Bước 5 — Vận hành: hoạt động đồng ruộng, hợp đồng và kho vật tư

Menu Vận hành là nơi diễn ra công việc hằng ngày trong vụ: CBNV (cán bộ nông vụ) theo dõi từng việc trên từng thửa, đôn đốc nông dân làm đúng lịch, ghi nhận thăm vườn — sâu bệnh, duyệt và giao vật tư ứng trước, ký hợp đồng tiêu thụ.

1. Hoạt động đồng ruộng

Đường dẫn: menu Vận hành → Hoạt động đồng ruộng

Mỗi bản ghi là một việc cụ thể trên một thửa với một ngày kế hoạch — sinh tự động từ quy trình canh tác khi bấm “Tạo hoạt động đồng ruộng” (trên mùa vụ hoặc trên từng thửa). Ví dụ thửa MIA-SC-101 trồng 15/02/2025 theo quy trình KK3 sẽ có: “Bón thúc lần 1 — ngày kế hoạch 01/04/2025”, “Phun phòng sâu đục thân — 15/06/2025”…

1.1 Vòng đời một hoạt động — có bước nghiệm thu

Từ nay mọi công việc phải được CBNV nghiệm thu mới coi là hoàn thành — nông dân làm xong chỉ là “báo xong”, CBNV kiểm rồi mới chốt. Điều này bảo đảm số liệu tuân thủ quy trình là thật.

flowchart LR
    A["Đã lên kế hoạch"] --> B["Đang thực hiện"]
    B --> C["Chờ nghiệm thu"]
    C --> D["Đã nghiệm thu — hoàn thành"]
    C -.->|"CBNV trả lại kèm lý do"| B
    B -.->|"quá hạn và hết ngày ân hạn"| E["Đã hủy, ghi ngày hủy"]

Nút	Ai bấm	Kết quả
Bắt đầu	CBNV / nông dân	Chuyển “Đang thực hiện”
Báo đã làm xong	Nông dân (Agrione Mobile: ”✓ Báo xong”)	Chuyển “Chờ nghiệm thu”, Ngày thực tế = ngày bấm
Nghiệm thu ✓	CBNV (mobile hoặc web)	Chuyển “Đã nghiệm thu”, ghi CBNV nghiệm thu + Ngày nghiệm thu
Trả lại làm lại	CBNV	Về “Đang thực hiện” kèm Lý do trả lại — nông dân thấy để làm lại
Hoàn thành trực tiếp	CBNV trên web	Gộp báo xong + nghiệm thu một bước (khi CBNV tự làm/tự kiểm)
Hủy / Về kế hoạch	CBNV	Như cũ

Ba cơ chế tự động chạy hằng ngày:

• Nhắc việc: mỗi CBNV nhận một hoạt động nhắc trên hệ thống (“X việc quá hạn · Y việc tới hạn · Z việc chờ nghiệm thu”) cho các thửa mình phụ trách; nông dân nhận nhắc trên mobile. Vai trò của CBNV là đôn đốc + nghiệm thu — không báo xong thay nông dân.
• Hàng chờ nghiệm thu: việc nông dân đã báo xong hiện trên app CBNV để bấm nghiệm thu; việc ở trạng thái “Chờ nghiệm thu” không bị tính quá hạn (nông dân đã làm phần của mình).
• Tự hủy: việc quá ngày kế hoạch quá số “Tự hủy sau (ngày)” cấu hình trên mùa vụ (mặc định 7) sẽ tự chuyển Đã hủy kèm ngày hủy — phản ánh trung thực “việc này nông dân đã không làm”, phục vụ báo cáo tuân thủ quy trình.

1.2 Nội dung một phiếu hoạt động

Nhóm	Trường
Định danh	Hoạt động (tên việc), Thửa đất, Mùa vụ, Giai đoạn canh tác, Loại (Làm đất / Trồng / Bón phân / Phun thuốc / Tưới tiêu / Làm cỏ / Kiểm tra / Thăm vườn / Ghi chú nhật ký…)
Thời gian	Ngày kế hoạch, Ngày thực tế, Ngày hủy
Nguồn lực	Nhân công (số người), Chi phí nhân công, bảng Vật tư sử dụng (sản phẩm + số lượng thực dùng → Chi phí vật tư, Tổng chi phí)
Riêng phun thuốc	Sâu/bệnh mục tiêu, Liều lượng / ha, Người phun, PHI (Pre-Harvest Interval — số ngày cách ly trước thu hoạch)
Riêng thăm vườn	Điều kiện thời tiết, Sức khỏe cây trồng (Xuất sắc → Nghiêm trọng), Sâu/bệnh phát hiện, Hình ảnh, Quan sát, Khuyến nghị

1.3 Các sổ lọc sẵn

Bốn menu con ngay dưới là cùng dữ liệu hoạt động, lọc theo loại để tra cứu nhanh: Bón phân, Sổ phun thuốc (kèm PHI — quan trọng khi truy xuất dư lượng), Thăm vườn, Nhật ký nông trại.

