Bàn giao nhà

Menu: Realty CRM → Customer Support → Bàn giao nhà (sản phẩm)

1. Vì sao bàn giao là mốc không quay lại

Trong cả vòng đời một căn nhà, bàn giao là điểm chuyển giao quyền kiểm soát. Trước đó chủ đầu tư giữ nhà, và nhà là đòn bẩy duy nhất để đòi phần tiền còn thiếu. Sau đó khách đã có chìa khoá, đã dọn vào ở, đã sửa nội thất — đòi tiếp phần còn lại khó hơn hẳn, và trên thực tế nhiều khoản trở thành nợ khó đòi từ đúng ngày này.

Vì vậy bàn giao không phải một thao tác hành chính. Nó là chốt chặn tiền quan trọng nhất trong hệ thống, và Realty CRM xử lý nó như vậy.

Bàn giao còn kéo theo ba thứ khác:

Trách nhiệm bảo hành bắt đầu tính từ ngày bàn giao thực tế
Phí quản lý vận hành bắt đầu phát sinh, dù khách có dọn vào hay không
Đợt chi hoa hồng theo mốc bàn giao cho sàn hoặc nhân viên được kích hoạt

Ngày bàn giao vì thế phải là ngày thật, không phải ngày nhập cho có.

2. Chốt chặn phần trăm đã thu

Trên form có khối Điều kiện bàn giao với hai con số đặt cạnh nhau:

Trường	Nghĩa
% đã thu	Tiền khách đã nộp so với giá trị hợp đồng
% tối thiểu để bàn giao	Ngưỡng lấy từ chính sách thanh toán của hợp đồng

Ngưỡng khai trên chính sách thanh toán, mặc định 95%. Đây là mức phổ biến trong hợp đồng mua bán tại Việt Nam: 5% cuối giữ lại tới khi có giấy chứng nhận.

Bấm Xác nhận đã bàn giao khi chưa đủ ngưỡng thì hệ thống chặn, kèm thông báo nêu rõ đã thu bao nhiêu phần trăm, cần bao nhiêu, và còn thiếu bao nhiêu tiền.

Đặt ngưỡng 0 trên chính sách thì bỏ chặn hoàn toàn. Dùng khi doanh nghiệp có quy trình duyệt riêng bên ngoài hệ thống.

Đường duyệt ngoại lệ

Thực tế luôn có trường hợp ban giám đốc quyết định giao trước: khách là đối tác, dự án chậm tiến độ nên phải nhượng bộ, hoặc khách đã có cam kết trả nốt bằng văn bản.

Tick Duyệt bàn giao ngoại lệ và bắt buộc ghi lý do. Không ghi thì hệ thống vẫn chặn — đây là khoản tiền bỏ lại, phải có người chịu trách nhiệm bằng tên và bằng chữ.

Khi bàn giao ngoại lệ, nhật ký của căn và hợp đồng ghi rõ: đã bàn giao khi mới thu bao nhiêu phần trăm, ngưỡng yêu cầu là bao nhiêu, và lý do là gì.

Vì sao có đường thoát này. Một chốt chặn cứng không có lối ra hợp lệ sẽ bị lách bằng cách khác — thường là sửa tay trạng thái căn, hoặc huỷ phiếu rồi tạo phiếu khác. Lúc đó hệ thống mất luôn vết. Cho một đường đi hợp lệ nhưng bắt ghi lý do thì ngoại lệ vẫn xảy ra được, mà vẫn đếm được và tra được.

3. Biên bản và punch list

Ô Biên bản / Checklist bàn giao là văn bản tự do, ghi tình trạng căn lúc giao: danh mục thiết bị đã bàn giao, chỉ số công tơ điện nước, và punch list — những lỗi khách phát hiện mà chủ đầu tư cam kết khắc phục.

Punch list là phần quan trọng nhất. Khách hiếm khi nhận nhà mà không có điểm nào phải sửa, và nếu không ghi vào biên bản thì tranh chấp về sau không có căn cứ.

Đây là ô văn bản, không phải danh sách hạng mục có trạng thái theo dõi riêng. Muốn theo dõi việc khắc phục thì lập Yêu cầu hỗ trợ loại Sửa chữa / Bảo hành — chứng từ đó có người phụ trách, hạn xử lý và kết quả.

4. Bấm hoàn tất thì bốn thứ đổi

Đổi ở đâu	Thành gì
Phiếu bàn giao	Chuyển sang Đã bàn giao, ghi ngày bàn giao thực tế
Sản phẩm	Ghi ngày bàn giao nhà, trạng thái sang Đã bàn giao
Hợp đồng	Trạng thái sang Đã bàn giao
Hoa hồng	Kích hoạt đợt chi theo mốc khi bàn giao

Ngày bàn giao thực tế: bỏ trống thì hệ thống lấy ngày hôm nay.

Nhật ký của căn và hợp đồng cùng nhận một dòng ghi số phiếu, loại bàn giao và ngày — nên mở hồ sơ ở đâu cũng tra được.

5. Trạng thái phiếu

Trạng thái	Nghĩa
Đã hẹn lịch	Đã hẹn với khách, chưa giao
Đã bàn giao	Đã giao xong
Hủy hẹn	Khách hoãn hoặc không đến

Chỉ có ba trạng thái, và không có nút quay lại từ Đã bàn giao. Bàn giao là sự kiện đã xảy ra ngoài đời — sửa được trong hệ thống thì mất giá trị làm chứng cứ.

Khách hẹn rồi hoãn thì Hủy hẹn phiếu cũ và lập phiếu mới, chứ không sửa ngày trên phiếu cũ. Cách này giữ được số lần khách hoãn — dữ liệu có ích khi đánh giá vì sao một dự án bàn giao chậm.

6. Thứ tự thao tác nên theo

Khi tiến độ thi công gần xong, lập phiếu bàn giao với ngày hẹn
Gửi Thông báo loại Thông báo bàn giao — nêu thời gian, địa điểm, hồ sơ khách cần mang, số tiền còn phải nộp trước khi nhận nhà
Khách nộp nốt tiền, lập Phiếu thu
Ngày hẹn, hai bên nghiệm thu, ghi biên bản và punch list
Xác nhận đã bàn giao

Bước 3 phải xong trước bước 5, nếu không hệ thống chặn ở bước 5.

7. Số chứng từ

Phiếu bàn giao mang số dạng HO/<năm>/<số thứ tự>, dùng chung dãy số với bàn giao giấy chứng nhận.