Ngân sách trong AP&C: plan structure, amendment, cây ngân sách

Mảnh cuối của AP&C (Adaptive Planning and Consolidation): ngân sách chính thức phía Workday — nơi kế hoạch đã duyệt trở thành công cụ kiểm soát chi và mốc so sánh với thực tế. (Phần lập kế hoạch — mô hình, dự báo, kịch bản — nằm bên Adaptive Planning; xem series Planning. Kế hoạch duyệt xong publish về đây.)

Plan Structure — khung của mọi ngân sách

Create Plan Structure quyết định: loại plan, lịch tài chính, tài khoản và worktag được dùng, có bắt buộc vòng duyệt không. Một structure dùng cho nhiều company/hierarchy. Các lựa chọn quan trọng:

• Use Amendments/Approval: bật = plan mới phải qua duyệt, và sau khi duyệt chỉ sửa được bằng amendment. Bắt buộc bật cho cây ngân sách true parent-child. Lưu ý báo cáo: bật thì các báo cáo budgetary balance chỉ tính entries Approved; không bật thì tính mọi trạng thái.
• Structured Dimensions: chọn account set, các worktag (bắt buộc/tùy chọn), tối đa 10 primary worktag hiện thành cột riêng khi nhập. Đây cũng là tiêu chí quyết định giao dịch nào chịu budget check.
• Chống đếm trùng: đã chọn company/hierarchy cho dimension Company thì không chọn thêm cấp trên/cấp dưới của nó.
• Structure đã có dữ liệu thì chỉ sửa được: đổi tên, thêm dimension tùy chọn, bật primary worktag, bật/tắt amendments — phần còn lại coi như đóng băng.

Template, nhập liệu, vòng duyệt

• Create Plan Template: gắn structure với company/hierarchy + đồng tiền + dải kỳ. Cờ đáng chú ý Enable for Allocations (cho plan làm nguồn/đích phân bổ): chỉ một template mỗi tổ hợp company + structure + năm — và không dùng được với template đa company/đa tiền tệ/cây true.
• Maintain Budget: nhập theo từng company + đồng tiền; mỗi dòng là tổ hợp duy nhất tài khoản + worktags.
• Submit Plan: cây ngân sách thì duyệt cha trước, con sau; đa company thì submit từng company, plan tổng chỉ Available khi tất cả đã duyệt.

Amendment — sửa ngân sách có kiểm soát

Amendment là giá trị thay đổi (delta), không phải số thay thế. Nhập một trong ba cột (Percentage Change / Amount Change / Total Plan), hai cột kia tự tính. Kiểm soát đi kèm:

• Balanced vs unbalanced: amendment cân (tổng thay đổi = 0, ví dụ chuyển ngân sách giữa hai cost center) khác với amendment làm tăng/giảm tổng; quyền tạo unbalanced giới hạn qua segment security riêng.
• Vòng duyệt qua business process Budget Amendment Event; với cây ngân sách, amendment route như một event duy nhất — deny ở một cấp là deny toàn bộ.
• Có validation cảnh báo khi sửa ngân sách tài khoản chi xuống dưới mức đã chi thực tế.

Cây ngân sách: true vs virtual

	True parent-child	Virtual parent-child
Mục đích	Ngân sách top-down: cha đặt trần, con chi tiết dần	Gộp báo cáo: nhiều plan cộng thành cái nhìn tổng
Số cấp	Không giới hạn, mỗi cấp 1 con	Chỉ 2 cấp; cha nhiều con, con nhiều cha
Số ở cha	Cha có số riêng, con không vượt cha (validate khi submit; soát bằng report Child Budget Exceptions)	Cha không có số riêng — chỉ là tổng các con
Amendment	Sửa con dồn (cascade) lên cha; sửa cha không đụng con	Chỉ sửa ở con; không sửa cha được
Ràng buộc dimension	Con chứa mọi dimension của cha, tất cả bắt buộc	Cha chỉ cần ≥1 dimension chung với con

Chọn nhanh: cần ép trần chi tiêu → true; cần gộp nhiều ngân sách (kể cả khác company) để xem chung → virtual.

flowchart TB
  subgraph TRUE["True parent-child — ép trần top-down"]
    TP["Cha: 100 tỷ<br/>(có số riêng)"] --> TC1["Con: ≤ 100 tỷ<br/>chi tiết theo phòng"]
    TC1 --> TG["Cháu: chi tiết<br/>theo region"]
    TC1 -.->|"amendment con<br/>CASCADE lên cha"| TP
  end
  subgraph VIRT["Virtual parent-child — gộp báo cáo"]
    VC1["Ngân sách A<br/>(company 1)"] --> VP["Cha ảo = A + B<br/>(KHÔNG có số riêng,<br/>không sửa được)"]
    VC2["Ngân sách B<br/>(company 2)"] --> VP
  end

Plan-to-actuals có loại trừ — điểm nối với hợp nhất

Câu hỏi của tập đoàn: “kế hoạch so với thực tế sau khi loại giao dịch nội bộ thì thế nào?” AP&C trả lời bằng composite report Financial Plan to Actuals bản tùy biến: copy báo cáo chuẩn, mở bốn prompt loại trừ (Eliminations Only / Perform Intercompany Eliminations — cho cả actuals lẫn plan), với điều kiện đã bật intercompany affiliate worktag trên cả plan lines lẫn journal lines và có elimination rules. Kết quả: một báo cáo xem được variance toàn bộ hoặc chỉ riêng các dòng loại trừ — kế hoạch và thực tế cùng một góc nhìn hợp nhất. (Chi tiết elimination ở bài Hợp nhất và loại trừ.)

Khép vòng với Adaptive Planning

Ngân sách chính thức trong Workday là điểm đến của kế hoạch lập bên Adaptive Planning (publish về thành draft budget) và là điểm xuất phát của kỳ kế hoạch sau (actuals + budget chảy sang Adaptive Planning qua loaders). Thiết kế structure/dimension ở bài này vì thế nên làm đồng bộ với thiết kế level/dimension bên mô hình planning — hai bên lệch danh mục là mọi so sánh plan-actuals thành bài tập đối chiếu thủ công.

---

Chắt lọc từ Workday Adaptive Planning and Consolidation Administrator Guide (mục Financial Budgets, Plan Hierarchies, Adaptive Planning) — doc.workday.com.