8 loại report: hồ sơ từng loại và khi nào chọn

Tám loại report, tám bài toán. Nguyên tắc chọn nhanh: Advanced cho danh sách + web service; Matrix cho pivot + drill; Composite cho báo cáo trình bày đẹp ghép nhiều nguồn; còn lại là các chuyên dụng.

Bảng chọn nhanh

Loại	Bài toán	Điểm nhớ
Simple	Danh sách phẳng nhanh	Nâng cấp không mất công: `Change to Advanced Report Type`
Advanced	Bảng nhiều cấp group (≤9 cấp), related BO, subfilter	Nền của RaaS/web service và subreport composite; outlining ≤8 cấp (có outline thì không làm worklet, in PDF chỉ ra cấp cao nhất)
Matrix	Pivot/crosstab, drill down	Subreport chủ lực của composite; không expose web service; detail là dữ liệu hiện tại còn summary tính lúc chạy — lệch nhau là bình thường
Composite	Ghép nhiều data source thành báo cáo trình bày	Chi tiết bên dưới
Trending	Xu hướng theo kỳ	Như matrix + bắt buộc chiều thời gian; đi với Trended Workers data source (12–72 tháng)
Transposed	So sánh side-by-side (Compare Workers)	≤100 dòng transpose; có ảnh, nhóm collapse
Search	Facet + mass action	Bắt buộc indexed; không export PDF/Excel — mẹo vượt trần: mass action chạy Advanced report xuất Excel
nBox	Ma trận đếm 2 chiều (9-box talent)	Bắt buộc indexed; gán field value vào từng ô qua `Setup nBox Report`

Vài chi tiết đắt giá rải rác: Matrix có Field Values Groups (hiện cả giá trị chưa có dữ liệu + sort logic Below→Meets→Exceeds); drill-to link (≤5 mỗi summarization) truyền được giá trị trục sang report đích; Advanced có Reporting Mass Action thay field cũ hàng loạt trong mọi report (không undo được — chạy sandbox trước).

Composite — đi sâu vì đáng

Composite là “Excel có cấu trúc” của Workday: lưới tự thiết kế ghép dữ liệu từ nhiều subreport (Advanced/Matrix/Trending), chuẩn cho báo cáo tài chính Plan vs Actuals.

flowchart TB
  BO["Business Objects enabled<br/>(chiều chung — mọi subreport<br/>phải tham chiếu)"] --> C["CỘT: Control Field ·<br/>Data (subreport) · Calculation ·<br/>Lookup Value · Empty ·<br/>Repeating Column Group"]
  BO --> R["DÒNG: Lookup Data (filter+outline) ·<br/>Combine · Dynamic · Calculation · Empty"]
  C & R --> CELL["Ô: Label · Data · Calculation ·<br/>Conditional Value/Format"]
  CELL --> O(["Income statement<br/>Plan | Actuals | Variance<br/>outline 8 cấp, drill-to"])
  style O fill:#e7f5ea,stroke:#2e7d32

Bộ công thức — tham chiếu [R2], [C3], [R2C3]; 7 hàm (Difference, Divide, Multiply, PercentIncrease/Remaining, Sum, SumRange); lồng ≤5 hàm; Return Zero on Error mặc định BẬT cho phép chia (muốn thấy lỗi phải tự tắt); AbsRef giữ tham chiếu gốc khi nhân bản ô.

Các quy tắc phải thuộc:

Tối đa 200 dòng/report; mỗi data cell chạy một subreport riêng — lạm dụng cell là report chậm.
Subreport phải để output = Table; không dùng subreport có filter aggregation, matrix chỉ-percentile hay text count-distinct.
Repeating Column Group (cặp cột Plan/Actuals lặp theo company/region): không chứa control field; đã có conditional value thì không outline cột trên RCG được; nested expansion hierarchy làm mất drill-to.
Prompt set buộc prompt các subreport khác nguồn về một bộ — user nhập Company/Period đúng một lần.
Dynamic Control Fields cho worktag kế toán: một definition sinh nhiều báo cáo theo tổ hợp ≤5 worktag type — hết cảnh nhân bản report; đổi lại không outline, không Prism/Business View subreport.
Security = theo subreport: user thiếu quyền thì Workday tự cắt phần đó.
Ví dụ income statement 8 bước trong tài liệu (2 matrix Actuals/Plan → cột Variance [C3]-[C2] → RCG theo Region → outline tài khoản → analytic indicator đỏ khi vượt kế hoạch → prompt set → heading có biến [V1]) là bài mẫu nên dựng lại khi học.

Chắt lọc từ Workday Reporting and Analytics Administrator Guide (mục Simple → nBox Reports) — doc.workday.com.