅	✅	✅	❌	❌
Tạo Báo giá	✅	✅	✅	❌	❌
Duyệt Báo giá > ngưỡng	✅	✅	❌	❌	❌
Tạo Đặt cọc	✅	✅	✅	❌	❌
Duyệt Đặt cọc > 1 tỷ	✅	✅	❌	❌	❌
Convert Đặt cọc → HĐ	✅	✅	✅	❌	❌
Tạo Phụ lục HĐ	✅	✅	✅	❌	❌
Chấm dứt HĐ	✅	✅	❌	❌	❌
Hoá đơn & Thu
Tạo hoá đơn lease	✅	✅	❌	✅	❌
Post hoá đơn	✅	❌	❌	✅	❌
Ghi nhận thanh toán	✅	❌	❌	✅	❌
Export báo cáo doanh thu	✅	✅	👁	✅	❌
Bảo trì
Tạo Equipment	✅	👁	❌	❌	✅
Schedule bảo dưỡng	✅	❌	❌	❌	✅
Update meter readings	✅	❌	❌	❌	✅
Báo cáo
Executive KPI Dashboard	✅	✅	❌	✅	❌
Revenue Report	✅	✅	❌	✅	❌
Occupancy Report	✅	✅	✅	✅	❌
Maintenance Report	✅	✅	❌	❌	✅

Chú thích:

• ✅ Toàn quyền (Create / Read / Update / Delete)
• 👁 Chỉ xem (Read only)
• ❌ Không truy cập

Chi tiết từng vai trò

🔧 Admin (Quản trị hệ thống)

Ai nên đảm nhận?

• Trưởng phòng IT hoặc trợ lý quản lý (cần kỹ năng kỹ thuật cơ bản)
• 1-2 người / workspace là đủ — quá nhiều dễ rối quyền

Nhiệm vụ chính

1. Setup ban đầu (1 lần khi register):

   • Cấu hình company info (MST, địa chỉ, người đại diện, bank)
   • Tạo Lease Policy cho các loại lô đất khác nhau
   • Cấu hình milestone templates
   • Setup email templates (HĐ, hoá đơn, nhắc nợ)
   • Cấu hình Doc Engine templates (.docx mẫu)

2. User management (định kỳ):

   • Cấp tài khoản cho nhân viên mới
   • Đổi role khi luân chuyển
   • Disable user khi nghỉ việc
   • Reset password (qua wizard, không lấy được password cũ)

3. Maintenance hệ thống:

   • Backup data định kỳ (nếu self-host)
   • Update module khi có version mới
   • Theo dõi quota (5 user, 50 lô đất gói Free)

Menu thấy

Admin thấy TẤT CẢ menu, đặc biệt:

• Cấu hình (Settings) — toàn bộ tabs
• Users & Companies — quản lý user
• Technical (Dev mode) — chỉnh sửa field, view, action

Bảo mật tài khoản Admin

• Dùng password mạnh + 2FA (khi Parkone support trong Q4 2026)
• KHÔNG share tài khoản admin
• KHÔNG để tài khoản admin active trên máy chung
• Định kỳ check audit log: ai login khi nào, làm gì

📊 Manager (Quản lý cấp cao)

Ai nên đảm nhận?

• Giám đốc kinh doanh / Giám đốc tài chính / CEO của công ty chủ đầu tư KCN
• 1-3 người tùy quy mô

Nhiệm vụ chính

1. Ra quyết định chiến lược:

   • Xem Executive KPI Dashboard hàng ngày
   • Duyệt các deal lớn (> 1 tỷ deposit, > 10 tỷ HĐ)
   • Duyệt giảm giá vượt thẩm quyền sales rep

2. Báo cáo & phân tích:

   • Revenue report theo tháng/quý/năm
   • Occupancy rate KCN
   • Sales pipeline (forecast)
   • So sánh KPI giữa các sales rep

