Hợp đồng (Zone Contract)

Hợp đồng (Zone Contract)

Hợp đồng là document quan trọng nhất trong Parkone — định nghĩa cam kết pháp lý giữa Chủ đầu tư KCN và Khách thuê. Mọi hoá đơn, báo cáo, theo dõi đều xoay quanh HĐ.

HĐ vs Báo giá vs Đặt cọc

• Báo giá = đề xuất (KH chưa cam kết)
• Đặt cọc = cam kết bằng tiền (chưa ràng buộc pháp lý đầy đủ)
• Hợp đồng = ràng buộc pháp lý đầy đủ, ký + đóng dấu, thực hiện cam kết

HĐ thường convert từ Đặt cọc. Có thể convert thẳng từ Báo giá (nếu deal nhỏ / KH ruột).

State machine

Draft (nháp - editable)
   ↓ submit
Pending Approval
   ↓ Manager duyệt
Approved
   ↓ ký + đóng dấu
Active (đang thực hiện)
   ↓ ...
Closed (hết hạn / hoàn thành) hoặc Terminated (chấm dứt sớm)

State	Editable?	Action
Draft	✅ Full	Sales rep edit billing items, milestones, terms
Pending	👁 Read-only	Manager review
Approved	👁 Mostly read-only	Có thể sửa minor info (vd contact)
Active	🔒 Locked (cần Phụ lục)	Chính thức thực hiện — sửa thông qua Phụ lục
Closed	🔒 Locked	Final state — chỉ archive
Terminated	🔒 Locked	Final state — kèm Termination workflow

Cấu trúc Contract

zone.contract
├── name: ZC-2026-0042
├── partner_id: KH
├── project_id, lot_id, warehouse_id: KCN, lô, kho
├── source_so_id, deposit_id: nguồn báo giá + đặt cọc
│
├── date_start, date_end, duration_months
├── monthly_rent, total_value
│
├── billing_item_ids (chi tiết HĐ):
│   ├── Item 1: Tiền thuê đất - monthly recurring
│   ├── Item 2: Phí QL - monthly recurring
│   ├── Item 3: Phí kết nối điện - one-time
│   └── ...
│
├── milestone_ids: lịch ký, bàn giao, hoàn thành, …
│
├── invoice_ids: hoá đơn đã phát sinh
│
└── state: draft / pending / approved / active / closed / terminated

Tạo Hợp đồng

Cách 1: Convert từ Đặt cọc (recommended)

(Mô tả ở Đặt cọc → Convert)

Cách 2: Convert từ Báo giá (no deposit)

1. Mở Báo giá (state = sent / confirmed)
2. Click “Tạo Hợp đồng” trên header
3. Wizard prefilled từ báo giá:
   • Customer, KCN, Lô
   • Order lines → billing items
   • Milestones
4. Save

Cách 3: Tự nhập (no source)

1. Bán hàng → Hợp đồng → Mới
2. Điền header (partner, lot, dates, duration, monthly_rent)
3. Tab “Billing Items” — thêm dòng
4. Tab “Milestones” — thêm milestone
5. Save

Tab “General Information”

Field	Vd	Ghi chú
Số HĐ (name)	ZC-2026-0042	Auto-gen, có thể override
KH (partner_id)	Cty Hoa Biết	M2o
Người ký bên KH	Cao Thuỳ Dương	(auto từ KH.x_legal_representative)
Chức vụ bên KH	Giám đốc	(auto từ KH.x_legal_rep_position)
KCN, Lô đất, Kho	KCN Tân Hoà / Lô A1	M2o cascade
Ngày bắt đầu	1/8/2026
Ngày kết thúc	31/7/2076
Duration (tháng)	600 (50 năm)	Auto-compute
Currency	VND
Monthly rent	250,000,000	Auto-compute từ billing items recurring
Total value	150,000,000,000	duration × monthly_rent

Tab “Billing Items”

Đây là phần định nghĩa chi tiết tài chính của HĐ. Mỗi billing item = 1 dòng giá:

