Bảo trì — O&M Contract

Bảo trì — O&M Contract

O&M (Operation & Maintenance) = HĐ thuê nhà thầu ngoài lo bảo trì. Vd KCN thuê Cty Vietnam Airconditioning bảo trì toàn bộ HVAC.

Model: zone.om.contract

Khi nào cần O&M?

• KCN không có đủ kỹ thuật in-house cho equipment chuyên biệt
• Vd HVAC lớn — cần kỹ thuật chuyên môn, thuê ngoài rẻ hơn
• Rủi ro chuyển sang nhà thầu (thay vì self)

Cấu trúc O&M Contract

zone.om.contract
├── name: OM-2026-005
├── supplier_id: Cty Vietnam Airconditioning
├── project_id: KCN Tân Hoà
├── equipment_ids: List thiết bị scope (M2m)
│
├── date_start, date_end
├── auto_renew: True / False
├── notice_period_days: 60 (report 60 ngày trước hết hạn)
│
├── monthly_fee: 50,000,000 VND/tháng
├── payment_term: Net 30
│
├── scope: JSON hoặc text mô tả scope service
│   - Bảo trì định kỳ (preventive)
│   - Response corrective 24h
│   - Emergency 4h
│   - Include parts (kể cả linh kiện)
│   - Không include: major overhaul
│
├── sla_response_hours: 24
├── sla_resolution_hours: 72
├── sla_uptime_pct: 99.5%
│
├── state: draft / active / expiring / renewed / expired / terminated
└── renewal_state: on_track / upcoming_60d / upcoming_30d / expiring / expired

Tạo O&M

1. Bảo trì → O&M Contracts → Mới

2. Điền form chi tiết

Copy từ HĐ giấy → Odoo.

3. Assign equipment scope

Tab Equipment covered → tick chọn N thiết bị nhà thầu chăm.

4. Save

State: draft → cần approve trước active.

Approval

O&M value lớn (>500M/năm) → Manager approve:

1. Sales / Maintenance manager submit
2. Manager review
3. Approve → state active
4. Attach HĐ giấy scan vào chatter

Renewal cron

Cron daily check:

• date_end - today ∈ [1, 90] → state expiring
• Sub-states: upcoming_90d / 60d / 30d
• Activity to Maintenance manager: “O&M X sắp hết hạn, review renewal”

Manager quyết:

• Renew với NCC cũ (renegotiate terms)
• Đổi NCC (RFP → chọn NCC mới)
• Không renew (self-maintenance)

Dashboard show O&M expiring next 30/60/90 days.

SLA tracking

Nhà thầu commit SLA — Parkone track vi phạm:

• Response time: từ khi KH tạo Maintenance Request → NCC assign kỹ thuật
• Resolution time: từ khi assign → done
• Uptime: % equipment operational trong tháng

Cron compute SLA compliance monthly:

• Nếu vi phạm → email NCC + Manager
• Nếu vi phạm nhiều lần → penalty theo HĐ (giảm fee tháng, terminate…)

O&M Report

Báo cáo → Bảo trì → O&M Contracts:

• Total O&M cost / năm
• Compliance rate per NCC
• Expiring next 90 days
• Top vi phạm SLA

O&M vs In-house

O&M

Pros:

• Không cần đội kỹ thuật in-house (giảm cost lương)
• Chuyên môn cao (NCC chuyên nghiệp)
• Insurance / SLA guarantee

Cons:

• Cost cố định monthly
• Phụ thuộc NCC (bad if NCC unreliable)
• Response time chậm hơn in-house

In-house

Pros:

• Response nhanh (kỹ thuật onsite)
• Kiểm soát tốt
• Cheaper long-term nếu volume cao

Cons:

• Cần đội đủ chuyên môn
• Training + retention
• Không có SLA formal

Đại quyết theo:

• Loại equipment (HVAC lớn → O&M; đèn đường → in-house)
• Scale (nhỏ → in-house; lớn → O&M)
• Kinh nghiệm team

Thường: hybrid — self cho items đơn giản, O&M cho items chuyên môn.

Termination O&M

Nếu NCC vi phạm nhiều → terminate:

1. O&M → click “Terminate”
2. Nhập lý do + termination fee (theo HĐ)
3. State → terminated
4. Attach thông báo terminate cho NCC
5. Tìm NCC mới cho equipment scope

Best practices

Mẹo

• RFP trước ký O&M — 3+ NCC báo giá
• SLA rõ ràng trong HĐ — response / resolution / uptime, có penalty
• Monthly review performance NCC
• Backup plan — có NCC dự phòng nếu chính fail
• Not lock-in dài — HĐ 1 năm renewable, không 5+ năm

FAQ

O&M có VAT không?

Có. Service contract → VAT 10% mặc định.

Muốn track kỹ hơn — timesheet NCC

• Odoo Timesheet module
• NCC nhập timesheet qua Portal (nếu enable)
• Verify hours billed vs actual

Cross-project O&M

• 1 NCC cover 3 KCN của Đại
• Tạo 1 O&M contract với project_id = null (multi-project)
• Hoặc 3 O&M separate cho tracking sạch

Recommended: separate — reporting rõ hơn.

Liên kết liên quan

• Equipment Registry
• Preventive Maintenance
• Executive Dashboard - O&M renewals