Đặt cọc (Deposit Agreement)

Đặt cọc (Deposit Agreement)

Đặt cọc là bước trung gian giữa Báo giá và Hợp đồng. KH cọc 1 khoản (thường 20-30% tổng HĐ) để giữ lô đất → Sales rep + Pháp chế chuẩn bị HĐ chính thức.

Khi nào dùng đặt cọc?

Có đặt cọc (recommended cho KH mới / deal lớn):

• KH cam kết bằng tiền → giảm risk huỷ
• Có thời gian (1-3 tháng) làm HĐ pháp lý kỹ
• Có dòng tiền sớm cho chủ đầu tư

Không đặt cọc (KH ruột / deal nhỏ):

• Đi thẳng Báo giá → HĐ
• Tiết kiệm thời gian, ít paperwork

State machine

Draft (nháp)
   ↓ submit for approval
Pending Approval
   ↓ Manager duyệt
Approved
   ↓ KH ký + trả cọc
Signed (đã ký + thu đủ cọc)
   ↓ convert
Converted → HĐ chính thức

       ↓ KH huỷ
   Cancelled (hoàn cọc theo policy)

Cấu trúc Deposit Agreement

zone.deposit.agreement
├── partner_id: KH
├── project_id: KCN
├── lot_id: Lô đất
├── source_so_id: Báo giá nguồn
├── currency_id, total_amount, deposit_amount
│
├── deposit_line_ids (multi-line breakdown):
│   ├── Line 1: Tiền cọc đất - 1,000,000,000 VND
│   ├── Line 2: Phí pháp lý - 50,000,000 VND
│   └── Line 3: Phí kết nối điện ứng trước - 100,000,000 VND
│
├── deposit_tranche_ids (lịch thanh toán cọc):
│   ├── Tranche 1: Ký HĐ cọc - 30% - 1/7/2026
│   ├── Tranche 2: Sau 30 ngày - 35% - 1/8/2026
│   └── Tranche 3: Sau 60 ngày - 35% - 1/9/2026
│
├── customer_refund_policy: full / partial / nonrefund
├── developer_refund_policy: full / partial / nonrefund + interest
│
└── state: draft / pending / approved / signed / converted / cancelled

Tạo Đặt cọc từ Báo giá

(Recommended path — auto-map data)

Bước 1. Mở Báo giá đã sent

Bán hàng → Báo giá → chọn báo giá KH đồng ý

Bước 2. Click “Tạo Đặt cọc”

Trên header báo giá có nút “Tạo Đặt cọc” (chỉ hiện khi state = sent / confirmed).

Wizard parkone.quote.to.deposit.wizard mở ra.

Bước 3. Preview wizard

Wizard có 2 section:

Section “Quote Details to map”:

• Hiển thị order lines của báo giá
• Cho phép Đại tick chọn dòng nào map sang deposit_line

Section “Milestones to map”:

• Hiển thị milestones của báo giá
• Map sang deposit_tranche (lịch thanh toán cọc)

📸 Screenshot: wizard preview với 2 section

Bước 4. Điều chỉnh % cọc

Field	Default	Vd custom
Deposit %	30%	25% nếu KH lớn
Deposit currency	(từ báo giá)
Customer refund policy	Partial (50%)	Full nếu deal nhỏ
Developer refund policy	Full + 5% interest	Partial nếu developer cần dòng tiền

Bước 5. Click “Convert”

Wizard tạo Deposit Agreement với data prefilled. Báo giá state = confirmed.

Tạo Đặt cọc thủ công

Nếu không có báo giá nguồn (vd KH trực tiếp đặt cọc qua phone):

1. Bán hàng → Đặt cọc → Mới

2. Điền header:

   • Partner (KH)
   • KCN, Lô đất
   • Currency, total amount
   • Deposit amount (auto-compute từ %)

3. Tab “Configure” — add deposit lines:

   • Click “Add a line” → product, qty, price
   • Lặp cho từng thành phần

4. Tab “Schedule” — add tranches:

   • Click “Add a line”
   • Mỗi tranche: ngày + % hoặc số tiền

5. Tab “Refund Policy”:

   • Customer refund: chọn dropdown
   • Developer refund: chọn dropdown

6. Save

Tab “Configure” — Multi-line breakdown

Deposit có thể chia thành nhiều dòng để minh bạch:

#	Mô tả	Số tiền (VND)	Tax
1	Tiền cọc thuê đất (30% × 50 năm × 5000m² × 50,000)	3,750,000,000	10%
2	Phí pháp lý HĐ (one-time)	50,000,000	10%
3	Phí kết nối điện ứng trước	100,000,000	10%
4	Phí kết nối nước ứng trước	50,000,000	10%
Tổng		3,950,000,000

→ KH thấy rõ cọc gồm những gì, không “lump sum”.

Tab “Schedule” — Tranches (Đợt thanh toán cọc)

KH có thể trả cọc làm nhiều đợt (installments) thay vì 1 lần.

#	Đợt	Ngày dự kiến	%	Số tiền (VND)	State
1	Ký HĐ cọc	1/7/2026	30%	1,185,000,000	Paid
2	Sau 30 ngày	31/7/2026	35%	1,382,500,000	Pending
3	Sau 60 ngày	30/8/2026	35%	1,382,500,000	Pending

Mỗi tranche có state:

• Pending — chưa đến hạn
• Due — đến hạn, chờ KH chuyển
• Paid — KH đã chuyển + FC xác nhận
• Overdue — quá hạn chưa trả

Khi tất cả tranches = Paid → deposit_paid_amount = deposit_amount → state Deposit chuyển sang Signed (auto).

Tab “Refund Policy” — Chính sách hoàn cọc

Customer-side (KH huỷ)

KH muốn huỷ đặt cọc giữa chừng (đổi ý, không thuê nữa). Policy quyết định hoàn bao nhiêu:

Policy	Hoàn	Use case
Full	100%	KH có quyền huỷ, hoàn đủ — rare, chỉ cho VIP
Partial	50% (hoặc % khác)	Mặc định — share risk
Nonrefund	0%	KH cam kết mạnh, mất cọc nếu huỷ

Developer-side (Chủ đầu tư huỷ)

Chủ đầu tư KCN không bàn giao đúng cam kết (lô đất chưa GPMB xong, thay đổi quy hoạch, …):

Policy	Hoàn	Use case
Full + interest	100% + lãi suất (vd 5%)	Bồi thường KH vì lỗi của Chủ đầu tư — recommended
Full	100%	Hoàn đủ không lãi
Partial	50%	Less common — Chủ đầu tư cũng có risk
Nonrefund	0%	Very rare — chỉ trong force majeure

→ Thường set Customer-side = Partial 50%, Developer-side = Full + interest 5%.

Tab “Lịch thanh toán”

Tab này show lịch thanh toán của HĐ chính thức (không phải cọc). Map từ báo giá sang.

→ Cho KH thấy bức tranh full: cọc + HĐ + recurring.

Tab “Chi tiết đơn hàng”

Mirror các order lines của báo giá nguồn — hiển thị để Đại + KH xác nhận data deposit khớp báo giá.

Approval workflow

Đặt cọc value > ngưỡng (default 1 tỷ VND) → cần Manager approve.

1. Sales rep submit: click “Submit for Approval”
2. State = pending_approval
3. Manager nhận email + activity
4. Manager review → Approve / Reject
5. State = approved (Sales rep ký với KH) hoặc back to draft

Ký Đặt cọc + Thu tiền

Bước 1. Render HĐ Đặt cọc PDF

Trên Deposit form → click ”📝 Render từ template” → chọn “Mẫu HĐ Đặt cọc” → OnlyOffice editor mở.

Sales rep edit nội dung custom nếu cần → Save → file Word + PDF lưu vào Deposit.

Bước 2. Gửi PDF cho KH ký

Click “Send by Email” → email với PDF attachment cho KH.

KH:

• In PDF, ký + đóng dấu công ty
• Scan / chụp ảnh lại
• Gửi lại Sales rep

Bước 3. Ghi nhận đã ký

Sales rep upload PDF có chữ ký KH vào Chatter của Deposit.

Click nút “Mark Signed” → field date_signed auto-fill today.