2. Hợp đồng tiêu thụ mía

Đường dẫn: menu Vận hành → Hợp đồng tiêu thụ mía

Hợp đồng giữa nhà máy (Bên A) và hộ trồng mía (Bên B), ký trước vụ ép (thông lệ ngành: xong trước 30/9).

Các bước lập hợp đồng

1. Bấm Mới. Số hợp đồng tự sinh (HĐTT/2026/xxx).
2. Nhập:

Trường	Bắt buộc	Ví dụ
Hộ trồng mía (Bên B)	✅	Nguyễn Cảnh Thắng
Nhà máy (Bên A)	—	Nhà máy đường Sông Con
Vụ ép / Niên vụ	—	Vụ ép 2025-2026
Ngày ký	—	15/09/2025
Giá cơ sở @10CCS (đ/tấn)	—	Giá bảo hiểm công bố đầu vụ, ví dụ 1.100.000
Vốn/vật tư ứng trước + Khế ước ứng vốn	—	Nếu hộ được đầu tư — liên kết thẳng sang khế ước công nợ (Bước 7)
Thời hạn hiệu lực / Chính sách hỗ trợ	—	Điều khoản chữ
Thửa/Lô cam kết	✅	Thêm dòng từng thửa: diện tích + sản lượng cam kết — form tự cộng Tổng diện tích và Sản lượng cam kết (tấn)

3. Bấm Ký hợp đồng → trạng thái “Đã ký”. In hợp đồng bằng nút In trên form (mẫu in sẵn theo chuẩn hợp đồng tiêu thụ).
4. Kết thúc vụ, sau khi quyết toán: bấm Thanh lý.

3. Yêu cầu đầu tư: đề xuất → 2 cấp duyệt → tạm ứng → nghiệm thu → giải ngân

Đường dẫn: menu Vận hành → Yêu cầu đầu tư và Giao hàng / Phiếu nhận của nông dân

Đây là “phiên bản thực thi” của kế hoạch đầu tư: từng phiếu ứng vật tư/dịch vụ cho từng thửa đi qua một vòng đời hai cấp duyệt (CBNV rồi công ty), có giải ngân tạm ứng trước và phần còn lại sau khi nghiệm thu.

Vòng đời một yêu cầu đầu tư:

Nông dân đề xuất → CBNV duyệt → Công ty duyệt → [giải ngân tạm ứng %]
   → nông dân thực hiện → CBNV nghiệm thu → [giải ngân phần còn lại] → Hoàn thành
                                            (bất kỳ lúc nào có thể Từ chối)

Trường chính	Ý nghĩa
Nguồn đề xuất	Trong kế hoạch (từ nhu cầu quy trình canh tác của thửa) hoặc Phát sinh (nông dân tự đề xuất ngoài kế hoạch)
Loại đầu tư	Hom giống / Phân bón / Hóa chất nông nghiệp / Dịch vụ nông nghiệp
Mùa vụ / Nông dân / Thửa đất / CBNV	Ai, ở đâu, vụ nào
SL yêu cầu → SL đã duyệt → SL đã giao	Ba con số theo từng bước
Thành tiền ước tính	Giá trị ứng cả phiếu
Tỷ lệ tạm ứng (%)	Mặc định 30% — sửa được từng phiếu. Phần này giải ngân khi công ty duyệt; phần còn lại sau khi nghiệm thu
Tiền tạm ứng / Tiền còn lại / Trạng thái giải ngân	Tự tính; theo dõi đã giải ngân tạm ứng / đủ chưa
CBNV đã nghiệm thu thực hiện	Mốc mở giải ngân phần còn lại
Giao hàng	Các đợt giao thực tế — mỗi đợt một phiếu nhận có chữ ký nông dân

Các nút theo thứ tự (trên form web; nông dân thao tác phần của mình trên mobile):

1. Nông dân đề xuất — nông dân bấm trên app (hoặc CBNV nhập hộ): tạo phiếu ở trạng thái “Nông dân đề xuất”.
2. CBNV duyệt — CBNV khảo sát, chỉnh số lượng/đơn giá rồi duyệt. Nếu vụ đã có hạn mức đầu tư được duyệt, bước này tự chặn phiếu vượt trần của thửa theo nhóm.
3. Công ty duyệt — cấp duyệt thứ hai (trưởng trạm/công ty).
4. Giải ngân tạm ứng — tạo một khế ước ứng vốn (Bước 7) bằng số tiền tạm ứng (mặc định 30%), có lãi, tự đối trừ vào tiền bán mía cuối vụ.
5. Nghiệm thu thực hiện — CBNV xác nhận nông dân đã làm/đã dùng vật tư đúng.
6. Giải ngân phần còn lại — tạo khế ước ứng vốn thứ hai cho 70% còn lại.
7. Đã giao/thực hiện → Hoàn thành.