Field	Vd
Item type	Tiền thuê đất / Phí QL / Phí điện / …
Product	(link đến product.product)
Qty	5000 m²
Unit price	50,000 VND/m²/year
Cadence	yearly / monthly / quarterly / one-time
Amount	qty × unit_price
Tax	VAT 10%
Start date	1/8/2026
End date	31/7/2076
Escalation %	5% / 5 năm

Tổng cộng auto-compute

Header HĐ có các totals auto-compute từ billing items:

• Tổng monthly equivalent: sum tất cả items về monthly
• Tổng yearly: × 12
• Tổng qua thời hạn: × duration months
• Tổng VAT: tax amount
• Tổng có VAT (gross)

Lock billing items

Khi HĐ state != draft, billing items bị lock — không sửa được trực tiếp.

→ Cần dùng Phụ lục (Amendment) để thay đổi (xem trang Phụ lục).

Lý do: HĐ active → đã sinh hoá đơn → sửa giá → hoá đơn cũ không khớp → kế toán rối.

Tab “Milestones”

Milestones = sự kiện trong vòng đời HĐ:

Milestone	Mô tả	Ngày dự kiến	Ngày thực tế	Status
Ký HĐ	Hai bên ký + đóng dấu	1/8/2026	1/8/2026	Done
Bàn giao đất	Chủ đầu tư bàn giao mặt bằng	1/9/2026	(pending)	Open
Khởi công xây dựng	KH khởi công nhà máy	1/10/2026	(pending)	Open
Hoàn thành xây dựng	KH xong nhà xưởng	1/8/2027	(pending)	Open
Đi vào vận hành	Nhà máy hoạt động chính thức	1/10/2027	(pending)	Open

Mỗi milestone có:

• Date planned — ngày dự kiến
• Date actual — ngày thực tế (khi xong)
• Status — Open / Done / Overdue / Cancelled
• Linked payment — % thanh toán nếu có (vd “Bàn giao → trả 10%”)

Sales rep / Project manager update khi milestone hoàn thành → activity log + notification.

Tab ”📊 CPQ — Lịch thanh toán”

Auto-refresh từ billing_items + milestones:

#	Ngày	Mô tả	Số tiền	Loại
1	1/8/2026	Phí thuê tháng 8/2026	20,833,333	Recurring
2	1/8/2026	Phí kết nối điện (one-time)	100,000,000	One-time
3	1/9/2026	Phí thuê tháng 9/2026	20,833,333	Recurring
…	…	…	…	…
601	1/8/2076	Phí thuê tháng cuối	20,833,333	Recurring

Lịch này là dự kiến — hoá đơn thực có thể khác do:

• Escalation % (giá tăng theo năm)
• KH yêu cầu sửa lịch (qua Phụ lục)
• KH chấm dứt sớm

Approval

HĐ value > ngưỡng (default 5 tỷ VND) → cần Manager / CEO approve trước khi ký với KH.

1. Sales rep submit: “Submit for Approval”
2. State = pending
3. Manager nhận email + activity
4. Review → Approve / Reject
5. State = approved

Ký + Activate

Bước 1. Render HĐ PDF

Click ”📝 Render từ template” → chọn “Mẫu HĐ chuẩn” → OnlyOffice editor.

Sales rep + Pháp chế edit nội dung custom:

• Điều khoản đặc thù KH (vd cam kết bảo mật)
• Schedule chi tiết
• Phụ lục đính kèm

→ Save → file Word + PDF lưu vào HĐ.

Bước 2. Gửi PDF cho KH ký

Email PDF cho KH → KH in, ký, đóng dấu → scan trả lại.

Bước 3. Đóng dấu bên Chủ đầu tư

Chủ đầu tư ký + đóng dấu lên bản giấy → scan lưu vào Chatter.

Bước 4. Mark Active

Sales rep / Admin: HĐ form → click “Activate” → state = active.

Field date_signed auto-fill today.

Sinh hoá đơn Lease

Sau khi HĐ active, mỗi tháng/quý/năm Parkone tự sinh hoá đơn lease.

