Mua hàng & nhà cung cấp — lời hứa đầu vào

Toàn bộ lời hứa của bạn với khách hàng (OTIF) đứng trên lời hứa của nhà cung cấp với bạn. NCC giao trễ thất thường thì bạn phải ôm safety stock dày hơn — nghĩa là NCC kém đang chiếm vốn của bạn, dù giá họ chào có vẻ rẻ.

Bộ chỉ số nhà cung cấp

Chỉ số	Công thức / cách đo	Trả lời
OTD (On-Time Delivery)	Dòng đơn giao đúng hẹn / Tổng dòng đơn theo NCC	NCC giữ lời được bao nhiêu %
Lead time thực tế	Trung bình + độ lệch chuẩn ngày đặt → nhận, theo NCC	Đầu vào tính safety stock — dùng số thật, không dùng lời hứa
Tỷ lệ đạt chất lượng	Lô đạt kiểm nhận / Tổng lô	Hàng về có dùng được ngay không
Độ tập trung	% chi tiêu vào 1 NCC (theo nhóm hàng chiến lược)	Rủi ro đứt chuỗi khi nguồn duy nhất gặp sự cố
Chênh giá mua	Giá thực mua so với giá chuẩn/thị trường (PPV)	Mua đắt hay rẻ — tách khỏi chuyện dùng nhiều ít

Đánh giá QCD — thẻ điểm mỗi quý

Chấm NCC theo ba trục Quality (chất lượng) – Cost (chi phí) – Delivery (giao hàng), trọng số theo nhóm hàng. Ví dụ nhóm vật tư chính của công ty phân phối:

NCC	Q (40%)	C (30%)	D (30%)	Điểm	Xếp loại
NCC Alpha	9.2	7.5	9.0	8.6	Chiến lược — tăng tỷ trọng
NCC Beta	8.0	9.0	6.5	7.8	Giá tốt nhưng hay trễ — đàm phán cam kết OTD
NCC Gamma	6.5	8.5	7.0	7.2	Theo dõi — có lộ trình cải thiện hoặc giảm dần

Thẻ điểm biến buổi làm việc với NCC từ mặc cả giá thành đàm phán toàn diện có dữ liệu: “quý vừa rồi OTD của anh 78%, buộc chúng tôi ôm thêm 400 triệu tồn kho an toàn — hoặc cải thiện lên 92%, hoặc phần chi phí đó phải nằm trong giá.”

Độ tập trung — rẻ nhất chưa chắc an toàn nhất

Một NCC chiếm 70% nhóm hàng chiến lược = một trận hỏa hoạn, một lệnh cấm biên, một vụ phá sản của họ trở thành khủng hoảng của bạn. Nguyên tắc thực dụng: nhóm hàng sống còn nên có nguồn thứ hai đã kích hoạt (từng đặt thật, không chỉ “có trong danh bạ”) dù giá cao hơn vài % — phần chênh đó là phí bảo hiểm chuỗi cung ứng có tính toán.

Các sai lầm dễ mắc phải

1. Chọn NCC chỉ bằng giá chào — giá rẻ + OTD kém + lỗi cao có tổng chi phí sở hữu đắt hơn; QCD tồn tại để nhìn cả gói.
2. Lead time lấy theo hợp đồng — safety stock phải tính trên phân phối lead time thực tế; chênh giữa hứa và thật chính là chi phí ẩn của NCC.
3. Đánh giá NCC bằng trí nhớ — ấn tượng về lần trễ gần nhất che mất bức tranh cả năm; thẻ điểm chạy trên dữ liệu giao nhận thật.
4. Nguồn thứ hai trên giấy — chưa từng đặt thật thì lúc khủng hoảng cũng không kích hoạt nổi (mã hàng chưa duyệt, chất lượng chưa kiểm).

Áp dụng trong thực tế

Trong hệ sinh thái BSD

• Odoo Purchase / Dynamics 365: mỗi dòng đơn mua ghi ngày hứa – ngày nhận – kết quả kiểm nhận → OTD, lead time thực tế, tỷ lệ đạt theo NCC là báo cáo có sẵn; thẻ điểm QCD dựng trên Tableau / Power BI theo quý.
• Nông nghiệp: nhà cung cấp vật tư trong Agrione gắn với giá và lịch sử giao — chọn NCC cho từng đợt yêu cầu đầu tư vụ bằng dữ liệu.
• Chênh giá mua (PPV) tách khỏi chênh định mức theo đúng kỹ thuật phân tích chênh lệch bên cụm Tài chính — mua hàng chịu phần giá, sản xuất chịu phần tiêu hao.

Tiếp theo: hàng về rồi — sổ có khớp thực tế không? Vận hành kho →