Phụ lục hợp đồng

Menu: Realty CRM → Customer Support → Phụ lục

1. Phụ lục là gì trong bán bất động sản

Hợp đồng mua bán ký khi căn nhà còn chưa xây xong. Từ lúc ký tới lúc bàn giao thường một tới ba năm, và trong khoảng đó gần như chắc chắn có thứ phải sửa:

• Đo đạc thực tế lệch với thiết kế — diện tích thông thuỷ chênh vài mét vuông, hai bên phải quyết toán phần chênh
• Chủ đầu tư đồng ý điều chỉnh giá cho một trường hợp cụ thể, do khiếu nại hoặc do thoả thuận riêng
• Áp thêm chiết khấu ngoài chính sách, thường khi khách khiếu nại tiến độ
• Giãn tiến độ thanh toán khi khách gặp khó khăn
• Khách đổi thông tin nhân thân — đổi căn cước, đổi địa chỉ thường trú, thêm hoặc bớt người đồng sở hữu

Mỗi thay đổi như vậy là một văn bản pháp lý riêng đính kèm hợp đồng gốc, hai bên cùng ký. Bản thân hợp đồng gốc không được sửa — đó là lý do phụ lục tồn tại thay vì sửa thẳng vào hợp đồng.

Realty CRM ghi nhận cả năm loại trên một chứng từ, phân biệt bằng loại phụ lục.

2. Điểm mấu chốt: phụ lục chốt riêng cho một hồ sơ

Đây là chỗ dễ hiểu sai nhất, và cũng là chỗ quyết định phụ lục có dùng được hay không.

Khi áp dụng phụ lục đổi giá, hệ thống không sửa bảng giá và không sửa chính sách bán hàng. Nó ghi giá mới vào một ô riêng trên phiếu cọc của hồ sơ đó — ô Giá chốt theo phụ lục. Từ đó trở đi, mọi phép tính của riêng hồ sơ này đọc giá mới, còn các căn khác trong cùng dự án, cùng bảng giá vẫn giữ nguyên.

Chiết khấu cũng vậy: ghi vào ô Chiết khấu chốt theo phụ lục, không đụng chính sách chiết khấu chung.

Vì sao phải như vậy. Phụ lục là thoả thuận với một khách hàng. Nếu sửa vào bảng giá thì mọi căn cùng bảng giá đổi theo, kể cả những căn đã ký hợp đồng ở giá cũ — sai lệch loại đó chỉ lộ ra ở kỳ đối soát doanh thu, khi đã phát hành hàng chục chứng từ dựa trên số sai.

3. Năm loại phụ lục và điều thực sự xảy ra khi Áp dụng

Chứng từ đi qua bốn trạng thái: Nháp → Đã xác nhận → Đã áp dụng, và huỷ được khi còn nháp. Chỉ chứng từ Đã xác nhận mới bấm Áp dụng được.

Loại	Áp dụng thì hệ thống làm gì
Thay đổi diện tích	Ghi diện tích mới lên sản phẩm, rồi dựng lại lịch thanh toán của phiếu cọc
Thay đổi đơn giá	Ghi giá mới vào ô Giá chốt theo phụ lục của phiếu cọc, tính lại giá và dựng lại lịch
Thay đổi chiết khấu	Ghi chiết khấu mới vào ô Chiết khấu chốt theo phụ lục, tính lại giá và dựng lại lịch
Thay đổi tiến độ thanh toán	Chặn cho tới khi người dùng xác nhận đã chỉnh lịch tay trên phiếu cọc
Thay đổi thông tin khách hàng	Ghi thông tin mới vào hồ sơ khách và cập nhật danh sách đồng sở hữu

Mọi loại đều ghi một dòng vào nhật ký của phụ lục, phiếu cọc và hợp đồng — nêu rõ giá trị cũ, giá trị mới và phần chênh, để về sau tra được thay đổi này từ bất kỳ chứng từ nào trong chuỗi.

Vì sao loại tiến độ thanh toán lại chặn

Bốn loại kia suy ra được thay đổi từ một con số. Tiến độ thanh toán thì không: giãn tiến độ có thể là dời một đợt, dời cả chuỗi, gộp hai đợt, tách một đợt thành ba — không ô ghi chú nào mô tả đủ để máy thực hiện.