Cron tự động

• Cron job chạy mỗi sáng 06:00
• Check tất cả HĐ active
• Với mỗi billing_item recurring có due date hôm nay → tạo Customer Invoice draft

FC Review + Post

FC mở Hoá đơn → Bản nháp:

• Review từng hoá đơn (đúng số tiền? đúng KH?)
• Click “Confirm” → state = Posted
• Email PDF cho KH (tự / manual)

Auto-post

Nếu Đại trust cron + setup đúng → bật Auto-post Lease Invoices trong Cấu hình → Company:

• Cron tự post sau khi tạo
• Email tự gửi
• FC chỉ monitor, ít intervention

Khuyến nghị: manual post 3 tháng đầu để verify, sau đó bật auto.

Theo dõi HĐ

List view filter

• My Contracts — của tôi (sales rep)
• Active — đang thực hiện
• Expiring Soon — hết hạn trong 6 tháng
• Overdue Payment — có hoá đơn quá hạn

Form view tabs

• General — header info
• Billing Items — chi tiết tài chính
• Milestones — events
• Invoices — list hoá đơn đã phát sinh
• Amendments — list phụ lục
• Termination — nếu có
• Chatter — message + activity log

Gia hạn HĐ

HĐ sắp hết hạn (vd 50 năm) → gia hạn:

1. Mở HĐ → click “Renew Contract” trên header
2. Wizard tạo HĐ mới với:
   • Source contract = HĐ cũ
   • Date start = HĐ cũ.date_end + 1
   • Duration = (Đại chọn)
   • Billing items = clone từ HĐ cũ (có thể edit)
3. Save HĐ mới → state = draft
4. Submit approval flow → Active
5. HĐ cũ state = closed (auto)

Xuất báo cáo

Báo cáo → Contract Reports:

Active Contracts

• List + summary HĐ đang active
• Total value, monthly recurring
• Occupancy by lot

Revenue Forecast

• Doanh thu dự kiến 12 tháng tới (theo billing items recurring)
• Drill down theo KH / KCN

Expiring Contracts

• List HĐ sắp hết hạn 6-12 tháng tới
• Action: schedule meeting với KH để renew / let expire

Câu hỏi thường gặp

HĐ active nhưng tôi cần sửa billing item — phải làm sao?

KHÔNG sửa trực tiếp (bị lock). Dùng Phụ lục (Amendment) — xem trang Phụ lục.

Phụ lục được approve → billing items mới ghi đè cũ → hoá đơn tương lai dùng giá mới.

KH muốn tạm ngừng HĐ 6 tháng (vd dịch bệnh)?

Không có “Suspend” state. Workaround:

• Tạo Phụ lục modify billing_items: set monthly_rent = 0 trong 6 tháng
• Sau 6 tháng tạo Phụ lục thứ 2 restore giá ban đầu

Hoặc: tạm dừng cron sinh hoá đơn cho HĐ này (Admin task).

HĐ ký USD nhưng KH muốn trả VND?

• HĐ.currency = USD
• Hoá đơn auto-convert sang VND theo tỷ giá hiện tại (currency_rate)
• KH trả VND theo số tiền trên hoá đơn

Đại cần update Currency Rates định kỳ (hoặc auto-fetch từ API ngân hàng).

Có gửi reminder thông báo HĐ sắp hết hạn không?

Có. Cron check HĐ có date_end - today < 180 days:

• Tạo activity cho Sales rep: “HĐ ZC-XXX sắp hết hạn, liên hệ KH”
• Email reminder cho KH (template tùy chỉnh)

Sales rep + Manager review → quyết định renew / let expire.

HĐ multi-lot — KH thuê 3 lô cùng lúc?

Có 2 cách:

• Cách 1 (recommended): 1 HĐ với multiple billing_items + multi_lot_ids (M2m)
• Cách 2: 3 HĐ riêng, mỗi HĐ 1 lô (đơn giản, dễ track)

Tùy nhu cầu kế toán + pháp lý.

Xem được lịch sử thay đổi HĐ?

Có. Tab Chatter (cuối Form) → log đầy đủ:

• User X đổi field monthly_rent từ A → B lúc HH:MM
• Phụ lục #PL-001 được approve

Audit trail đầy đủ cho compliance.

Liên kết liên quan

• Đặt cọc
• Phụ lục (Amendment)
• Chấm dứt HĐ
• Sinh hoá đơn lease
• Doc Engine — render HĐ PDF