Vì sao tách tạm ứng và phần còn lại? Tạm ứng giúp nông dân có vốn làm ngay; phần còn lại chỉ giải ngân sau khi CBNV nghiệm thu — công ty giữ được rủi ro ở mức thấp, nông dân vẫn được hỗ trợ kịp thời.

3.1 Nông dân xin đầu tư hạng mục kế hoạch

Với các hạng mục đã có trong kế hoạch (nhu cầu vật tư sinh từ quy trình canh tác), nông dân không cần tạo phiếu mới: trên app, tab Đầu tư gộp sẵn theo thửa — bấm “Xin cả thửa” một chạm để xin toàn bộ danh mục của thửa, hoặc mở thửa ra bỏ tick vài mục tự lo; màn hình hiện luôn tổng tiền xin đầu tư từng thửa và toàn bộ. CBNV mở Kế hoạch → Kế hoạch đầu tư (màn Nhu cầu đầu tư, lọc theo thửa), thấy dòng nông dân đã xin (cột “NĐ xin ĐT”), bấm Tạo phiếu ĐT → sinh phiếu yêu cầu đầu tư (nguồn = Trong kế hoạch) chạy tiếp vòng 2 cấp duyệt như trên. Toàn bộ định mức và đơn giá lấy sẵn từ quy trình — nông dân không phải nhập số.

4. Kho vật tư NN

Đường dẫn: menu Vận hành → Kho vật tư NN → Tồn kho / Phiếu kho

Kho vật tư nông nghiệp (mã kho VTNN) phục vụ cấp phát đầu tư:

• Tồn kho: số dư từng vật tư trong kho — đã lọc sẵn đúng kho VTNN. Điều chỉnh tồn: sửa cột Số lượng kiểm kê rồi bấm Áp dụng.
• Phiếu kho: các phiếu nhập (mua về) và xuất (cấp phát cho nông dân theo yêu cầu đầu tư). Quy trình xuất chuẩn: chọn phiếu → kiểm số lượng → Xác nhận — tồn kho trừ ngay.

Kho thành phẩm và kho vật tư sản xuất của nhà máy nằm ở ứng dụng Sản xuất đường riêng (Bước 8).

5. Giám sát: bản đồ, hiệu quả, sâu bệnh, chênh lệch

• Bản đồ vùng nguyên liệu — bản đồ các thửa đã vẽ ranh giới; bấm một thửa mở nhanh hồ sơ, di chuột thấy diện tích, giống, ngày trồng, 2 việc sắp tới, đội phụ trách.
• Hiệu quả thửa đất — bảng xếp hạng thửa theo sản lượng, chi phí, lợi nhuận (dữ liệu tổng hợp từ hoạt động + chuyến cân).
• Cảnh báo sâu bệnh + Sâu bệnh (Dashboard) — các ghi nhận sâu bệnh thực địa (từ thăm vườn/mobile) và bản đồ nhiệt lây lan; đối tượng ghi nhận lấy từ thư viện Sâu & Bệnh đã tạo ở Bước 2.
• Kế hoạch vs Thực tế (Chênh lệch) — so sánh chi phí + số lượng vật tư kế hoạch với thực tế dùng (sau khi “Đồng bộ thực tế từ hoạt động” trên mùa vụ): cột Chênh lệch SL, Chênh lệch chi phí, Chênh lệch % — nhìn nhanh thửa nào vượt định mức.

Các sai lầm dễ mắc phải

• CBNV đánh dấu hoàn thành thay nông dân cho “đẹp số”. Báo cáo tuân thủ sẽ mất giá trị điều hành; đúng vai: nông dân xác nhận (mobile), CBNV đôn đốc. Việc không làm thật thì để tự hủy — số liệu hủy cũng là thông tin quản trị.
• Ghi phun thuốc nhưng bỏ trống PHI. Khi truy xuất dư lượng trước thu hoạch sẽ không chứng minh được thời gian cách ly — luôn điền PHI theo nhãn thuốc.
• Giao vật tư không tạo dòng giao hàng. SL đã giao không khớp thực tế, cuối vụ đối chiếu công nợ với nông dân sẽ mất thời gian tranh luận. Mỗi lần giao là một dòng + phiếu nhận có ký.

Tiếp theo: Bước 6 — Thu hoạch: vụ ép, chuyến cân và giá mía CCS