3. Cấu hình chính sách kinh doanh (cùng Admin):

   • Lease Policy mới (khi mở loại hình kinh doanh mới)
   • Approval threshold (ngưỡng cần duyệt)

Menu chính

• Bảng điều khiển — Dashboard tổng quan
• Bán hàng — xem pipeline, forecast, quotation pending duyệt
• Báo cáo — full access tất cả reports
• Khu công nghiệp — view-only KCN, lô đất, kho

Ví dụ flow công việc Manager

Sáng 8h:
  - Login → Bảng điều khiển
  - Xem KPI: doanh thu tháng, % lấp đầy, # HĐ pending
  - Click vào "5 báo giá chờ duyệt" → xem detail từng deal
  - Approve / Reject / Yêu cầu chỉnh sửa

Trưa 12h:
  - Báo cáo → Sales pipeline forecast Q3
  - Export Excel cho cuộc họp board

Chiều 5h:
  - Activity log → 3 to-do từ FC về vấn đề thanh toán
  - Review + hướng dẫn xử lý

💼 Sales rep (Nhân viên kinh doanh)

Ai nên đảm nhận?

• Nhân viên kinh doanh / Sales executive
• 2-10 người tùy quy mô KCN (KCN lớn 50ha+ thường 5-10 sales)

Nhiệm vụ chính

1. Pipeline daily:

   • Nhập cơ hội mới từ event, website, walk-in
   • Theo dõi stage cơ hội: New → Qualified → Proposal → Won/Lost
   • Cập nhật ghi chú sau mỗi cuộc gặp khách

2. Báo giá:

   • Tạo báo giá từ cơ hội (Configure → Schedule)
   • Gửi báo giá cho KH (email + PDF auto-render từ template)
   • Theo dõi phản hồi KH, điều chỉnh báo giá

3. Đặt cọc + Hợp đồng:

   • Convert báo giá thành đặt cọc khi KH đồng ý
   • Theo dõi tiền cọc về (FC xác nhận)
   • Convert đặt cọc → hợp đồng khi đủ điều kiện

4. Customer relationship:

   • Lưu thông tin liên hệ KH chi tiết
   • Schedule meetings, calls
   • Activity log: mọi cuộc gặp / call ghi lại

Menu chính

• Bán hàng — Cơ hội, Báo giá, Hợp đồng, KH
• Tiếp thị — Events (nguồn lead)
• Khu công nghiệp — xem lô đất available, vẽ trên bản đồ

Ví dụ flow công việc Sales rep

Sáng 8h:
  - Login → Activity của tôi
  - Có 3 to-do: call KH A, follow-up KH B, demo KCN cho KH C

10h:
  - Sau call → cập nhật cơ hội KH A: state "Qualified", note nội dung call

14h:
  - KH B đồng ý báo giá → tạo Đặt cọc
  - Configure: 5 dòng (Tiền thuê + Phí QL + Đặt cọc 30%)
  - Schedule: 3 tranches (ký HĐ 30% + sau 1 tháng 35% + sau 2 tháng 35%)
  - Save → state "draft" → request approval

16h:
  - Demo KCN cho KH C tại văn phòng
  - Sau demo → tạo cơ hội mới, state "Proposal"

Thẩm quyền giới hạn

Sales rep KHÔNG được:

• Duyệt báo giá / đặt cọc của chính mình (anti-conflict)
• Xem báo giá của sales rep khác (chỉ thấy của mình)
• Chỉnh sửa Lease Policy
• Xuất hoá đơn (FC làm)

💰 Finance Controller — FC (Kế toán)

Ai nên đảm nhận?

