Discovery Boards: phân tích trực quan tự phục vụ

Discovery Board là công cụ phân tích tự phục vụ cho người nghiệp vụ: workspace kéo-thả sống trong Workday Drive, dựng visualization không cần viết report — mỗi thao tác kéo field vào drop zone là một câu truy vấn tự sinh (bản chất: SELECT–WHERE–GROUP BY–ORDER BY–LIMIT).

Bài này là tổng quan khái niệm; thao tác chi tiết có hai bài tiếp: dựng visualization từ A–Z và tinh chỉnh, lọc và chia sẻ.

Workflow 5 bước

flowchart LR
  B["1· Tạo board trong Drive<br/>(mới / copy / copy bản<br/>Workday giao sẵn)"] --> D["2· Chọn data source cho viz<br/>(indexed · Prism · Extend)"]
  D --> V["3· Dựng viz: kéo field<br/>vào drop zones<br/>(attribute vs summarization)"]
  V --> P["4· Chuẩn bị cho người xem:<br/>sắp sheet (≤10 viz) + controls"]
  P --> S(["5· Share (Can View/Edit)<br/>· export thành custom report<br/>· tải CSV/PNG"])
  style S fill:#e7f5ea,stroke:#2e7d32

Điều kiện nền: Drive phải setup trước, và mọi user có domain Discovery Boards: Create bắt buộc có domain Drive — gotcha lặp hai lần trong tài liệu.

Hai vai của field: attribute vs summarization

Attribute (định tính — nhóm/phân loại, quyết định mức chi tiết) và summarization (đo đếm — SUM/AVG/MIN/MAX, thêm MEDIAN/PERCENTILE trên data source Workday giao, COUNT_DISTINCT cho text/instance). Workday tự sinh summarization cho field hỗ trợ; viz bắt buộc measure mà không kéo gì vào thì mặc định Count. Ưu tiên field có chấm xanh (optimized); không hỗ trợ DateTime/Rich Text/Time và field trên Global BO.

12 loại viz — và 4 loại export được thành report

Chart (nhiều mark type, dual axis → combination), Bar, Area, Line, Donut (không vẽ giá trị âm/0), Heatmap, Scatterplot, KPI (target + indicator rules — match rule đầu tiên), Waterfall (palette 4 màu, swap được màu tăng/giảm), Pivot Table, Table. Chỉ Chart/Donut/Pivot (→ Matrix) và Table (→ Advanced) export thành custom report — mỗi lần export là một definition mới, không share mặc định, không mang màu override, kết quả có thể khác viz đôi chút.

Admin có ba đòn bẩy chất lượng: curated data sources (gọn danh sách nguồn), curated field lists (theo business object — dùng chung cho mọi data source cùng PBO), và lưu ý quan trọng: không cấu hình Drill By / Show Details field list thì hai tính năng đó không xuất hiện trên viz.

Controls — trao quyền cho người xem đúng mức

Control nối với một prompt/filter, hiện ở cả chế độ xem; người xem chỉnh giá trị để tự phân tích — nhưng thay đổi chỉ sống trong phiên, quay lại edit mode là về bản đã lưu. Các control luôn AND với nhau.

Security — ẩn theo quyền, không lộ dấu vết

Muốn xem board cần quyền trên ít nhất một data source trong board; mỗi viz theo data source của nó, dữ liệu contextual theo từng người. Khác biệt tinh tế giữa hai quyền: Can Edit thấy placeholder viz thiếu quyền (báo lỗi); Can View thì viz thiếu quyền bị ẩn hẳn không dấu vết, sheet không còn viz nào cũng ẩn — hai người xem cùng board có thể thấy số viz khác nhau và không ai biết.

Giới hạn phải thuộc

Giới hạn	Giá trị
Viz query	45 giây, dữ liệu trả ≤50 MB (text field dài là thủ phạm quen)
Mỗi sheet	≤10 viz; khuyến nghị ≤15 sheet/board
Chart/Area/Bar/Line	100 giá trị trục X; 250 color grouping; 40 triệu cell
Pivot Table / Table	50.000 dòng dữ liệu (pivot: 12.000 row grouping, không gom được “Other”)
Filter panel	Hiện tối đa 5.000 giá trị distinct
Prism table >2 tỷ dòng	Không dùng được cho viz

Vận hành: board nhiều viz nên tắt Automatically Update rồi Update từng viz; xóa vĩnh viễn board qua task Drive Permanent File Delete; bản copy từ board Workday giao sẵn không nhận cập nhật từ bản gốc; và Workday giữ quyền tạm ngưng Discovery Boards trên data source giao sẵn nếu ảnh hưởng hiệu năng tenant.

---

Chắt lọc từ Workday Reporting and Analytics Administrator Guide (mục Discovery Boards) — doc.workday.com.