Publish plans: kế hoạch duyệt xong chảy về Workday

Publish là bước khép vòng: plan version đã duyệt bên Adaptive Planning đẩy về Workday thành bản nháp (draft) — người phía Workday review rồi submit. Từ đó kế hoạch làm được việc thật: budget check chặn giao dịch vượt ngân sách, số headcount lên báo cáo quản trị, position/job requisition được tạo. Ba luồng, ba mức “thật” khác nhau:

Luồng	Đẩy gì	Về đâu	Để làm gì
Financial	Ngân sách theo tài khoản/dimension	Draft budget (Financials/AP&C)	Budget check giao dịch, plan-to-actuals
Headcount	Số biên chế tổng hợp (Headcount/FTE/CoW)	Draft plan trong HCM	Báo cáo quản trị, so plan vs thực
Workforce Actions	Từng position/job requisition cụ thể từ modeled sheet	HCM (BP Create Position / Job Requisition)	Tạo vị trí thật — có review hoặc Expedite bỏ qua review

Điều kiện chung cho cả ba: mọi người tham gia publish phải là user đã sync; phía Workday phải dựng sẵn plan structure + template khớp dimension/tài khoản/khoảng thời gian với version bên Adaptive Planning; và version phải được bật quyền publish theo đúng plan type.

flowchart LR
  V["Plan version đã duyệt<br/>(Adaptive Planning)"] --> P["Publish<br/>(map qua External System)"]
  P --> D["DRAFT phía Workday<br/>(structure + template khớp)"]
  D --> S["Review → Submit"]
  S --> B["Budget check giao dịch"]
  S --> H["Báo cáo quản trị HCM"]
  S --> POS["Position / Job Requisition thật"]
  style D fill:#fff8e1,stroke:#f9a825
  style B fill:#e7f5ea,stroke:#2e7d32
  style POS fill:#e7f5ea,stroke:#2e7d32

Financial plans — các luật cứng

• Không publish được: plan nhiều năm dùng tài khoản số dư; plan một năm trộn cả balance sheet lẫn income statement; plan không dùng ledger account. Cần cả hai loại trong một năm → tách hai structure, ghép lại bằng virtual plan hierarchy khi báo cáo.
• Structure phía Workday: mọi dimension plan-by phải chọn Include All Members — điều kiện bắt buộc để publish; đừng bật Enable Multicurrency trên template (quy đổi do Publishing Currency trên level của Adaptive Planning đảm nhiệm).
• Giới hạn: plan đích ≤ 10 năm; một phiên publish mỗi lúc; chỉ leaf level publish (tài khoản con phải map để đẩy số cha); timeout 6 giờ xuất + 90 phút nạp; số quá 2 chữ số thập phân bị làm tròn LÊN.
• Publish lại vào cùng template = ghi đè, không nhân bản. Bật enhanced publishing (phải nhờ Support) để có mã lỗi chi tiết (A314 worktag inactive, A956 trùng dòng do mapping, A2096–A2098 cấu trúc/worktag) và nút Cancel — cancel xong khuyến nghị publish lại ngay.
• Publish theo lịch (Publish Plan Task trong Design Integrations): chạy bằng security của ISU gắn credential JWT; bấm Run tay thì chạy bằng quyền người bấm — khác biệt dễ gây “trên lịch được, chạy tay lỗi” và ngược lại.

Headcount plans — khác gì Financial

Structure loại Headcount có đặc thù riêng: Use Amendments/Approval tự bật sẵn (plan về ở Draft để soát trước khi duyệt); có tùy chọn Allow Negative Headcount (attrition); dimension Employee chỉ thêm được khi có Position và không được đặt required; muốn tính Cost of Workforce thì khai Account Set + dimension Ledger Account. Security đi đường riêng: thêm nhóm publisher vào initiating action Import Headcount Plan (WS Background Process) của business process Headcount Plan Event. Lưu ý tiền tệ: Cost of Workforce publish theo đồng tiền tenant Workday, bất kể currency của level trên sheet.

Workforce Planning Actions — đẩy từng vị trí

Luồng “thật” nhất: từ position modeled sheet (đã lọc — bắt buộc có ít nhất một filter), bấm Publish đẩy các position kế hoạch sang HCM. Hai chế độ: review (hiring manager/HRBP mở task Review Workforce Planning Actions, bổ sung thông tin, submit từng dòng → mỗi dòng thành một position) hoặc Expedite bỏ qua review — có thể viết condition rule tự duyệt. Ràng buộc riêng: Create Job Requisition chỉ hỗ trợ Expedite (không review) và cần Worker Type đã map; mỗi entry/kỳ ≤ 100 positions khi dùng timespan; node gốc của hierarchy không publish được (không có WID); sau khi tạo xong, chạy lại data loader để sheet gốc nhận link position thật (reconcile).

Khi publish lỗi — nhìn đâu trước

Bộ lỗi kinh điển quy về 4 nhóm: (1) mapping — dimension value map nhầm WID, thiếu map dimension↔level trong External System, account loader phải chạy 2 lần (lần đầu tạo account, lần hai mới tạo mapping); (2) quyền — publisher thiếu Get+Put trên Set Up: Plan Publishing, API client thiếu scope, chưa dùng JWT Bearer; (3) cấu trúc — structure thiếu account type, dimension bắt buộc ngoài bộ Company/Ledger Account, ngày version không khớp khoảng của plan; (4) trạng thái — plan đích không ở Draft, phiên publish khác đang chạy. Bài Nạp dữ liệu & metadata có phần nền mapping/WID — hầu hết lỗi publish sinh ra từ đó.

---

Chắt lọc từ Workday Adaptive Planning Administrator Guide (mục Publish Plans from Adaptive Planning) — doc.workday.com.