Configuration Manager: dựng model tự động và vận hành sau refresh

Trước đây, nối Adaptive Planning với Workday nghĩa là tự tay dựng hàng chục thứ: data source, loader, level, dimension, sheet… Configuration Manager (CM) — hai bộ, cho Workforce và cho Financial Planning — làm việc đó tự động từ phía Workday: khai cấu hình một chỗ, preview, bấm Activate. Bài này nói cách chúng hoạt động, ranh giới “được sửa gì”, và mảng vận hành đau nhất: tenant refresh.

Hai bộ CM tự sinh những gì

	Workforce Planning CM	Financial Planning CM
Task	Manage Workforce Planning Configurations	Manage Financial Planning Configurations
Tự sinh trong AP	Level hierarchies, dimensions + values, attributes, plan version, Personnel/Positions modeled sheet + data, 3 modeled account (FTE, Headcount, Cost of Workforce), loaders, orchestration + lịch refresh, external systems	Level (concatenate từ dimension theo actuals), dimensions, cây tài khoản GL map vào ledger account summaries, time strata, currency + tỷ giá, actuals version, actuals từ journal line summaries, loaders, lịch refresh, external systems
Purpose chọn khi tạo	Use Plan and Execute Tasks (execute position từ plan) vs Plan in Adaptive Planning — không đổi được sau khi tạo	—
Ngừng auto-update	Unregister Orchestration	Reset Orchestration (không xóa data đã nạp)
Prefix nhận diện object tự sinh	HPA: / SYS-HPA:	SYS-FPA: / SYS-FPI: + Unified Task

Điều kiện chung: credential JWT đã Register Orchestration, API client đủ scope, và với Workforce: license Workday Workforce Planning (SKU riêng).

Luật vàng: CM là chủ, đừng sửa tay trong AP

Mọi object CM tạo ra tuân một chiều: cấu hình ở CM → đổ sang Adaptive Planning. Sửa tay bên Adaptive Planning (đổi tên level, thêm cột sheet, sửa loader) sẽ bị lần refresh kế tiếp ghi đè — và không bao giờ chảy ngược về CM. Custom report CM sinh ra cũng chỉ sửa được từ trong CM. Sau activate, phạm vi được đổi khá hẹp (thêm attribute/dimension, đổi filter Include/Exclude, đổi lịch không được với FP CM…) — vì thế thiết kế kỹ trước lần Activate đầu; trang Preview Data và trang Security (soát thiếu quyền ISU/scope) sinh ra để làm việc đó.

Vài gotcha cấu hình đắt giá:

• Aggregate view của headcount plan cần 9 custom account với mã CASE-SENSITIVE (REPORT_HEADCOUNT, TARGET_FTE…) — thiếu là màn hình báo “No data available”.
• Report có calculated field kèm prompt sẽ chặn nạp metadata — Preview đòi required prompt là dấu hiệu.
• Effective date của mọi report CM sinh = ngày hiện tại — tổ chức tạo hôm nay hiệu lực ngày mai sẽ chưa xuất hiện trong preview.
• Plan-and-execute chỉ hỗ trợ supervisory org dùng position management — filter roster sheet loại org job management từ đầu.

Tenant refresh — mảng vận hành phải có checklist

Refresh tenant (production → sandbox/implementation, kể cả giữa các non-production) làm đứt kết nối CM trong mọi kịch bản. Quy trình chuẩn:

flowchart LR
  R["Tenant refresh<br/>(bất kỳ hướng nào)"] --> A["Workday: Refresh User Sign-On<br/>(+ Refresh Publish Plans /<br/>Notifications / OfficeConnect / APIs<br/>theo tính năng đang dùng)"]
  A --> B["Swap chứng chỉ + Client ID:<br/>credential ↔ API client<br/>(Test Connection)"]
  B --> C["Kiểm tra External System:<br/>credential + Drill URL<br/>đúng tenant mới"]
  C --> D["Headcount planning:<br/>Unregister Planning Application<br/>→ Register Orchestration lại"]
  style R fill:#fce4ec,stroke:#c2185b

Điểm dễ nhầm:

• Nếu refresh đúng cặp (cả Workday tenant lẫn AP instance, có Support phối hợp), phần lớn cấu hình Design Integrations tự bảo toàn — chỉ chạy các nút Refresh trên Tenant Setup.
• Kết nối lệch bên: nguồn có kết nối mà đích không → nhờ Customer Success Manager disable kết nối trong AP instance; ngược lại đích có mà nguồn không → sau refresh phải dựng lại cấu hình từ đầu ở đích.
• Migrate bằng Object Transporter (Implementation → Production): WID đổi gây lệch mapping → Clear External Mappings rồi chạy Orchestration → metadata loader → data loader (đúng thứ tự); lỗi thiếu Reference ID thì bổ sung bằng Maintain Reference IDs ở tenant nguồn.

Dọn dẹp khi tắt hẳn CM

Unregister xong nên xóa object CM để lại, đúng thứ tự: phía Design Integrations trước (gỡ Version parameter → data source → loaders → integration tasks — riêng orchestration task không xóa được → external system), rồi phía Model Management (plan version → sheets → levels → attributes → dimensions). Xóa xong vào Design Integrations một lần để ép sync, khỏi chờ dọn tự động.

---

Chắt lọc từ Workday Adaptive Planning Administrator Guide (mục Workforce/ Financial Planning Configuration Manager, Adaptive Planning Tenant Refreshes) — doc.workday.com.