Mẫu tài liệu (Templates)

Mẫu tài liệu (Templates)

Template = file .docx với Jinja placeholders được upload vào Parkone. Sales rep chọn template khi render HĐ / báo giá.

Vị trí menu

Cấu hình → Parkone → Mẫu tài liệu

Hoặc: Bán hàng → Tools → Mẫu tài liệu

List view

Column	Ý nghĩa
Name	Tên hiển thị
Model	Loại record apply (contract / sale.order / deposit)
File	Icon download .docx
Version	Phiên bản (v1 / v2 / …)
Active	Bật/tắt template
Created by	Người tạo
Last modified	Ngày sửa cuối

Tạo template mới

1. Chuẩn bị file .docx local

Trong Word / LibreOffice / Google Docs:

• Design layout: logo, header, footer, bảng, style
• Chèn placeholders Jinja tại các chỗ cần data thực (vd {{ record.customer_id.name }})
• Save as .docx (không .doc)

Xem Jinja placeholders cheatsheet cho syntax.

2. Upload

Cấu hình → Mẫu tài liệu → Mới

Điền form:

Field	Vd	Ghi chú
Name	HĐ thuê đất chuẩn 2026	Tên hiển thị trong dropdown khi render
Model	zone.contract	Odoo model apply — dropdown
Description	”HĐ thuê đất 50 năm, format chuẩn theo NĐ 82/2018”	Optional
File	(upload .docx)	Bắt buộc
Active	✅	Uncheck để tạm ẩn
Category	Contracts / Quotations / Deposits / Letters	Grouping
Language	vi_VN (default) / en_US / …	Cho multi-lang
Version	1	Auto increment khi update

3. Save

Template lưu vào DB (binary field). Đại có thể click icon download để verify.

4. Test render

• Mở 1 HĐ / báo giá bất kỳ
• Click ”📝 Render từ template” → wizard
• Chọn template vừa tạo
• Verify output đúng data

Update template

1. Mở template → click Edit
2. Field File: click “Replace” → upload version mới
3. Field Version: auto-increment (vd v1 → v2)
4. Save

Version cũ (v1) vẫn giữ trong lịch sử — có thể rollback:

• Tab Version History → chọn v1 → Restore

Template categories

Group templates để dropdown gọn:

• Contracts: HĐ thuê đất, HĐ RBF, HĐ Yard
• Quotations: Báo giá lease, báo giá dịch vụ
• Deposits: HĐ Đặt cọc, thoả thuận cọc
• Amendments: Phụ lục HĐ (7 loại)
• Terminations: Chấm dứt HĐ
• Letters: Thư nhắc nợ, thư yêu cầu, thư cảm ơn
• Reports: Báo cáo hàng tháng, quý
• Legal: Cam kết, uỷ quyền

Multi-language templates

KH FDI cần tiếng Anh:

1. Duplicate template VI → tạo bản EN
2. Sửa nội dung sang tiếng Anh
3. Placeholders giữ nguyên (data render tự follow language KH nếu có translation)
4. Language field: en_US
5. Save

Khi render, wizard check partner.lang:

• vi_VN → dùng template VN
• en_US → dùng template EN
• Không có → fallback default

Preview template trước khi upload

Word template dùng Jinja lỗi cú pháp (thiếu }}, sai variable) → render sẽ fail.

Test local với docxtpl trước:

pip install docxtpl
python3 -c "
from docxtpl import DocxTemplate
tpl = DocxTemplate('template.docx')
tpl.render({
    'record': {
        'customer_id': {'name': 'Test KH'},
        'total_amount': 1000000,
    }
})
tpl.save('output.docx')
print('OK')
"

Nếu error → sửa template.docx trước upload.

Best practices

Mẹo

• Đặt tên rõ ràng: “HĐ_thue_dat_chuan_2026_v2.docx” — Sales rep dễ chọn
• Version control: giữ file .docx gốc trong Google Drive / Dropbox + upload version cụ thể vào Parkone
• Grouping: category giúp filter dropdown nhanh, đặc biệt khi có 20+ templates
• Test kỹ: template lỗi → render fail giữa deadline ký HĐ → chậm business
• Comment placeholders: Word không hiện Jinja comments, nhưng có thể color code {{ ... }} để dễ đọc trong editor

Permission templates

Ai được tạo / sửa / xoá template:

Vai trò	Create	Edit	Delete
Admin	✅	✅	✅
Manager	✅	✅	❌
Sales rep	❌	❌	❌
FC	❌	❌	❌

Sales rep chỉ use template (render), không sửa/xoá được → prevent nhầm lẫn.

Xoá template

1. Mở template
2. Menu Action → Delete
3. Confirm

Template với version history bị xoá luôn. Không undo được. Recommended: Archive thay vì Delete (uncheck Active).

FAQ

File .docx trên 10 MB — upload được không?

Odoo default limit binary field 15 MB. Nếu template > 10 MB → thường có ảnh lớn embed:

• Compress ảnh trong Word (Right-click ảnh → Format → Compress)
• Hoặc dùng ảnh CDN link thay vì embed

Word có “Track Changes” — render vẫn giữ được không?

Không nên. Track Changes cause conflict với docxtpl. Accept all changes trước khi upload.

Template có macros / VBA

.docm (macro-enabled) không support. Save as .docx (không macros).

Template có form fields (fillable PDF style)

Không support. docxtpl chỉ replace text placeholders.

Update template — HĐ đã render cũ có bị đổi không?

KHÔNG. HĐ đã render là snapshot. Chỉ HĐ render sau khi update mới dùng template mới.

Liên kết liên quan

• Jinja placeholders
• OnlyOffice editor
• Wizard render