Bảo trì — Warranty Tracking

Bảo trì — Warranty Tracking

Track bảo hành equipment — cảnh báo sắp hết BH để renew hoặc đàm phán mở rộng.

Warranty states

Field x_warranty_state compute từ warranty_end_date:

State	Điều kiện	Color
ok	Warranty end > today + lead_time	🟢 Green
expiring	Today ≤ warranty end ≤ today + lead_time	🟡 Yellow
expired	Warranty end < today	🔴 Red
none	No warranty date set	⚫ Grey

Lead time cấu hình Company (default 90 ngày).

Dashboard warranty

Bảng điều khiển → Executive KPI → Bảo trì & Tài sản:

• Sắp hết BH: N thiết bị
• Đã hết BH: M thiết bị
• Không có BH: K thiết bị

Click drill xuống list filtered.

Cron cảnh báo

Cron chạy daily:

• Detect equipment expiring (chưa activity notify)
• Tạo Activity to Maintenance manager: “Warranty <equipment name> sẽ hết trong X ngày”
• Deadline: Warranty end date

Maintenance team quyết định:

• Đàm phán extended warranty với NCC
• Hoặc chấp nhận hết BH (self-service maintenance sau)

Extended warranty

Khi mua extended warranty:

1. Mở Equipment
2. Sửa warranty_end_date → ngày mới
3. Attach hợp đồng extended warranty vào record
4. Save → state auto update ok/expiring

Warranty claim flow

Khi equipment hỏng trong thời gian bảo hành:

1. Tạo Maintenance Request

Bảo trì → Yêu cầu → Mới

• Equipment: <thiết bị hỏng>
• Type: Corrective
• Description: mô tả lỗi
• Kind: Warranty Claim ✅ (tick — Parkone extension)
• Priority: High

2. Contact NCC bảo hành

• Field supplier_id: nhà cung cấp
• Field warranty_contact: email/phone contact
• Đại gọi NCC → NCC gửi kỹ thuật đến sửa

3. Track progress

• Ngày NCC nhận yêu cầu
• Ngày kỹ thuật đến
• Ngày sửa xong
• Attach biên bản

4. Verify sửa xong

• Test equipment hoạt động OK
• Ký biên bản nghiệm thu
• Request state: done

5. Cost = 0

Vì warranty claim, cost claim = 0. NCC chi trả.

Warranty scope

Không phải mọi hỏng hóc đều được claim:

• Covered: manufacturing defect, part failure normal use
• Not covered: user damage, overload, external environmental
• Grey area: wear-and-tear — tùy hợp đồng cụ thể

Đọc kỹ terms warranty với NCC trước khi mua equipment.

Batch warranty check

Cuối mỗi quý — review batch:

1. Bảo trì → Thiết bị → Filter warranty_state = ‘expiring’
2. Export Excel list
3. Cùng NCC negotiate extended warranty cho batch (discount tốt hơn)
4. Update warranty_end_date sau khi ký

Warranty report

Báo cáo → Bảo trì → Warranty Report:

• Total equipment còn BH / hết BH
• Value còn BH (cost × count) — insurance coverage
• Expiring next 30/60/90 days

FAQ

Equipment không có warranty date

• Có thể do: equipment tự làm (in-house), second-hand, hoặc BH đã hết lâu
• Set warranty_end_date = False → state = none (grey)

Warranty extend nhưng nhiều component có warranty khác nhau

Vd máy phát điện có main engine warranty 3 năm, alternator 5 năm.

Parkone chỉ track 1 warranty_end_date per equipment (main). Sub-warranties → nhập vào description field warranty_details.

Cross-country warranty (equipment nhập khẩu)

• Warranty terms có thể khác VN
• Field warranty_country: US / EU / VN
• Note trong description điều kiện đặc biệt

Liên kết liên quan

• Equipment Registry
• Preventive maintenance
• Executive KPI - Warranty section