• Kế toán viên / Trưởng phòng kế toán
• 1-2 người + có thể có assistant (read-only)

Nhiệm vụ chính

1. Hoá đơn:

   • Sinh hoá đơn lease hàng tháng (auto qua cron / manual qua wizard)
   • Review hoá đơn draft → post lên kế toán
   • Sửa hoá đơn nếu sai thông tin

2. Theo dõi thanh toán:

   • Ghi nhận tiền KH chuyển khoản (tích hợp bank statement)
   • Đối chiếu thanh toán nhiều lần / 1 hoá đơn / nhiều hoá đơn
   • Xử lý hoá đơn overdue (gửi nhắc nợ)

3. Báo cáo tài chính:

   • Revenue report tháng / quý / năm
   • AR aging (công nợ phải thu)
   • Deposit refund report (cần hoàn cọc cho KH chấm dứt HĐ)

4. Cấu hình tài chính (cùng Admin):

   • Outgoing mail server (gửi hoá đơn, nhắc nợ)
   • Tax templates VN (VAT 10%, 8%, …)
   • Bank accounts của company

Menu chính

• Bán hàng — xem HĐ để check tình trạng thanh toán
• Cấu hình — Hoá đơn settings, Email templates
• Báo cáo — Revenue, AR aging, Deposit

Ví dụ flow công việc FC

Đầu tháng (ngày 1):
  - Cron tự sinh hoá đơn lease cho ~50 HĐ active
  - FC review → check số tiền + thông tin KH đúng → post hoá đơn

Trong tháng:
  - Mỗi sáng check bank statement → đối chiếu thanh toán
  - KH A chuyển 200tr → ghi nhận vào hoá đơn HD-2026-001 (paid full)
  - KH B chuyển 50tr → ghi nhận partial vào HD-2026-002 (paid 50%)

Cuối tháng:
  - Cron tự gửi email nhắc trước hạn (3 ngày trước)
  - Cron tự gửi email overdue (sau hạn 3 ngày)
  - FC follow-up KH chậm trả qua phone/email

Đầu quý sau:
  - Export Revenue Report Q3 → gửi Manager
  - AR aging report → list KH công nợ > 30 ngày

🛠 Maintenance (Bảo trì)

Ai nên đảm nhận?

• Trưởng phòng kỹ thuật + đội kỹ thuật viên (5-15 người tùy KCN)

Nhiệm vụ chính

1. Equipment registry:

   • Đăng ký thiết bị mới (máy phát điện, camera, hệ thống nước…)
   • Gán equipment vào lô / kho
   • Theo dõi warranty + service contract

2. Maintenance schedule:

   • Plan bảo dưỡng định kỳ (vd 3 tháng/lần)
   • Assign cho kỹ thuật viên
   • Track completion + cost

3. Predictive maintenance:

   • Cập nhật meter readings (vd điện, nước, giờ chạy)
   • Hệ thống cảnh báo khi gần ngưỡng cần thay/bảo dưỡng

4. Service requests:

   • Nhận yêu cầu từ KH (vd “máy lạnh kho hỏng”)
   • Assign + theo dõi đến closure

Menu chính

• Bảo trì — Equipment, Maintenance schedule, Meter readings
• Chăm sóc khách hàng — Service Requests

Tạo user mới + cấp vai trò

Phần này dành cho Admin.

Bước 1. Mở User management

Cấu hình → Users & Companies → Người dùng

📸 Screenshot: list user với filter Active/Inactive

Bước 2. Click “Mới”

Form tạo user hiện ra:

Field	Mô tả
Họ tên	Tên đầy đủ, vd “Nguyễn Văn A”
Email	Username login + nhận thông báo
Job Position	Chức vụ (vd “Sales Executive”) — chỉ hiển thị, không ảnh hưởng quyền
Quyền truy cập	Tab quan trọng — tick các vai trò

Bước 3. Cấp vai trò

Tab Quyền truy cập có nhiều section:

Section “Bán hàng”

• Sales / User: Tất cả tài liệu — full sales rep
• Sales / Manager — Sales manager

Section “Hoá đơn”

• Hoá đơn / Billing — FC level (post hoá đơn)
• Kế toán / Accountant — full accounting

Section “Parkone”

• User — quyền cơ bản
• Manager — duyệt deal
• Administrator — full admin

Cấp gói vai trò chuẩn theo nhiệm vụ:

