Thanh toán partial + multiple + Credit Note

Thanh toán partial + multiple + Credit Note

Real-world payment không phải luôn 100% full. Trang này cover 4 cases: partial, multiple installments, overpay, và Credit Note.

Case 1 — Partial (trả 1 phần)

KH có Invoice 100M, trả 50M trước, còn 50M trả sau.

1. Register Payment đợt 1

Trên Invoice → click “Register Payment” → điền:

• Amount: 50,000,000 (không phải 100M mặc định)
• Payment Date: today

Odoo tạo Payment 50M linked Invoice.

2. State thay đổi

• Invoice.payment_state → Partial (không Paid)
• Amount residual: 50,000,000 (còn thiếu)
• Chatter: “Partial payment 50M registered”

3. Đợt 2 (khi KH trả nốt)

Trên cùng Invoice → click “Register Payment” lần 2 → 50,000,000

Odoo tạo Payment thứ 2. Invoice.payment_state → Paid (100%).

Case 2 — Multiple installments theo Payment Term

HĐ có Payment Term 30/70:

• Đợt 1: 30% ngay khi Post (advance)
• Đợt 2: 70% sau 30 ngày

Post Invoice → Odoo tự tạo 2 payment lines dự kiến trong Invoice tab “Journal Items”.

FC Register mỗi đợt khi KH trả:

1. Đợt 1 (30% = 30M): Register Payment → chọn journal item “30%” → confirm
2. Đợt 2 (70% = 70M): Register Payment → chọn journal item “70%” → confirm

Payment state Invoice = Paid khi cả 2 done.

Case 3 — Overpay (KH trả dư)

KH trả 105M cho Invoice 100M (thừa 5M do KH nhầm).

1. Register Payment 105M

Trên Invoice → Register Payment → Amount 105,000,000

2. Odoo detect overpayment

Modal cảnh báo: “Payment exceeds invoice amount by 5,000,000. Create outstanding credit?”

Chọn:

• Yes: Odoo tạo Outstanding Credit 5M — sẽ dùng cho Invoice sau
• No: FC cancel, sửa lại amount cho match

3. Nếu chọn Yes → Outstanding Credit

• Invoice.payment_state = Paid
• Partner có 5M credit chờ dùng
• Invoice tiếp theo có thể apply credit này → giảm 5M

Hoặc option khác: tạo Payment thứ 2 refund 5M cho KH.

Case 4 — Underpay stuck lâu

KH trả 50M, hứa trả 50M sau, nhưng 3 tháng không trả → Invoice stuck Partial 3 tháng.

Actions:

1. Follow-up qua nhắc nợ: cron overdue reminder tự gửi email
2. Escalation: Manual call, gặp trực tiếp
3. Nếu KH không thể trả:
   • Option A: Giảm giá còn lại — tạo Credit Note offset 50M → Invoice paid
   • Option B: Ghi nhận bad debt — write off 50M (Kế toán advance)
   • Option C: Kiện toà — path legal

Credit Note — hoàn tiền / offset

Credit Note = Invoice âm, dùng để:

• Refund KH sau khi cancel HĐ
• Giảm giá cho Invoice đã Post
• Sửa lỗi Invoice sau khi Post

Tạo Credit Note

1. Mở Invoice cần credit

Hoá đơn → Customer Invoices → mở INV-2026-125

2. Click “Add Credit Note”

Nút trên header (chỉ hoạt động với Invoice Posted).

3. Modal Wizard

Chọn 1 trong 3 mode:

Mode A — Full Refund:

• Huỷ toàn bộ Invoice gốc
• Credit Note amount = -amount_gốc
• Auto reconcile với Invoice → Invoice cancel

Mode B — Partial Refund:

• Refund 1 phần (nhập amount tự)
• Credit Note amount = -X
• Reconcile với Invoice → Invoice.amount_residual = amount_gốc - X

Mode C — Full Refund + New Draft:

• Full refund như Mode A
• Auto tạo Invoice draft mới → FC edit + post lại

4. Confirm

Credit Note tạo, state Draft. Post → journal entry đối ứng.

5. Refund tiền cho KH (nếu Mode A/B + KH đã paid Invoice gốc)

• Register Payment trên Credit Note với direction = “Send Money”
• Journal: Bank (tiền ra)
• Amount: âm (auto)
• Payment Date: ngày chuyển tiền cho KH

Credit Note usage examples

KH huỷ HĐ giữa tháng

• HĐ terminate ngày 15/8
• Invoice tháng 8 đã post cho cả tháng (31 ngày)
• KH đã trả full
• Tạo Partial Credit Note = 50% (16/31 ngày = 51%)
• Refund tiền KH

Đại sửa sai amount Invoice

• Post nhầm 250M, đúng phải 200M (dư 50M)
• Tạo Partial Credit Note 50M
• Invoice residual = 200M - 0 = 200M (nếu KH chưa trả)
• Nếu KH đã trả 250M → refund 50M

KH đạt milestone giảm giá

• HĐ có clause: đạt milestone X thì giảm 10%
• Tháng có milestone → tạo Credit Note 10% × Invoice tháng đó
• Reconcile → Invoice residual = 90%

Huỷ HĐ đã thanh toán (advanced)

Case phức tạp — HĐ Posted + Paid, cần cancel hoàn toàn:

1. Tạo Full Credit Note (Mode A)
2. Post Credit Note → journal entry đối ứng
3. Register Payment trên Credit Note = “Send Money” back to KH
4. Nếu KH đồng ý keep credit thay refund → skip step 3, để Outstanding Credit chờ Invoice sau

Reconciliation manual

Nếu Payment không auto-link Invoice:

1. Kế toán → Reconciliation
2. Odoo show list Payment chưa match với Invoice
3. Click Payment → Odoo suggest Invoice matching (theo partner, amount)
4. Click “Reconcile” → link Payment ↔ Invoice
5. Invoice.payment_state update

FAQ

KH trả 1 khoản cho 2 Invoices

• Register Payment lần 1 với Invoice A (partial hoặc full)
• Payment còn dư → Register lần 2 apply cho Invoice B
• Hoặc: Register 1 lần với full amount, reconcile manual sau

Credit Note có ảnh hưởng revenue report không?

Có. Revenue = Sum(Invoice) - Sum(Credit Note). Nếu bỏ Credit Note trong report, doanh thu inflated.

Muốn nhìn Payment history của Invoice

Invoice form → smart button “N Payments” → click → xem list tất cả payments (partial + full) linked

Payment ghi sai date fiscal period

• Nếu period chưa lock: sửa Payment.date → Odoo tự relocate journal entry
• Nếu period lock: cancel Payment → tạo lại với date đúng

Liên kết liên quan

• Thanh toán full
• Đối chiếu bank
• Hoàn cọc
• Chấm dứt HĐ