Sharing & access teams

Ngoài role và ownership, Dataverse cho phép chia sẻ (share) từng bản ghi cho người/nhóm cụ thể — linh hoạt cho các tình huống “ngoại lệ” mà role không bao quát.

Ghi chú

Tổng hợp từ tài liệu sharing records và access teams của Microsoft.

Chia sẻ bản ghi (record sharing)

• Owner (hoặc người có quyền Share) chia sẻ một bản ghi cho user/team khác.
• Cấp quyền cụ thể trên bản ghi đó: Read, Write, Delete, Append, Assign, Share.
• Dùng cho ngoại lệ: “đơn này cần thêm người X xem/sửa” mà không đổi role.

Access teams

• Access team là nhóm động gắn với bản ghi để chia sẻ linh hoạt.
• Access team template: định nghĩa sẵn mức quyền; khi thêm người vào team của một bản ghi → họ nhận quyền đó trên bản ghi đó.
• Mạnh khi mỗi bản ghi có một nhóm cộng tác khác nhau (vd “nhóm xử lý case này”).

Owner team vs Access team

	Owner team	Access team
Sở hữu bản ghi	Có	Không
Gán security role	Có	Không (chỉ quyền chia sẻ)
Linh hoạt theo bản ghi	Thấp	Cao (nhóm động mỗi bản ghi)
Dùng cho	Phân quyền cố định theo nhóm	Cộng tác theo từng bản ghi

Khi nào dùng cái gì

• Role + ownership + BU: phân quyền chính, có hệ thống (đa số trường hợp).
• Sharing/access team: ngoại lệ và cộng tác linh hoạt theo từng bản ghi. → Đừng dùng sharing thay cho role — sharing nhiều, rời rạc sẽ khó quản trị.

Mẹo

Xây nền role/BU/team vững cho phân quyền chính; dành sharing + access team cho ngoại lệ và cộng tác theo bản ghi (vd nhóm dự án/case). Lạm dụng share thủ công sẽ khiến bảo mật khó kiểm soát theo thời gian.

Hết nhóm Bảo mật & Phân quyền

Tiếp tục với:

• Solutions & ALM
• Security roles (đầu nhóm)