Bước 4. KH chuyển tiền

Theo tranche schedule, KH chuyển từng đợt vào TK công ty.

Bước 5. FC ghi nhận thanh toán

FC mỗi sáng check bank statement:

• Đối chiếu khoản tiền vào với tranche tương ứng
• Mở Deposit → tab Schedule → click tranche → “Confirm Paid”
• Ghi reference (số chứng từ bank)

deposit_paid_amount tự tăng theo các tranche đã Paid.

Bước 6. Trạng thái cập nhật

• Khi deposit_paid_amount >= deposit_amount × 99% → state = Signed (đã thu đủ)
• Field date_paid_in_full auto-fill ngày thu đủ

Convert Deposit sang HĐ

Khi cọc đã thu đủ + Pháp chế chuẩn bị xong HĐ:

1. Mở Deposit (state = Signed)
2. Click “Convert to Contract” trên header
3. Wizard tạo HĐ với data:
   • Customer = Deposit.partner_id
   • Lot = Deposit.lot_id
   • Monthly rent (auto-compute từ deposit_line_ids)
   • Duration (từ báo giá nguồn)
   • Billing items (từ deposit_line + báo giá lines)
4. Save HĐ → state = draft
5. Deposit state = Converted

(Chi tiết HĐ: xem Hợp đồng)

Cancel Đặt cọc

Trường hợp 1: KH chủ động huỷ

1. Sales rep mở Deposit
2. Click “Cancel Deposit” → confirm dialog
3. Chọn lý do (dropdown)
4. State = cancelled
5. Hệ thống tự sinh Refund Invoice dựa trên customer_refund_policy:
   • Full: refund 100%
   • Partial 50%: refund 50%, giữ 50%
   • Nonrefund: không refund

Trường hợp 2: Chủ đầu tư huỷ

Tương tự nhưng dùng developer_refund_policy để compute refund (thường full + interest).

FC xử lý refund

1. Refund Invoice tự generate (Customer Credit Note)
2. FC review + post
3. Approval → chuyển tiền cho KH (banking step ngoài Parkone)
4. FC mark “Refund Paid” vào invoice

Báo cáo Đặt cọc

Báo cáo → Deposit Reports:

Active Deposits

• List deposits đang active (chưa convert)
• Total deposit value
• Forecast convert sang HĐ

Refund Tracking

• Deposits đã cancel + refund
• Tổng tiền refund
• Lý do cancel phổ biến

Conversion Rate

• % deposits → contracts
• Average time từ deposit signed → contract

Câu hỏi thường gặp

Cọc 30% là default — đổi sao?

Mở Lease Policy đang dùng → field deposit_pct_default → đổi.

Hoặc per-deal: trong wizard convert, sales rep set custom %.

KH trả cọc 1 lần, không cần tranches?

Tạo Deposit chỉ với 1 tranche:

• Tranche “Single payment” - 100% - ngày đến hạn

Hoặc bỏ qua tab Schedule, dùng field deposit_amount đơn giản.

Deposit và Contract phải gắn 1-1 không?

KHÔNG. Có thể:

• 1 Deposit → 1 Contract (phổ biến)
• 1 Deposit → nhiều Contracts (vd cọc cho 2 lô)
• Nhiều Deposits → 1 Contract (cọc nhiều đợt)

Sau khi convert, Contract link tới Deposit qua field deposit_id.

Cọc trả USD nhưng HĐ ký VND — xử lý sao?

• Deposit currency = USD → KH chuyển USD
• Khi convert sang HĐ, wizard convert tỷ giá hiện tại
• Rate Tab “Currency Rates” — Admin update định kỳ

Khuyến nghị: HĐ luôn dùng VND (nội tệ) để tránh rủi ro tỷ giá. Cọc USD là exception.

Có thể có nhiều cọc cho 1 KH không?

Có. 1 KH có thể có nhiều Deposit qua thời gian (cho nhiều lô khác nhau).

Filter Deposit by partner_id → xem lịch sử đặt cọc của KH.

Liên kết liên quan

• Báo giá CPQ
• Hợp đồng
• Phụ lục
• Chấm dứt HĐ