Phụ lục loại này vì vậy không tự sửa lịch. Nó yêu cầu người dùng mở phiếu cọc, chỉnh lịch bằng chứng từ Cập nhật ngày đến hạn, rồi quay lại tick ô Đã chỉnh lịch trên phiếu cọc. Chưa tick thì Áp dụng báo lỗi kèm tên phiếu cọc cần mở.

Chặn thay vì im lặng là chủ ý. Trạng thái Đã áp dụng phải có nghĩa là hồ sơ đã đổi thật; nếu có một đường đi tới trạng thái đó mà thực tế chưa đổi gì, thì trạng thái mất giá trị đối với cả bốn loại còn lại.

4. Cột Chênh lệch

Mỗi phụ lục có cột Chênh lệch quy thay đổi ra tiền: diện tích thì nhân với đơn giá trên mét vuông, đơn giá và chiết khấu thì lấy hiệu số.

Cột này để người duyệt thấy ngay quy mô trước khi ký. Một phụ lục đổi diện tích nghe nhẹ nhàng, nhưng chênh 3 m² trên căn đơn giá 80 triệu/m² là 240 triệu — bằng cả một đợt thanh toán.

5. Sản phẩm tách giá Đất và Xây

Với sản phẩm thấp tầng tách riêng giá đất và giá xây dựng, lịch thanh toán không tính từ tổng giá mà tính từ đơn giá từng phần. Ghi mỗi tổng giá mới thì lịch vẫn dựng theo giá cũ.

Khi áp dụng phụ lục đổi giá cho loại sản phẩm này, hệ thống nhân cả hai đơn giá với cùng một hệ số để tổng khớp giá mới mà tỉ lệ Đất/Xây giữ nguyên. Hệ số được ghi vào nhật ký.

Giữ nguyên tỉ lệ là điều bắt buộc chứ không phải tuỳ chọn: phần giá trị quyền sử dụng đất được trừ ra trước khi tính thuế giá trị gia tăng, nên đổi tỉ lệ là đổi số thuế phải nộp.

Nếu sản phẩm chưa khai đơn giá đất và đơn giá xây thì không chia tỉ lệ được, và hệ thống chặn lại kèm mã căn cần khai — thay vì ghi một con số mà lịch không đọc tới.

6. Thứ tự thao tác nên theo

1. Lập phụ lục, chọn loại, gắn khách hàng, phiếu cọc và hợp đồng
2. Nhập giá trị mới. Giá trị cũ hệ thống tự ghi lại lúc áp dụng, không cần nhập
3. Xác nhận
4. In phụ lục, hai bên ký
5. Áp dụng — chỉ bấm sau khi đã ký

Bước 5 để cuối là có lý do: Áp dụng ghi thật vào hồ sơ và dựng lại lịch thanh toán. Bấm trước khi khách ký thì lịch đã đổi trong khi văn bản chưa có hiệu lực, và nếu khách đổi ý thì phải lập phụ lục ngược để quay về.

Không có nút hoàn tác. Phụ lục đã áp dụng thì không đưa về nháp được. Muốn quay lại giá trị cũ thì lập phụ lục thứ hai trỏ ngược — đúng với cách làm ngoài đời, vì văn bản đã ký thì cũng phải có văn bản khác mới huỷ được.

7. Ảnh hưởng tới lịch thanh toán đã dời tay

Ba loại phụ lục đầu đều dựng lại lịch thanh toán. Những ngày đến hạn đã dời tay bằng chứng từ Cập nhật được giữ nguyên qua lần dựng lại này — hệ thống chụp lại trước khi xoá và đặt lại sau khi dựng xong.

Nghĩa là áp dụng phụ lục đổi giá không xoá mất thoả thuận giãn nợ đã có với khách. Số tiền từng đợt tính lại theo giá mới, còn ngày đến hạn đã thoả thuận thì giữ.

8. Số chứng từ

Phụ lục mang số dạng ADD/<năm>/<số thứ tự>.