Sales rep

• Bán hàng / User: Tất cả tài liệu ✅
• Parkone / User ✅
• Liên hệ / User ✅

Sales manager

• Bán hàng / Manager ✅
• Parkone / Manager ✅
• Báo cáo / User ✅
• Liên hệ / Manager ✅

Finance Controller

• Hoá đơn / Billing ✅
• Kế toán / Accountant ✅
• Parkone / User ✅
• Báo cáo / User ✅

Maintenance

• Bảo trì / User ✅
• Parkone / User ✅
• Liên hệ / User (read-only) ✅

Bước 4. Save + Gửi invite

Click Save → hệ thống tạo user record.

Click nút “Gửi invite” (trên Form) → user nhận email với link đặt password.

User mở email → set password → login bằng email đã cấp.

Đổi vai trò user đã có

Khi user thăng chức / luân chuyển:

1. Mở user record (Cấu hình → Users → tìm theo tên/email)
2. Click “Edit”
3. Tab Quyền truy cập → tick / untick các checkbox vai trò mới
4. Click Save

User cần F5 / re-login để áp dụng quyền mới.

Downgrade vai trò

Khi tháo vai trò Manager / Admin của user, các record mà user đã tạo VẪN còn (không bị xóa). Nhưng user KHÔNG còn quyền sửa nếu vai trò mới không cho phép.

→ Phân quyền cẩn thận trước, đổi sau hơi khó.

Custom vai trò (Advanced)

Nếu 5 vai trò chuẩn không đủ, Admin có thể tạo group mới (Dev mode):

1. Bật Developer mode: Cài đặt → General → cuộn xuống cuối → click “Bật chế độ nhà phát triển”
2. Cấu hình → Technical → Security → Groups → Tạo group mới
3. Define inheritance, access rules
4. Add user vào group

Cẩn thận với custom groups

Custom groups dễ gây conflict quyền nếu không hiểu rõ Odoo security model. Khuyến nghị chỉ làm khi thực sự cần + test kỹ trên user demo trước.

Liên hệ support@bsdinsight.com nếu cần consult.

Audit log (Lịch sử thao tác)

Admin theo dõi ai làm gì qua Audit log:

• Cấu hình → Technical → Database Structure → Models → tìm model muốn check
• Click vào record → tab Lịch sử (Chatter)
• Hoặc menu Bản ghi log (nếu cài audit module)

Audit log show:

• User nào tạo / sửa / xóa record
• Thời điểm chính xác
• Giá trị trước / sau

Câu hỏi thường gặp

Tôi vừa cấp vai trò nhưng user vẫn không thấy menu mới?

User cần F5 hoặc logout + login lại. Browser cache UI cũ — re-login force reload.

Có thể 1 user có nhiều vai trò không?

Có. Vd 1 user vừa là Sales rep vừa là Maintenance. Tick cả 2 group → user có quyền cộng dồn.

Nhưng tránh:

• 1 user vừa Sales vừa FC (xung đột lợi ích — Sales tự duyệt hoá đơn của mình)
• 1 user vừa Sales rep vừa Manager (Sales rep KHÔNG nên approve báo giá của chính mình)

Tài khoản Admin bị quên password / mất email?

Liên hệ ngay support@bsdinsight.com với:

• Tên workspace
• Bằng chứng quyền sở hữu (vd hợp đồng đăng ký, thẻ thuế công ty)

BSD reset password sau khi xác minh — quy trình ~1-3 ngày.

Có giới hạn số lượng user không?

Gói	Số user
Free	5 user (1 admin + 4 user)
Pro	25 user
Enterprise	Không giới hạn

Khi vượt giới hạn → tạo user mới sẽ bị block. Cần xóa user cũ inactive hoặc nâng gói.

Liên kết liên quan

• Đăng ký tài khoản
• Đăng nhập lần đầu
• Cấu hình công ty
• Quản lý license & quota