Đối soát ngân hàng — chủ đầu tư đã trả chưa, trả bao nhiêu

25. Đối soát ngân hàng — chủ đầu tư đã trả chưa, trả bao nhiêu

25.1. Khoảng trống giữa “đã ký” và “đã có tiền”

Hệ thống theo dõi rất kỹ tới lúc chủ đầu tư ký nhận IPC: khối lượng nghiệm thu, giá trị gross, thu hồi tạm ứng, giữ lại, quyền đòi nợ đem thế chấp. Nhưng từ đó tới lúc tiền thật vào tài khoản là một khoảng trống mà hầu hết doanh nghiệp lấp bằng cách mở app ngân hàng ra nhìn, rồi gõ tay vào Excel.

Khoảng trống đó gây ba chuyện:

• không ai trả lời nhanh được “IPC nào ký rồi mà chưa thấy tiền”;
• dòng tiền dự báo (mục 21) chạy trên số đáng lẽ thu, không phải số đã thu;
• điều kiện giải ngân ⑦ — tiền về đúng TK kiểm soát (mục 24) — không có gì để kiểm, đành tick tay.

25.2. Sổ đệm, không ghi thẳng vào chứng từ

Giao dịch ngân hàng không được ghi thẳng vào IPC. Nó vào một sổ đệm riêng — Giao dịch ngân hàng — rồi mới đối soát sang chứng từ. Ba lý do, đều là chuyện xảy ra thật:

Chống trùng và phát lại. Webhook ngân hàng có thể bắn lại cùng một giao dịch. Sổ đệm khoá theo cặp (nguồn, mã giao dịch nguồn), nên bắn lại bao nhiêu lần cũng chỉ có một bản ghi.

Đổi nguồn không phải làm lại. Hôm nay nhận qua dịch vụ webhook, mai đổi sang API ngân hàng hoặc nạp file sao kê — chỉ viết thêm một đầu nạp, tầng đối soát và mọi báo cáo phía sau giữ nguyên. Doanh nghiệp không bị khoá vào một nhà cung cấp, và với đơn vị có yêu cầu chặt về việc bên thứ ba đọc tài khoản thì vẫn dùng được bằng đường nạp file.

Khớp nhầm thì gỡ được. Gỡ khớp một dòng trong sổ đệm không đụng gì tới chứng từ gốc. Nếu ghi thẳng vào IPC thì sửa sai đồng nghĩa với sửa số liệu thật.

25.3. Bốn trạng thái của một giao dịch

Trạng thái	Nghĩa
Mới nhận	Đã vào sổ, chưa gắn vào chứng từ nào
Đã khớp	Đã gắn vào một chứng từ, chờ xác nhận
Đã đối soát	Xác nhận xong — tính vào số đã thu
Bỏ qua	Giao dịch không liên quan (phí, lãi tiền gửi, nội bộ)

Mỗi dòng giữ payload gốc của nguồn. Khi số liệu lệch, đó là chỗ duy nhất trả lời được ngân hàng đã gửi sang cái gì — thay vì tranh luận dựa trên trí nhớ.

25.4. Tự khớp vào IPC — theo nội dung chuyển khoản

Với tiền vào, hệ thống đọc mã tham chiếu và nội dung chuyển khoản, rồi tìm IPC có số hiệu xuất hiện trong đó.

Điểm đáng nói là cách so: cả hai vế đều được chuẩn hoá — bỏ hết ký tự không phải chữ và số, viết hoa — rồi mới so chuỗi con. Nhờ vậy khớp được dù kế toán bên chủ đầu tư gõ nội dung kiểu nào:

IPC/2026/0006     →  IPC20260006
IPC_0006          →  IPC0006
"TT IPC 2026 0006 du an ABC"  →  TTIPC20260006DUANABC   ✔ khớp

Không phụ thuộc một định dạng mã cố định — đây là điều kiện sống còn, vì nội dung chuyển khoản là thứ mình không kiểm soát được.

Đọc bảng trên theo cột Trạng thái: ba dòng ghi số IPC theo ba kiểu khác nhau (IPC/2026/0006, IPC_0008, TT/IPC/0009) đều về Đã đối soát và hiện chứng từ đã gắn ở cột cuối. Hai dòng còn lại — một khoản hoàn tiền ký quỹ và một khoản trích thu lãi vay — không có mã IPC nào nên nằm lại Mới nhận, chờ người xử. Hệ thống không đoán bừa.

Khi khớp, hệ thống đồng thời ghi một dòng vào chatter của IPC: nhận bao nhiêu, ngân hàng nào, mã giao dịch nào. Người mở IPC sáu tháng sau vẫn đọc được lịch sử tiền về ngay tại chứng từ.

25.5. Hai con số mới trên IPC

Sau khi đối soát, mỗi IPC có thêm:

Trường	Nghĩa
CĐT đã thu (thực nhận)	Σ các giao dịch đã đối soát vào IPC này
Còn phải thu	Đề nghị thanh toán − đã thu

Đây chính là con số đóng vòng: từ khối lượng nghiệm thu → IPC trình chủ đầu tư → chủ đầu tư ký → tiền về tài khoản. Và nó chảy tiếp vào:

• Dòng tiền dự án (mục 21) — phần Thu từ CĐT dùng số đã thu thật;
• Điều kiện giải ngân ⑦ (mục 24) — có dữ liệu để so tài khoản kiểm soát;
• Bảng chỉ tiêu (mục 22) — nguồn thanh toán của chủ đầu tư có rõ ràng hay không.

25.6. Xem thử trên bản demo

Bản demo không đấu nối tài khoản ngân hàng thật — nên có sẵn một nút mô phỏng để chạy trọn vòng.

Vào demo.realtypro.vn (demo / demo):

1. Vốn & Ngân quỹ → Chứng từ & tiền từ NH → Giao dịch ngân hàng: xem sổ đệm, lọc theo trạng thái và chiều tiền.
2. Mở Realty Project → Doanh thu → IPC (hồ sơ thanh toán), chọn một IPC đã được chủ đầu tư ký, ghi lại số hiệu IPC và số tiền đề nghị thanh toán.
3. Quay lại Vốn & Ngân quỹ → Chứng từ & tiền từ NH → Mô phỏng giao dịch (demo). Nhập số tiền, và ở ô Nội dung gõ tự do có chứa số IPC vừa ghi — thử gõ sai định dạng (TT IPC 2026 0006) để thấy phần chuẩn hoá làm việc.
4. Bấm chạy, rồi mở lại IPC: CĐT đã thu đã tăng, Còn phải thu giảm tương ứng, và chatter có dòng ghi nhận tiền về.
5. Thử gõ nội dung không chứa số IPC nào: giao dịch nằm lại ở trạng thái Mới nhận để người xử tay — hệ thống không đoán bừa.

25.7. Lưu ý

• Chỉ tiền vào mới tự khớp IPC. Tiền ra (trả nợ, phí) vào sổ và chờ đối soát thủ công.
• Giao dịch trùng bị chặn ở tầng dữ liệu theo (nguồn, mã giao dịch) — nạp lại cùng một file sao kê không sinh số liệu ảo.
• IPC đã huỷ không được nhận khớp.
• Khớp nhầm: mở giao dịch → đưa về Mới nhận, số liệu trên IPC tự tính lại. Không cần sửa chứng từ.